辦事處管理制度
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一、為貫徹本公司的營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，進(jìn)一步開(kāi)拓市場(chǎng)，使辦事處的各項(xiàng)管理規(guī)范化和合理化，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進(jìn)行，特制定本辦法。
二、辦事處的工作職能
1、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開(kāi)拓、客戶資源的開(kāi)發(fā)和管理；
2、承擔(dān)公司下達(dá)的銷(xiāo)售任務(wù)；
3、代表公司與當(dāng)?shù)乜蛻暨M(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；
4、負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同類(lèi)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)；
5、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費(fèi)用結(jié)算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時(shí)完成與客戶合作的往來(lái)帳目核對(duì)工作；
6、嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫(xiě)各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損公司利益的事。
7、積極與公司溝通匯報(bào)，提出有利于開(kāi)拓市場(chǎng)的建議和意見(jiàn)；
8、合理計(jì)劃、開(kāi)支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；
9、負(fù)責(zé)辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。
三、辦事處與公司間的協(xié)調(diào)
1、辦事處人員要與公司各部門(mén)密切配合，確保工作的順利開(kāi)展。
2、辦事處協(xié)助公司對(duì)貨物的移送進(jìn)行監(jiān)督和保管。
四、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定
1、辦事處對(duì)外的產(chǎn)品價(jià)格及相關(guān)價(jià)格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定價(jià)格出售的，由辦事處提出申請(qǐng)，報(bào)公司審批，未經(jīng)審批程序，不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價(jià)格。
五、客戶管理
1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。
2、資信調(diào)查：
（1）辦事處對(duì)于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行必要時(shí)的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容主要包括：公司名稱(chēng)、注冊(cè)地點(diǎn)、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、法人代表、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人、經(jīng)營(yíng)歷史和現(xiàn)狀。
（2）對(duì)新客戶進(jìn)行審查時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供下列復(fù)印件并出示原件：
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營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人身份證等。
3、實(shí)地調(diào)查：
對(duì)新客戶的注冊(cè)地點(diǎn)（辦公或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所）進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確�？蛻籼峁┑馁Y信真實(shí)可靠。
4、建立客戶檔案：
（1）當(dāng)新客戶資信經(jīng)審查合格并計(jì)劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專(zhuān)人管理客戶檔案。
（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新。
（3）客戶名稱(chēng)變更的，按客戶資信審查標(biāo)準(zhǔn)要求客戶提供名稱(chēng)變更后的資料。由該客戶對(duì)名稱(chēng)變更前的債務(wù)承擔(dān)證明，交公司財(cái)務(wù)部作調(diào)整應(yīng)收帳款依據(jù)。
六、購(gòu)銷(xiāo)合同的管理
1、各項(xiàng)業(yè)務(wù)原則上都必須事先簽署購(gòu)銷(xiāo)合同；
