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企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)及防控措施
一是合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低影響著合同管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的合同法律知識(shí)和簽約技巧等方面的培訓(xùn)。
二是履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生。合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門應(yīng)同財(cái)務(wù)部門密切配合，做好合同的結(jié)算管理。
三是規(guī)章制度的建立�？茖W(xué)規(guī)范的合同管理必須有章可循，要建立管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范的合同管理制度。
四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行論證，調(diào)查了解對(duì)方當(dāng)事人的資信；仔細(xì)斟酌合同中關(guān)于標(biāo)的數(shù)量與質(zhì)量、價(jià)款支付、違約等主要條款；在合同簽訂過(guò)程中最好是經(jīng)營(yíng)人員和法律顧問人員同時(shí)參與，確保避免合同漏洞。
五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應(yīng)及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。 2 合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)主要由以下幾方面。
一是不簽訂正式的書面合同。在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)生活中，書面合同是非常重要的，它是當(dāng)事人之間約定的重要憑據(jù)。但是，有許多的企業(yè)對(duì)于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視，有的企業(yè)僅僅憑借對(duì)方的電話或是發(fā)貨清單就進(jìn)行交易，這給合同的履行帶來(lái)了很大的隱患。
二是合同文本存在大量缺陷。一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高，對(duì)合同內(nèi)容的重視不夠，自身沒有統(tǒng)一的合同范本，因此在合同文本的選擇上多比較被動(dòng)，在合同簽訂過(guò)程中，習(xí)慣使用對(duì)方提供的合同文本，在合同關(guān)鍵條款上處于弱勢(shì)一方，一旦出現(xiàn)合同糾紛，很容易陷入被動(dòng)的局面。有些企業(yè)雖有合同文本，但其內(nèi)容沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)人員審核，關(guān)鍵條款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，有的內(nèi)容甚至存
在重大誤解，容易導(dǎo)致將來(lái)發(fā)生履行困難，責(zé)任難以界定的尷尬局面。有的大型項(xiàng)目合同，缺少招投標(biāo)過(guò)程，導(dǎo)致合同存在重大缺陷。
三是對(duì)于合同履行情況的監(jiān)控不夠。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢(shì)下，合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識(shí)，未建立相關(guān)的合同管理機(jī)構(gòu)和制度，無(wú)法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為，也不能在企業(yè)履行合同的過(guò)程中起到很好的監(jiān)督作用。
四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對(duì)另一方的背景資料進(jìn)行盡職調(diào)查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前，不注意了解合作他方的資格、技術(shù)條件是否具備，是否有履約能力等等，由于相關(guān)信息收集不夠，最終導(dǎo)致合同目的不能實(shí)現(xiàn)。
五是沒有統(tǒng)一的合同管理制度。企業(yè)合同管理制度是合同管理的關(guān)鍵。構(gòu)建合同管理體系，建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學(xué)化合同管理的關(guān)鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備，缺乏合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力，不具備應(yīng)對(duì)合同糾紛和維權(quán)處理的能力；有些企業(yè)雖然有合同管理制度，但僅限于制度層面，不能靈活應(yīng)用于實(shí)際的合同管理工作中。
3 合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制措施
3.1 建立完善的合同管理機(jī)制，明確合同管理的任務(wù)
要想做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)，在合同的管理過(guò)程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。一方面，企業(yè)要建立完善的組織機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識(shí)的工作人員，使之承擔(dān)起合同管理的任務(wù)，同時(shí)還要明確部門的具體職責(zé)。另一方面，將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要?jiǎng)澐值狡髽I(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。在合同的簽訂、履行的過(guò)程中，要組織各部門要各司其職，積極參與，建立企業(yè)各部門參與的合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。
