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辦公電話管理制度_辦公電話管理制度范文
為加強(qiáng)公司辦公電話電話使用的管理，提高公司的辦公效率，應(yīng)制定規(guī)范的辦公電話管理制度。下面小編為大家整理了有關(guān)辦公電話管理制度的范文，希望對大家有幫助。
辦公電話管理制度篇1
為進(jìn)一步規(guī)范辦公電話管理制度，保證學(xué)校通信渠道的暢通，確保信息的及時傳遞，提高效益，減少失誤，確保通訊費(fèi)用開支的合理性，特制定本規(guī)定。
一、適用范圍
本制度適用我校全體人員。
二、職責(zé)劃分
1、行政管理中心：負(fù)責(zé)全校辦公電話的監(jiān)督與管理(傳真的使用由團(tuán)隊主任或指定專人負(fù)責(zé))及負(fù)責(zé)電話的安裝、使用、維修、停機(jī)、電話費(fèi)用結(jié)算等相關(guān)事項的統(tǒng)籌管理。
2、各團(tuán)隊：負(fù)責(zé)管理本部門的電話及控制電話費(fèi)用。
3、財務(wù)部 負(fù)責(zé)電話費(fèi)用的結(jié)算。
二、規(guī)定內(nèi)容
1、辦公固定電話，主要是為了方便與外界溝通，開展業(yè)務(wù)之用，嚴(yán)禁員工利用辦公電話撥打私人電話，內(nèi)線電話用于各部門之間的工作聯(lián)絡(luò)，任何人不得用內(nèi)線電話聊天、談笑。
2、辦公室電話主要用于工作聯(lián)系，提倡使用文明、簡捷的語言。
3、各部門辦公電話不得隨意讓非本部門人員使用，業(yè)務(wù)人員電話專人專用，不得給予他人使用，若遇到特殊情況，如電話出現(xiàn)故障，在短時間內(nèi)無法修復(fù)，可向團(tuán)隊主任匯報，并由團(tuán)隊主任內(nèi)部調(diào)劑，指定和某人暫時共用，暫借使用人員需向行政管理中心索要登記表，做好撥打電話號碼記錄，便于后續(xù)核查使用。
4、使用者需做好電話機(jī)、端口接線的維護(hù)工作，要求輕拿輕放，愛護(hù)固話設(shè)備，確保使用壽命，節(jié)約成本;使用者如發(fā)現(xiàn)電話機(jī)、線路等故障要及時向行政管理中心反饋，非專業(yè)人士不得私自拆裝電話。
5、各部門不得私自安裝通信線路，需要增加或改動通信線路的，需將變動理由反饋至行政管理中心，由行政管理中心上報校長進(jìn)行審核批準(zhǔn)后方可實施。
6、離職人員需做好固定電話的.交接工作，保證電話機(jī)的設(shè)備完好方可離職。
三、費(fèi)用核對
1、財務(wù)部負(fù)責(zé)做好每個月的5日前應(yīng)做好上個月的辦公電話話費(fèi)的繳納，確保學(xué)校通信渠道的暢通。
2、每月5日前行政管理中心按流程圖負(fù)責(zé)進(jìn)行查詢、打印(營業(yè)廳)上月話費(fèi)清單，并進(jìn)行統(tǒng)計、核對。
四、處罰細(xì)則
1、用固定電話撥打私人電話及利用內(nèi)線電話聊天、談笑，扣所在團(tuán)隊作風(fēng)評比2分/次，成長贊助1元/次。
2、未經(jīng)申請批準(zhǔn)使用他人電話者，扣所在團(tuán)隊作風(fēng)評比2分/次，成長贊助1元/次。
3、使用者未認(rèn)真做好電話機(jī)的維護(hù)，人為原因造成電話機(jī)損壞，按電話機(jī)采購價格原價賠償，費(fèi)用從工資中扣除，扣所在團(tuán)隊作風(fēng)評比5分/次。
4、私自更換、調(diào)換、拆裝電話機(jī)，私自設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移，安裝/更改通信線路者，扣所在團(tuán)隊作風(fēng)評比5分/次，成長贊助10元，因故對學(xué)校造成較為嚴(yán)重?fù)p失，需承擔(dān)所有損失，情節(jié)嚴(yán)重按勸退處理。
5、每月核對后發(fā)現(xiàn)有打私人電話或作其它無關(guān)事宜，如撥打信息費(fèi)、168、QQ等充值、網(wǎng)絡(luò)游戲充值等特殊收費(fèi)電話屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，不僅所產(chǎn)生話費(fèi)由當(dāng)事人雙倍承擔(dān)，還應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重給當(dāng)事人進(jìn)行處分，若無法核查、明確到個人，所產(chǎn)生話費(fèi)按所在團(tuán)隊均攤處理。