2、簽訂合同，必須以維護(hù)公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷(xiāo)售合同假公濟(jì)私、損公肥私。
3、簽訂合同時(shí)必須備齊如下相關(guān)資料：
合作方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；合作方的稅務(wù)登記證復(fù)印件；公司擬好的合同一式兩份。
4、駐辦事處業(yè)務(wù)人員簽訂合同須經(jīng)公司業(yè)務(wù)部審核，報(bào)業(yè)務(wù)部審批，補(bǔ)充協(xié)議或在購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議上增加條款，必須由公司業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權(quán)限，違反規(guī)定者將承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
5、簽訂合同的業(yè)務(wù)人員對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。業(yè)務(wù)人員必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書(shū)面憑證，并妥善保管。
6、如合同履行過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題，需要變更、補(bǔ)充或解除的，一律采用書(shū)面形式（包括雙方往來(lái)的函電等）。
7、如合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專(zhuān)用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的，提交有管轄權(quán)的人民法院處理。
8、經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章應(yīng)由專(zhuān)人妥善保管，若有遺失，應(yīng)立即登報(bào)聲明作廢，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
9、辦事處業(yè)務(wù)人員應(yīng)將已經(jīng)生效的購(gòu)銷(xiāo)合同的原件寄回公司業(yè)務(wù)部存檔，辦事處可保留合同復(fù)印件，但需專(zhuān)人管理。
10、合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，嚴(yán)禁
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有意或無(wú)意向外界泄露合同信息，合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，無(wú)關(guān)人員不得查閱。
七、客戶信用管理
單個(gè)客戶的最高信用額（進(jìn)貨可欠款總額）和信用期（每筆進(jìn)貨的欠款期限）由財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部核定。
八、客戶訂單處理程序
1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對(duì)訂單進(jìn)行全面審核，確保訂單上的價(jià)格、付款條件與已簽訂的購(gòu)銷(xiāo)合同相符，然后由辦事處業(yè)務(wù)人員簽名后傳至公司業(yè)務(wù)部。
2、訂單確認(rèn)：辦事處業(yè)務(wù)人員根據(jù)存貨或公司的貨源計(jì)劃，以及以書(shū)面形式向客戶確認(rèn)訂單。
3、訂單檔案：辦事處由專(zhuān)人管理訂單。訂單一經(jīng)確認(rèn)，立即按訂單編號(hào)建立檔案，并在發(fā)貨后進(jìn)行相應(yīng)注銷(xiāo)。每月底，向公司報(bào)送“客戶訂單處理情況統(tǒng)計(jì)表”。
九、應(yīng)收帳款處理程序
1、月底對(duì)帳：每月底，辦事處與客戶進(jìn)行對(duì)帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財(cái)務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶的帳面記錄一致。
2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過(guò)銀行結(jié)算，由客戶直接匯到公司。
3、應(yīng)收帳款的責(zé)任
（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對(duì)所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)。
（2）公司業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。
十、辦事處人員管理規(guī)定
1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進(jìn)取。
2、自覺(jué)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀(jì)的行為 。
3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢(xún)的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)管理。
4、駐外辦事處的財(cái)產(chǎn)列入《辦事處財(cái)產(chǎn)登記表》，傳真至公司存檔。辦事處人員對(duì)公司財(cái)產(chǎn)負(fù)有保管和愛(ài)護(hù)的義務(wù)。