3.2 制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動(dòng)權(quán)
企業(yè)自己制定格式文本，既能節(jié)省時(shí)間，又能減少交易風(fēng)險(xiǎn)，避免日后可能會(huì)出現(xiàn)的爭(zhēng)議，即使出現(xiàn)爭(zhēng)議，也可以掌握主動(dòng)權(quán)。此外，爭(zhēng)取合同的起草權(quán)，也能夠在合同中充分考慮己方利益，認(rèn)真甄選對(duì)己方有利的措詞，更好地保護(hù)企業(yè)利益。對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式文本。對(duì)于其他合同，一般應(yīng)由合同業(yè)務(wù)部門起草，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草。
3.3 完善合同管理制度體系，使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依
企業(yè)所處的行業(yè)不同，造成業(yè)務(wù)的內(nèi)容也各不相同，使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關(guān)制度的建立。各個(gè)企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際，依照國(guó)家的《合同法》以及上級(jí)頒布制定的相關(guān)的合同管理制度，制定合適的企業(yè)合同管理機(jī)制，明確相關(guān)的人員配置、相關(guān)部門和人員的職責(zé)等。其次，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時(shí)的重要憑證，要加強(qiáng)保管，做到專人保管、專章專用，以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風(fēng)險(xiǎn)。最后，要有企業(yè)對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批制度。對(duì)于企業(yè)對(duì)外簽訂合同的授權(quán)、審批工作，要進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范授權(quán)審批行為，防范可能發(fā)生的合同風(fēng)險(xiǎn)。
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3.4 重視重大合同的可行性研究
對(duì)于重大合同，在對(duì)合同文本審查的同時(shí)，也要對(duì)合同背景進(jìn)行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財(cái)務(wù)人員組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對(duì)合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查，做出風(fēng)險(xiǎn)的總體評(píng)估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認(rèn)對(duì)方是一個(gè)合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過(guò)關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請(qǐng)專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報(bào)告。對(duì)于工程項(xiàng)目和重大采購(gòu)合同，在必要的條件和要求下，要運(yùn)用“招投標(biāo)”過(guò)程，明確項(xiàng)目的核心內(nèi)容和要求，來(lái)避免合同中出現(xiàn)重大缺陷，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無(wú)法糾正合同文本的關(guān)鍵性缺陷和問題。
4 結(jié)論
總之，合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要工作，它不但是來(lái)個(gè)過(guò)程，而且是一個(gè)首尾相連、循環(huán)往復(fù)、不斷提高的過(guò)程，直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的前途。對(duì)于合同的管理絕不能等閑視之，大意麻痹。企業(yè)要樹立正確的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立完善的合同管理部門和管理體制，企業(yè)的各部門要共同參與，齊心協(xié)力，做好合同管理的把關(guān)工作，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力，切實(shí)保證企業(yè)的合法權(quán)益，使得企業(yè)在不斷發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中謀得一席之地。
淺談企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范措施2017-04-08 06:55 | #2樓
企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，而這三個(gè)環(huán)節(jié)都是由合同來(lái)連接的。在這些環(huán)節(jié)中會(huì)簽定大量的合同，也往往容易發(fā)生糾紛，所以企業(yè)必須對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)給予足夠的重視。合同管理混亂，勢(shì)必直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益�？梢哉f(shuō)，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。特別是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和社會(huì)主義法制的目益改善，加強(qiáng)合同管理防范法律風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)成為企業(yè)各級(jí)經(jīng)營(yíng)管理者的共識(shí)。結(jié)合工作實(shí)際，本文就企業(yè)在合同管理方面應(yīng)注意的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以及防范措施談一些認(rèn)識(shí)。
