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客戶(hù)檔案管理規(guī)定
客戶(hù)檔案管理是企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)管理的重要內(nèi)容，是營(yíng)銷(xiāo)管理的重要基礎(chǔ)。而不能把它僅僅理解為是客戶(hù)資料的收集、整理和存檔。建立完善的客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)和客戶(hù)管理規(guī)程，對(duì)于提高營(yíng)銷(xiāo)效率，擴(kuò)大時(shí)常占有率，與交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系，具有重要的意義。
客戶(hù)檔案管理對(duì)象
客戶(hù)檔案管理的對(duì)象就是你的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶(hù)管理系統(tǒng)。
1. 從時(shí)間序列來(lái)劃分：包括老客戶(hù)、新客戶(hù)和未來(lái)客戶(hù)。以來(lái)客戶(hù)和新客戶(hù)為重點(diǎn)管理對(duì)象。
2. 從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的`客戶(hù)、正在進(jìn)行交易的客戶(hù)和即將進(jìn)行交易的客戶(hù)。對(duì)于第一類(lèi)客戶(hù)，不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理;對(duì)于第二類(lèi)的客戶(hù)，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容;對(duì)于第三類(lèi)客戶(hù)，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶(hù)資料，為即將展開(kāi)的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。
3. 從客戶(hù)性質(zhì)來(lái)劃分：包括政府機(jī)構(gòu)(以國(guó)家采購(gòu)為主)、特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司、顧客(個(gè)人)和交易伙伴等。這類(lèi)客戶(hù)因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。
4. 從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力客戶(hù)(交易時(shí)間長(zhǎng)、交易量大等)，一般客戶(hù)和零散客戶(hù)。不言而喻，客戶(hù)檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶(hù)上。
總之，每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶(hù)群，不同的客戶(hù)具有不同的特點(diǎn)，對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)。
客戶(hù)管理內(nèi)容
正如客戶(hù)自身是復(fù)雜多樣的一樣，客戶(hù)檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的，不能一概而論。歸納起來(lái)將，客戶(hù)檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng)：
1. 客戶(hù)基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶(hù)的'最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶(hù)檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)�？蛻�(hù)資料的獲取，主要是通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行的客戶(hù)訪問(wèn)搜集起來(lái)的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶(hù)卡或客戶(hù)管理卡的形式出現(xiàn)客戶(hù)檔案管理制度客戶(hù)檔案管理制度。
客戶(hù)基礎(chǔ)資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話;所有者、經(jīng)營(yíng)管理者、法人(這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面);創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2. 客戶(hù)特征。服務(wù)區(qū)域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展?jié)摿�、�?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模(職工人數(shù)、銷(xiāo)售額等)、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3. 業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4. 交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括棵客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。
以上四方面構(gòu)成了客戶(hù)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，客戶(hù)檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開(kāi)的。
客戶(hù)檔案管理方法
1. 建立客戶(hù)檔案卡。作為客戶(hù)檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶(hù)檔案卡(又稱(chēng)客戶(hù)卡、客戶(hù)管理卡、客戶(hù)資料卡等)。采用卡的形式，主要是為了填寫(xiě)、保管和查閱方便。
客戶(hù)檔案卡主要記載各客戶(hù)的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
�、�. 由推銷(xiāo)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶(hù)訪問(wèn)時(shí)整理匯總。
�、�. 向客戶(hù)寄送客戶(hù)資料表， 請(qǐng)客戶(hù)填寫(xiě)。
�、�. 委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進(jìn)行整理匯總，填入客戶(hù)檔案卡。
在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶(hù)基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實(shí)的資料，或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)字(如企業(yè)實(shí)力等)，所以對(duì)這些資料應(yīng)加以審核。但一般來(lái)將，由客戶(hù)提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的`客戶(hù)資料，特別是危險(xiǎn)客戶(hù)的信用狀況等，但需要支付較多的費(fèi)用。
通過(guò)推銷(xiāo)員進(jìn)行客戶(hù)訪問(wèn)建立客戶(hù)檔案卡的主要做法是：編制客戶(hù)訪問(wèn)日?qǐng)?bào)(或月報(bào))，由推銷(xiāo)員隨身攜帶，在進(jìn)行客戶(hù)訪問(wèn)時(shí)，即時(shí)填寫(xiě)，按規(guī)定時(shí)間上報(bào)，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶(hù)的和綜合的客戶(hù)檔案。除外，還可編制客戶(hù)業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶(hù)銷(xiāo)售報(bào)表，以從多角度反映客戶(hù)狀況。
為此，需制訂推銷(xiāo)員客戶(hù)信息報(bào)告制度(其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和定期報(bào)告)。需制定推銷(xiāo)員客戶(hù)信息報(bào)告規(guī)程。
2. 客戶(hù)分類(lèi)。利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶(hù)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，目的在于提高銷(xiāo)售效率，促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)工作更順利地展開(kāi)。
客戶(hù)分類(lèi)的主要內(nèi)容包括：
�、�. 客戶(hù)性質(zhì)分類(lèi)。分類(lèi)的標(biāo)識(shí)有多種，主要原則是便于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的展開(kāi)。如按所有權(quán)，劃分(全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等);按客戶(hù)性質(zhì)劃分(批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專(zhuān)營(yíng)店等);按客戶(hù)地獄劃分(商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等);按顧客的實(shí)際情況，確定客戶(hù)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶(hù)分為不同的等級(jí)，以便于對(duì)客戶(hù)進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。
②. 客戶(hù)等級(jí)分類(lèi)。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，確定客戶(hù)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶(hù)分為不同的等級(jí)，以便于進(jìn)行商品管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理客戶(hù)檔案管理制度百科。
③. 客戶(hù)路序分類(lèi)。為便于推銷(xiāo)員巡回訪問(wèn)、外出推銷(xiāo)和組織發(fā)貨，首先將客戶(hù)劃分為不同的區(qū)域。然后，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶(hù)按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的'路序。
3. 客戶(hù)構(gòu)成分析。利用各種客戶(hù)資料，按照不同的標(biāo)識(shí)，將客戶(hù)分類(lèi)，分析其構(gòu)成情況，以從客戶(hù)角度全面把握本公司的營(yíng)銷(xiāo)狀況，找出不足，確定營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)，采取對(duì)策，提高營(yíng)銷(xiāo)效率
客戶(hù)構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括：
�、�. 銷(xiāo)售構(gòu)成分析。根據(jù)銷(xiāo)售額等級(jí)分類(lèi)，分析在公司的銷(xiāo)售額中，各類(lèi)等級(jí)的客戶(hù)所占比重。并據(jù)此確定未來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)。
�、�. 商品構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷(xiāo)售量中，各類(lèi)商品所占的比重，以確定對(duì)不同客戶(hù)的商品銷(xiāo)售重點(diǎn)和對(duì)策。
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