5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時(shí)間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無(wú)關(guān)的人等。
6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場(chǎng)所應(yīng)保持整潔。
7、駐外辦事處人員手機(jī)號(hào)碼或駐外機(jī)構(gòu)電話號(hào)碼更換時(shí)必須提前向企業(yè)本部申請(qǐng)，未獲得批準(zhǔn)而更改電話號(hào)碼導(dǎo)致公司無(wú)法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關(guān)部門(mén)審核，未獲批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自搬遷等。
8、辦事處人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責(zé)任后，按實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
9、嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。
基本工資：
1、基本工資：
2、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)：
辦事處業(yè)務(wù)人員：每月發(fā)放回款提成的 %，余 %在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況發(fā)放。 月度考核獎(jiǎng)勵(lì)：
1、考核獎(jiǎng)金計(jì)算辦法：
辦事處經(jīng)理：所負(fù)責(zé)區(qū)域月度回款/月度目標(biāo)*考核獎(jiǎng)金，如目標(biāo)達(dá)成率不夠70%，取消考核獎(jiǎng)
2、相關(guān)補(bǔ)助
市內(nèi)交通補(bǔ)助：
指市內(nèi)公共交通費(fèi)用補(bǔ)助，但如去周邊地區(qū)乘車(chē)單程票價(jià)超過(guò)5元，公司可適當(dāng)考慮報(bào)銷(xiāo)（出租車(chē)費(fèi)除外），報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供電腦發(fā)票，如非電腦車(chē)票的其它形式有效財(cái)務(wù)發(fā)票，還需在票面注明起止地點(diǎn)和時(shí)間；并且應(yīng)當(dāng)將票據(jù)按時(shí)間順序張貼好，附旅程工作表。
通訊補(bǔ)助：
出差補(bǔ)助：
指在公司業(yè)務(wù)部的授權(quán)下因業(yè)務(wù)出差需離開(kāi)辦事處所在地，且當(dāng)晚無(wú)法返回需住酒店而給予的補(bǔ)助，該補(bǔ)助以每晚為單位；出差前需寫(xiě)出差申請(qǐng)表和旅程工作、時(shí)間安排；申報(bào)出差補(bǔ)助時(shí)需提供本次出差的工作總結(jié)報(bào)告和注明住宿時(shí)間、單價(jià)、姓名的酒-店-發(fā)-票，并在范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)；另如辦事處經(jīng)理出差的目的城市已租有住房，則不計(jì)出差補(bǔ)助。
十二、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)結(jié)制度
（一）辦事處人員有關(guān)費(fèi)用單據(jù)必須按月在月末匯總寄回公司財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理核報(bào)手續(xù)，并將報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)匯款給辦事處具體費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)人，并取得相應(yīng)的付款憑證。
（二）公司所有人員，符合公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開(kāi)支單據(jù)，均應(yīng)及時(shí)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用開(kāi)支單據(jù)，均應(yīng)在當(dāng)月報(bào)銷(xiāo)結(jié)清。對(duì)于在月底發(fā)生的費(fèi)用單據(jù)，允許在次月五日內(nèi)按財(cái)務(wù)規(guī)定程序辦理好報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。超期未報(bào)銷(xiāo)結(jié)算的費(fèi)用單據(jù)，財(cái)務(wù)部有權(quán)不再予以報(bào)銷(xiāo)。
1、報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用項(xiàng)目
（1）長(zhǎng)途車(chē)、船費(fèi)
注意事項(xiàng)：
必須是在出差前填寫(xiě)《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出差路線、出差事由，并經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理的簽名同意的費(fèi)用。