一、合同簽訂階段應(yīng)當(dāng)注意的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
1．合同當(dāng)事人資格不當(dāng)
合同是具有法律效力的法律文件，合同當(dāng)事人雙方主體是否合格，是判定合同能否有效成立的必要前提條件，因此簽訂合同的雙方都必須具有合法的簽約資格。否則，可能導(dǎo)致合同無(wú)效。在簽約時(shí)，法律人員必須要審查當(dāng)事人是否具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力，要調(diào)查對(duì)方的資信情況，必須要求當(dāng)事人相互提供有關(guān)法律文件，證明其資格。重要的談判、簽約人應(yīng)是法定代表人。
2．合同內(nèi)容不規(guī)范
合同文本必須能準(zhǔn)確表達(dá)雙方談判確定的意思，堅(jiān)決做到文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，杜絕使用含混不清、模棱兩可的語(yǔ)句。應(yīng)盡可能選用我國(guó)頒發(fā)的通用、規(guī)范的合同文本，具體按照實(shí)際項(xiàng)目的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及雙方談判的真實(shí)結(jié)果來(lái)起草。否則會(huì)發(fā)生理解上的錯(cuò)誤和歧義，導(dǎo)致合同難以順利履行或引發(fā)爭(zhēng)議。比如有些單位的合同簡(jiǎn)單地用“合作協(xié)議書”、“合作意向書”等命名，按照我國(guó)現(xiàn)行法律有關(guān)條文規(guī)定，這些形式實(shí)際內(nèi)容的意思是不同的，所表達(dá)的法律效力也有差別。
3．合同條款有漏洞
有些簽訂的合同顧及面子不把丑話說(shuō)在前面，只講好聽話；不講可能引發(fā)爭(zhēng)議的，只講正常有著的，在所簽訂的合同中根本看不到違約如何處理的條款，甚至連對(duì)出現(xiàn)糾紛時(shí)的仲裁機(jī)關(guān)所在地的約定等都沒有明確的指定，這樣一旦發(fā)生違約行為，將會(huì)導(dǎo)致難以預(yù)料的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際案例中也有些合同雖然是按照法律顧問提供的范本來(lái)起草的，條款設(shè)計(jì)了“其他約
定事項(xiàng)”等項(xiàng)目，按理說(shuō)實(shí)際沒有涉及其他約定，在此欄就應(yīng)該注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定”等字樣，但恰恰是忽略了這樣的細(xì)節(jié)，造成了欺詐行為有機(jī)可趁。
4．合同屬于無(wú)主合同
雙方僅簽訂了從合同而并沒有主合同。主合同是指能夠獨(dú)立有著的合同，如建設(shè)工程總體承包合同等。從合同是指有主合同有著才能夠得以成立的合同，如建設(shè)工程分承包合同、質(zhì)保合同、風(fēng)險(xiǎn)抵押合同等。如果沒有主合同，從合同是不能夠單獨(dú)有著的，是無(wú)根據(jù)的合同，也就成了“無(wú)源之水”，不合乎常理規(guī)定，這些形式實(shí)際內(nèi)容的意思是不同的，所表達(dá)的法律效力也有差別。
5．合同屬于無(wú)效合同
一些企業(yè)為了規(guī)避稅費(fèi)故意簽訂虛假合同，實(shí)際上也是用“合法”形式去刻意掩蓋非法目的的，其實(shí)質(zhì)就是無(wú)效合同�！逗贤ā返�52條明確規(guī)定：凡違反法律和行政法規(guī)的以及強(qiáng)制性規(guī)定的所簽訂的合同都屬于無(wú)效合同，所有的無(wú)效合同都不受法律保護(hù)。
二、合同履約階段應(yīng)當(dāng)注意的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
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1．書函沒有得到及時(shí)發(fā)出
合同在執(zhí)行過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)不足和障礙必須要及時(shí)地發(fā)出法律書函和對(duì)方進(jìn)行溝通、協(xié)商，這是合同管理的需要，是督促順利履約的一種有效手段，也是企業(yè)自我保護(hù)避開風(fēng)險(xiǎn)的一種措施。
2．合同沒有得到及時(shí)變更
合同變更主要有合同主體變更和合同內(nèi)容變更等。在合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生一些變更事宜是經(jīng)常的，這都屬于合法的，合同變更的主要目的就是通過(guò)對(duì)原簽訂合同的修改、補(bǔ)充、改善，使合同更能夠順利履行和特定目的的實(shí)現(xiàn)。但往往有些負(fù)責(zé)督促履約的管理人員，缺乏關(guān)注及時(shí)變更的意識(shí)和法律常識(shí)，結(jié)果錯(cuò)過(guò)了變更的有利時(shí)機(jī)，導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。
3．證據(jù)沒有得到足夠重視
有效的證據(jù)，必須是原件的、與案件有關(guān)的、有公章和親筆簽名的、有明確內(nèi)容的、沒有超過(guò)法律時(shí)效期限的。并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。不具備法律效力的書面證據(jù)資料起不到應(yīng)有的證明作用，有時(shí)候甚至?xí)鸬椒疵孀C明作用。
4．權(quán)利沒有得到有效行使
《合同法》賦予了合同當(dāng)事人的抗辯權(quán)。但不少數(shù)企業(yè)沒有有效行使。如工程合同發(fā)包方不按合同約定支付進(jìn)度款，建筑公司可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工