必須是財(cái)務(wù)有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據(jù)背后簡(jiǎn)單注明事由，非電腦發(fā)票必須在每張票據(jù)背后注明時(shí)間、起止地點(diǎn)、事由等。
票據(jù)必須按時(shí)間、途徑順序整理張貼好，不得將時(shí)間和起止地點(diǎn)遮住。
報(bào)結(jié)時(shí)應(yīng)附有本次出差的工作說(shuō)明。
報(bào)銷(xiāo)原則：返回即予報(bào)銷(xiāo)，長(zhǎng)駐外地人員必須在次月5日前將當(dāng)月費(fèi)用寄到公司業(yè)務(wù)部，每愈一天，扣報(bào)5%，跨月費(fèi)用不再批報(bào)。
（2）各項(xiàng)補(bǔ)助：
辦事處租房費(fèi)用：
固話費(fèi)用：
辦公費(fèi)用（復(fù)印、特快專(zhuān)遞、印刷名片等）：
注意事項(xiàng)：注明費(fèi)用內(nèi)容；提供有效財(cái)務(wù)發(fā)票。
報(bào)銷(xiāo)時(shí)間：必須在次月5日前將當(dāng)月的費(fèi)用寄到公司，每愈一天，扣報(bào)5%，跨月不再批報(bào)。
（三）對(duì)于借有專(zhuān)款或備用金的費(fèi)用開(kāi)支費(fèi)用而未按規(guī)定時(shí)間與程序報(bào)銷(xiāo)的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從其本人當(dāng)月及其隨后月份工資中扣回借支款。
（四）公司財(cái)務(wù)部根據(jù)營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用政策審核業(yè)務(wù)人員的借款單。業(yè)務(wù)人員必需按財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)
制度的要求粘貼好費(fèi)用單據(jù)，并按規(guī)定簽名、注明各種情況、填好報(bào)銷(xiāo)單，并在申請(qǐng)下一次款項(xiàng)之前將報(bào)銷(xiāo)單據(jù)郵寄回公司財(cái)務(wù)部。在未收到前一次借款報(bào)銷(xiāo)單據(jù)之前，財(cái)務(wù)部不得匯款給營(yíng)銷(xiāo)人員下一次業(yè)務(wù)活動(dòng)借款經(jīng)費(fèi)。
辦事處日常管理制度
一、 作息制度
1、 辦事處所有員工的工作時(shí)間為周一至周六；
2、 每天的作息時(shí)間為8：30—12：00，下午13：00—17：30，其中12：00—13：00為休息時(shí)間；
3、 員工每個(gè)工作日的18：30回到辦事處，總結(jié)一天的工作并作好明天的工作規(guī)劃；
4、 法定節(jié)假日按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；
5、 員工曠工一次扣50元，一年內(nèi)累計(jì)曠工三次則被辭退；
二、報(bào)表制度
1、 各位員工必須嚴(yán)格遵守公司及辦事處的報(bào)表繳交制度。
2、 各位員工在交報(bào)表前必須仔細(xì)檢查報(bào)表內(nèi)容，確保無(wú)錯(cuò)別字、文字通順、數(shù)據(jù)無(wú)誤以及所要表達(dá)的意思準(zhǔn)確
三、待人接物制度
1、 各位員工在接電話時(shí)必須語(yǔ)氣柔和；
2、 在有客人來(lái)時(shí)，辦事處成員應(yīng)主動(dòng)招呼并招待以茶水，辦公室所有員工應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)招呼客人的工作；
3、 各位同事間應(yīng)團(tuán)結(jié)互助，注重團(tuán)隊(duì)精神，不允許拉幫結(jié)派，否則被開(kāi)除出公司；
4、 員工代表公司的形象，因此各位員工應(yīng)注意自己的儀容儀表，不說(shuō)有損公司形象的話，不做不利于公司利益的事；
四、辦事處衛(wèi)生制度
1、 辦事處實(shí)行值日制度，輪值者應(yīng)在輪值日提前半小時(shí)上班以做好辦事處的衛(wèi)生工作；
2、 每個(gè)工作日的工作結(jié)束前十分鐘，各員工應(yīng)打掃干凈自己的桌面并將文件歸檔，每發(fā)現(xiàn)一次有不遵守此規(guī)定者扣10元；
3、每周六全體大掃除一次，保證工作區(qū)域和生活區(qū)域的整潔衛(wèi)生。
五、電話制度：
1、 不準(zhǔn)用公司電話撥打私人電話，違者一次罰款20元；
2、 長(zhǎng)話短說(shuō)，如無(wú)特殊情況每次通話不能超過(guò)3分鐘；
六、會(huì)議制度：
1、 每個(gè)工作日的8：00—8：30為早晨例會(huì)時(shí)間，各員工做上一天的工作總結(jié)和當(dāng)天的工作計(jì)劃匯報(bào)，會(huì)議時(shí)間不允許超過(guò)30分鐘；
每周六下午16：30—18：00為周會(huì)時(shí)間，各員工做本周工作總結(jié)和下周的工作計(jì)劃安排，時(shí)間不允許超過(guò)1個(gè)小時(shí)；
七、請(qǐng)假制度
1、辦事處所有工作人員請(qǐng)假必須提前一天向辦事處負(fù)責(zé)人以書(shū)面形式請(qǐng)假，所有以電話、短信等其他形式的請(qǐng)假，一律按曠工處理。
公司辦事處管理辦法
為貫徹本公司的營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，進(jìn)一步開(kāi)拓市場(chǎng)，加大市場(chǎng)占有率，公司經(jīng)研究后決定建立 辦事處制度，以使辦事處的各項(xiàng)管理規(guī)范化和合理化，保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范而有序 地進(jìn)行，特制定本辦法。
一、辦事處的工作職能
1、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開(kāi)拓、客戶資源的開(kāi)發(fā)和管理；
2、承擔(dān)公司下達(dá)的銷(xiāo)售任務(wù)；
3、代表公司與當(dāng)?shù)乜蛻暨M(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；
4、負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同類(lèi)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)；
5、確定區(qū)域的銷(xiāo)售目標(biāo)及銷(xiāo)售策略，并報(bào)營(yíng)銷(xiāo)部批準(zhǔn)后實(shí)施；
6、在營(yíng)銷(xiāo)部的指導(dǎo)下，制定具體的實(shí)施計(jì)劃，并報(bào)營(yíng)銷(xiāo)部批準(zhǔn)后實(shí)施；
7、負(fù)責(zé)本區(qū)域的營(yíng)銷(xiāo)管理工作；
8、負(fù)責(zé)本區(qū)域項(xiàng)目信息的收集、整理、分析和公關(guān)工作；
9、負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)代理商的維護(hù)；
10、公司臨時(shí)指派的任務(wù)。
11、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費(fèi)用結(jié)算工作，防止客戶拖 欠貨款，每月按時(shí)完成與客戶合作的往來(lái)帳目核對(duì)工作；
12、嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫(xiě)各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損公 司利益的事。
13、積極與公司溝通匯報(bào)，提出有利于開(kāi)拓市場(chǎng)的建議和意見(jiàn)；
14、合理計(jì)劃、開(kāi)支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；
15、負(fù)責(zé)辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。
二、辦事處人員配置及與公司間的協(xié)調(diào)
1、辦事處的設(shè)立、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制有公司核定。
2、辦事處是銷(xiāo)售部分支機(jī)構(gòu)，歸屬銷(xiāo)售部門(mén)直接管理。
3、辦事處人員要與公司各部門(mén)密切配合，確保工作的順利開(kāi)展。
4、辦事處協(xié)助公司對(duì)貨物的移送進(jìn)行監(jiān)督和保管。
三、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定
1、辦事處對(duì)外的產(chǎn)品價(jià)格及相關(guān)價(jià)格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定最低價(jià)格出售的，由辦事處提出申請(qǐng)，報(bào)公司審批，未經(jīng)審批 程序，不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價(jià)格。
四、客戶管理
1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。
2、資信調(diào)查：辦事處對(duì)于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行必要時(shí)的資信調(diào)查，審查 。
3、實(shí)地調(diào)查：對(duì)新客戶的注冊(cè)地點(diǎn)（辦公或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所）進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確�？蛻籼峁┑馁Y信真實(shí)可靠。
4、建立客戶檔案：
（1）當(dāng)新客戶資信經(jīng)審查合格并計(jì)劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶檔案， 辦事處、公司各留一份備案。公司指定專(zhuān)人管理客戶檔案。
（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新。
五、應(yīng)收帳款處理程序
1、月底對(duì)帳：每月底，辦事處與客戶進(jìn)行對(duì)帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財(cái)務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶的帳面記錄一致。
2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過(guò)銀行結(jié)算，由客戶直接匯到公司。
3、應(yīng)收帳款的責(zé)任
（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對(duì)所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負(fù)責(zé)。