要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來(lái)愈大，不足更難解決。
5．違約沒有得到及時(shí)訴訟
法律規(guī)定如果超過(guò)了訴訟的時(shí)效，就是放棄債權(quán)主張，也等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)。如物資管理單位拖欠貸款較多的情況下，有些拖欠沒有訴諸法律，但當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過(guò)了法律規(guī)定的訴訟時(shí)效，無(wú)法挽回?fù)p失。
有著上述合同法律風(fēng)險(xiǎn)，其理由是多方面的，有認(rèn)識(shí)上的理由，也有法律觀念淡薄的理由，還有人員素質(zhì)不高和制度不改善等方面的理由。在思想上有著重簽訂輕履行、重實(shí)體輕程序、重業(yè)務(wù)輕法律等認(rèn)識(shí)傾向，沒有認(rèn)識(shí)到“法律是一種管理資源”，以至于使法律在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中沒有起到應(yīng)有的保駕護(hù)航作用。
三、 合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策和措施
1．建立分健全合同管理制度
一是以改善制度入手，建立健全切實(shí)可行的合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范、科學(xué)，使合同管理工作有章可循、有法可依。以而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有序的制約狀態(tài)；二是以規(guī)范管理著眼，合同實(shí)行歸口統(tǒng)一管理，合同管理部門積極參與企業(yè)重大合同的談判、資信調(diào)查、起草、會(huì)簽、登記、備案，管理合同文本檔案，建立合同管理臺(tái)帳，總結(jié)交流合同管理經(jīng)驗(yàn)。
2．提高合同管理人員的素質(zhì)
合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。提高合同管理人員素質(zhì)是企業(yè)合同管理的首要任務(wù)，又是當(dāng)前的迫切需要。通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技藝，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。同時(shí)，要建立崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)有貢獻(xiàn)的企業(yè)領(lǐng)域和合同管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，不斷激勵(lì)和推動(dòng)合同管理人員的素質(zhì)提高。
3．加強(qiáng)重大合同審查管理
企業(yè)重大合同主要有：涉外合同、土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)重組并購(gòu)合同、聯(lián)營(yíng)合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改善或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)大的合同，作為日常重點(diǎn)跟蹤管理對(duì)象，以合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事人資格調(diào)查、合同談判、文本起草、簽訂、執(zhí)行變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都要制度性的安排法律管理人員參與，嚴(yán)格管理和制約，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)企
業(yè)合法權(quán)益。
4．強(qiáng)化動(dòng)態(tài)監(jiān)督和履約結(jié)算
簽訂合同的目的主要是保障合同主體的雙方約定及時(shí)有效履行，避開違約行為的發(fā)生，所以企業(yè)法律人員必須對(duì)同的履行進(jìn)行全程的監(jiān)督和動(dòng)態(tài)跟蹤。通過(guò)監(jiān)督和動(dòng)態(tài)跟蹤可以知道企業(yè)所簽訂合同的履行情況，能夠及時(shí)有效發(fā)現(xiàn)影響履行的理由和有著的不足，以便隨時(shí)向合同所涉及的各部門反饋，有針對(duì)的排除苗頭和隱患，杜絕違約行為的發(fā)生。同時(shí)，法律事務(wù)部門強(qiáng)化同合同內(nèi)容所涉及的財(cái)務(wù)部門積極配合，把好履行合同的結(jié)算關(guān)，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的全程動(dòng)態(tài)監(jiān)督。
5．依法及時(shí)處理合同違約糾紛
簽訂合同后，合同主體雙方聯(lián)系是一種法律聯(lián)系，如果發(fā)生違約行為，按照合同約定要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法律事務(wù)部門審查同時(shí)要選擇與之相適應(yīng)的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得非常重要，一旦發(fā)生違約情形，法律人員要根據(jù)不同情況，及時(shí)采取溝通協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，全力維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)合同的清理和清算管理工作，避開“后遺癥”。
通過(guò)上述多種措施，不斷加強(qiáng)和改善企業(yè)合同管理，就能將企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)制約在一定范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和任務(wù)，保障企業(yè)健康有序進(jìn)展。
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