（2）公司業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。
六、辦事處人員管理規(guī)定
1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團(tuán)結(jié)協(xié)作、實(shí)事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進(jìn)取。
2、自覺(jué)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀(jì)的行為
3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整理文件和資料，確保公
司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢(xún)的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn) 行分類(lèi)管理。
4、駐外辦事處的財(cái)產(chǎn)列入《辦事處財(cái)產(chǎn)登記表》傳真至公司存檔。辦事處人員對(duì)公司財(cái)產(chǎn)負(fù)有保管和愛(ài)護(hù)的義務(wù)。
5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時(shí)間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無(wú)關(guān)的人等。
6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場(chǎng)所應(yīng)保持整潔。
7、駐外辦事處人員手機(jī)號(hào)碼或駐外機(jī)構(gòu)電話號(hào)碼更換時(shí)必須提前向企業(yè)本部申請(qǐng)，未獲得批準(zhǔn)而更改電話號(hào)碼導(dǎo)致公司無(wú)法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先 得到公司相關(guān)部門(mén)審核，未獲批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自搬遷等。
8、辦事處人員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責(zé)任后，按實(shí)際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
9、嚴(yán)禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。
七、辦事處會(huì)議制度：
1、辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月底開(kāi)區(qū)域銷(xiāo)售會(huì)議；
2、辦事處所在區(qū)域的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開(kāi)周會(huì)；
3、臨時(shí)會(huì)議由通知確定；
4、會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，研究問(wèn)題，制訂計(jì)劃，落實(shí)任務(wù)。
5、會(huì)議總結(jié)應(yīng)及時(shí)傳至公司。
6、辦事處應(yīng)按要求及時(shí)向公司報(bào)送如下資料：
（1）周報(bào)表：下周工作計(jì)劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷(xiāo)售周報(bào)表、本周總結(jié)；
（2）月報(bào)表：下月工作計(jì)劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計(jì)劃申報(bào)表及月度銷(xiāo)售促進(jìn) 工作表、銷(xiāo)售月報(bào)表，月度財(cái)務(wù)報(bào)表；
（3）年報(bào)表：年度銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標(biāo)與計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)報(bào) 表。
八、辦事處人員工資及其獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，按公司現(xiàn)有制度。
辦事處年銷(xiāo)售目標(biāo)額度為1000萬(wàn)元，超額銷(xiāo)售部分公司給予物質(zhì)及實(shí)物獎(jiǎng)勵(lì)。未完成銷(xiāo)售提成及工資按照實(shí)際銷(xiāo)售比例發(fā)放。
九、相關(guān)費(fèi)用的報(bào)結(jié)制度
辦事處基本配置：房屋的租賃，房屋內(nèi)用品的添置，送貨車(chē)輛，物業(yè)費(fèi)，水電費(fèi)，辦公用品的添置，傳真，打印，電腦，桌椅，等。由辦事處申請(qǐng)，銷(xiāo)售部審核簽字，予以報(bào)銷(xiāo)。 業(yè)務(wù)人員的差旅費(fèi)用按照公司業(yè)務(wù)部規(guī)定執(zhí)行。
以上內(nèi)容為辦事處工作管理的指導(dǎo)原則。辦事處負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)職務(wù)工作不嚴(yán)謹(jǐn)給公司造成損失的，辦事處負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。
霞光銷(xiāo)售部
2015.4.15
辦事處管理制度
辦事處開(kāi)辦及
一、 辦事處的開(kāi)辦管理：
1、管轄區(qū)域：辦事處原則上在公司劃定的區(qū)域內(nèi)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。業(yè)務(wù)區(qū)域見(jiàn)公司市場(chǎng)劃分表。若業(yè)務(wù)涉及跨區(qū)域操作，應(yīng)向公司提出報(bào)告。
2、人員配備 ：
a.按公司規(guī)定的銷(xiāo)售任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請(qǐng)和配備銷(xiāo)售人員（具體編制待定）。 b.辦事處所有銷(xiāo)售人員由總部統(tǒng)一招聘、培訓(xùn)和派遣。
c.所有辦事處人員均應(yīng)辦理人事?lián)Ｊ掷m(xù)。
3、開(kāi)辦費(fèi)用及年度總費(fèi)用：
a.公司前兩個(gè)月按銷(xiāo)售計(jì)劃額的10％預(yù)撥開(kāi)辦費(fèi)用，此費(fèi)用暫不占費(fèi)用的下?lián)苤笜?biāo)，不算在每月的費(fèi)用預(yù)算內(nèi)，但記入年度費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。
b.若連續(xù)兩個(gè)月未完成銷(xiāo)售指標(biāo)，第三個(gè)月將根據(jù)實(shí)際情況再考慮下?lián)苜M(fèi)用的金額。 c.第三個(gè)月開(kāi)始按上月實(shí)際銷(xiāo)售額預(yù)撥銷(xiāo)售費(fèi)用。
d.年度總費(fèi)用不得超過(guò)實(shí)際銷(xiāo)售額的6％（1％銷(xiāo)售基金除外）
4、辦公用品及生活用品的購(gòu)置：
（1）. 新任主管負(fù)責(zé)該辦的籌備，包括租房和購(gòu)置適當(dāng)固定資產(chǎn)等事項(xiàng)。由辦事處購(gòu)置的固定資產(chǎn)的大致預(yù)算如下：
A，桌椅（最多1人/套） 約 元/套
B，文件柜（含高低柜） 約 元
C，床、灶具等輔助用品 約 元
D，其它機(jī)動(dòng) 約 元
以上費(fèi)用，公司只控制總額，公司鼓勵(lì)節(jié)約。
（2）辦事處其它辦公設(shè)備包括電話、傳真機(jī)等購(gòu)買(mǎi)，由公司行政部指定品牌和型號(hào)后，再由辦事處購(gòu)買(mǎi)報(bào)銷(xiāo)。
（3）辦事處主管為辦事處的固定資產(chǎn)管理責(zé)任人。
（4）辦事處固定資產(chǎn)和辦公用品的管理遵照公司《制度匯編》之“固定資產(chǎn)管理制度”和“辦公用品管理制度”執(zhí)行。
二、業(yè)務(wù)管理
1、 報(bào)價(jià)管理：
（1）各辦事處均按公司統(tǒng)一制訂的報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)價(jià)單形式對(duì)外報(bào)價(jià)。（報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)價(jià)單格式由商務(wù)中心制定）。
（2）價(jià)格折扣由辦事處主管在公司規(guī)定幅度內(nèi)掌握。
（3）所有書(shū)面報(bào)價(jià)均應(yīng)由主管簽字認(rèn)可。
（4）所有書(shū)面報(bào)價(jià)均應(yīng)由辦事處銷(xiāo)售助理統(tǒng)一管理，并交公司商務(wù)中心存放于該工程
檔案中。
（5）對(duì)于陌生用戶（或客戶）的詢(xún)價(jià)。原則上要求對(duì)方留下聯(lián)系人、姓名、地址及電 話，派業(yè)務(wù)員及時(shí)上門(mén)處理。對(duì)方要求立即報(bào)價(jià)，則只允許報(bào)統(tǒng)一市場(chǎng)價(jià)，不準(zhǔn)談下浮。如果屬外地詢(xún)價(jià)，應(yīng)立即通知所屬地區(qū)辦事處主管處理。
（6）對(duì)于特殊要求的產(chǎn)品或外構(gòu)產(chǎn)品，均向商務(wù)中心詢(xún)價(jià)后方可報(bào)價(jià)。
2、合同管理
（1）合同書(shū)應(yīng)采用較為標(biāo)準(zhǔn)形式（盡量使用商務(wù)中心制訂的標(biāo)準(zhǔn)合同格式）。若客戶要求使用對(duì)方的格式合同，應(yīng)對(duì)合同各項(xiàng)條款進(jìn)行認(rèn)真審查。
（2）合同內(nèi)容應(yīng)明確，不模棱兩可，以免引起爭(zhēng)議。
a.交貨時(shí)間應(yīng)考慮工廠的生產(chǎn)時(shí)間及運(yùn)輸時(shí)間；
b.付款應(yīng)有最終明確的付款期限。
c.驗(yàn)貨方式：應(yīng)規(guī)定明確的驗(yàn)貨期限，超過(guò)期限未驗(yàn)貨視為驗(yàn)收合格。
(3)合同書(shū)應(yīng)有對(duì)方代表人簽字及對(duì)方公司蓋章，否則為無(wú)效合同。特殊情況下，若對(duì)方不需簽合同，則由辦事處簽一份單方合同，并由主管簽字說(shuō)明。
(4)合同應(yīng)按規(guī)定的相應(yīng)條款進(jìn)行簽訂。特殊情況應(yīng)由商務(wù)中心組織評(píng)審
(5)辦事處主管負(fù)有管理合同章及空白蓋章合同之責(zé)任。合同章一律不準(zhǔn)交給業(yè)務(wù)員手中。在緊急情況下蓋有合同章的空白合同應(yīng)要求業(yè)務(wù)員登記后帶出公司，一般情況下應(yīng)交回辦事處主管管理。
(6)合同應(yīng)一式四份。其中一份留辦事處，一份送公司商務(wù)中心，商務(wù)中心負(fù)責(zé)復(fù)印一份給公司財(cái)務(wù)備查。
3、發(fā)貨管理：
(1)各辦事處在簽訂合同后，應(yīng)向商務(wù)中心發(fā)送訂貨單和合同傳真件，商務(wù)中心在審查合同、訂貨單、收款情況后方安排發(fā)貨。
(2)荊州工廠發(fā)貨時(shí)應(yīng)附發(fā)貨單一式三聯(lián)，各辦事處人員接貨并由客戶簽字或蓋章后，交商務(wù)中心存檔。
(3)商務(wù)中心應(yīng)在發(fā)貨后12小時(shí)內(nèi)向收貨辦事處發(fā)送“裝箱清單”，告知發(fā)貨明細(xì)；對(duì)方未收到貨時(shí)，應(yīng)在應(yīng)到貨之日起的三天內(nèi)，及時(shí)打電話同商務(wù)中心聯(lián)系。
4、往來(lái)單據(jù)及報(bào)表管理：
（1）商務(wù)中心負(fù)責(zé)全公司合同書(shū)、訂貨單、用戶簽字的收貨單、用戶簽字的發(fā)票復(fù)印件、退貨單等原始單據(jù)和記錄的歸檔和管理。
（2）各辦事處應(yīng)于每月10日前向商務(wù)中心提交上月報(bào)表及單據(jù)。內(nèi)容包括：當(dāng)月簽訂合同原件及合同匯總確認(rèn)表（合同匯總表由商務(wù)中心制作）、當(dāng)月報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用單據(jù)及費(fèi)用匯總表、當(dāng)月送貨單簽收單原件、當(dāng)月收款匯總確認(rèn)表（收款匯總表由財(cái)務(wù)中心制作）等。
（3）商務(wù)中心應(yīng)每月5日前作出合同匯總表及收款情況匯總表傳各辦事處核對(duì)。辦事處確認(rèn)無(wú)誤后由主管簽字，并返回公司商務(wù)中心存檔，以此作為辦事處撥款和業(yè)績(jī)考核的依據(jù)。
（4）財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格按照費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理規(guī)定對(duì)各地費(fèi)用進(jìn)行審核作帳。每月30號(hào)前由財(cái)務(wù)部向各辦事處發(fā)開(kāi)支狀況明細(xì)匯總表并退回不合格的單據(jù)。
5、應(yīng)收帳款管理：
（1）辦事處實(shí)行收款與支出兩條線。
（2）嚴(yán)禁員工將所收帳款轉(zhuǎn)用于辦事處的支出及其他支出。
（3）外地辦事處一般以電匯或匯票等方式結(jié)款。嚴(yán)禁辦事處在所轄經(jīng)營(yíng)區(qū)域內(nèi)以公司或分支機(jī)構(gòu)名義設(shè)立銀行帳戶，嚴(yán)禁將公司資金轉(zhuǎn)入其它銀行帳戶，特殊情況下應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)。否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即開(kāi)除，并保留進(jìn)一步追究的權(quán)利。
三、費(fèi)用管理
1、業(yè)務(wù)費(fèi)用管理：
（1）辦事處全年的銷(xiāo)售費(fèi)用不得超過(guò)銷(xiāo)售凈額的6％。
（2）銷(xiāo)售費(fèi)用包括：①貨物中鐵快運(yùn)運(yùn)輸費(fèi)及當(dāng)?shù)剡\(yùn)輸費(fèi)；②質(zhì)保期外產(chǎn)品零件更換
費(fèi)(公司收費(fèi)除外)；③房租；④交通費(fèi)用；⑤中標(biāo)費(fèi)；⑥通訊費(fèi)；⑦招待費(fèi)；⑧贊助費(fèi)；⑨超編人員的工資及辦事處工資以外的補(bǔ)助等費(fèi)用；⑩合同簽定前發(fā)生且不能用作抵扣的其它費(fèi)用等。
2、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理
業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的具體管理辦法按照公司《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度及報(bào)銷(xiāo)流程》執(zhí)行。
四、日常工作管理
1、日常工作報(bào)表： 辦事處必須按公司要求以電子郵件形式提交工作日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表、月報(bào)表等，各級(jí)主管必須按公司規(guī)定的時(shí)間予以回復(fù)。此項(xiàng)工作作為對(duì)辦事處日常工作考核的重要依據(jù)。（考核辦法見(jiàn)人事部規(guī)定）
2、業(yè)務(wù)工作會(huì)議：辦事處必須堅(jiān)持召開(kāi)每天的業(yè)務(wù)會(huì)議。主管必須參加每周的工作會(huì)議（可以以電話會(huì)議的形式召開(kāi)）。全體員工必須參加每月的全體員工會(huì)議。
3、手機(jī)管理：手機(jī)是公司及客戶與業(yè)務(wù)人員聯(lián)絡(luò)的重要通訊工具。辦事處人員手機(jī)必須保持24小時(shí)暢通。無(wú)法接通，且書(shū)面申訴時(shí)無(wú)正當(dāng)理由者，則當(dāng)月手機(jī)補(bǔ)助費(fèi)公司停發(fā)。
4、勞動(dòng)紀(jì)律管理：辦事處考勤、請(qǐng)假管理按照公司《員工手冊(cè)》的規(guī)定執(zhí)行。
五、薪酬及福利管理規(guī)定：
（具體方案人事部制定）
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