6、離職人員需做好固定電話的交接工作，保證電話機(jī)的設(shè)備完好，離職時電話機(jī)有故障需向行政管理中心反饋，若人為原因?qū)е聯(lián)p壞者，按電話機(jī)采購價格原價賠償，費(fèi)用從工資中扣除。
辦公電話管理制度篇2
1、目的：加強(qiáng)公司辦公電話電話使用的管理
2、適用范圍。公司所有座機(jī)電話
3、責(zé)任：保證信息暢通，有效地控制管理成本。
4、管理規(guī)定：
(1) 根據(jù)工作需要由綜合辦公室統(tǒng)一安裝。
(2) 綜合辦公室負(fù)責(zé)電話安裝及線路的檢修。
(3) 未經(jīng)綜合辦公室的批準(zhǔn)，各部門或個人不得自行私接、拆移電話或附加分機(jī)。
(4) 打電話時提前列好提綱，縮短時間。
(5)辦工電話系工作使用電話，盡量減少撥打私人電話，確有必要時應(yīng)簡明扼要。
(6)杜絕褒電話粥等長時間占用電話現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)此行為予以口頭警告，再次發(fā)現(xiàn)取消當(dāng)月話補(bǔ)，如造成公司損失后果自負(fù)。
(7) 各部門員工應(yīng)自覺愛護(hù)電話設(shè)備，以便保證通訊線路的.暢通。
(8) 蓄意破壞電話設(shè)備的行為，除按國家有關(guān)法律、法規(guī)處罰外，將給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰和行政處分。
(9)接聽電話要用文明語言，并有興奮度。
(10) 傳真機(jī)用于收發(fā)傳真用，任何員工不得以任何理由占用。
(11)嚴(yán)禁撥打私人長途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)取消話補(bǔ)。
辦公電話管理制度篇3
第一章 總 則
第一條 提高辦事效率，降低行政管理費(fèi)用。
第二章第二章 固定電話的管理第二條 電話增設(shè)和電話移機(jī)程序：
1、各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要需配備電話機(jī)時，填寫《辦公電話增設(shè)申請單》，并說明理由。
2、部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，上報總經(jīng)理審批。
3、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部與電信部門聯(lián)系安裝事宜。申請部門填寫電話機(jī)申購單報生產(chǎn)采購部購買。
4、部門需移機(jī)的，報綜合管理部與電信部門聯(lián)系移機(jī)事宜。
5、部門因業(yè)務(wù)需要開通外線功能時報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部與電信部門聯(lián)系開通事宜。
第三條 電話的維修及換新
1、當(dāng)電話出現(xiàn)異常時，使用部門應(yīng)及時報綜合管理部，由綜合管理部與電信部門聯(lián)系解決。
2、當(dāng)電話機(jī)損壞、無法正常使用時，由使用部門填寫采購申請單報生產(chǎn)采購部采買，電話機(jī)到貨后需憑舊機(jī)到備件倉庫換取新機(jī)，否則不予處理。
第三章 電話接聽要求
第四條 接聽電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為："您好，濟(jì)南分公司"。要求規(guī)范、簡潔、禮貌。第五條 員工因工作需要打電話時，應(yīng)注意禮節(jié)，用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間，正常通話時間限制在3分鐘內(nèi)。第四章 費(fèi)用管理 第六條 辦公電話實行定額費(fèi)用管理，以增加節(jié)約意識。綜合管理部根據(jù)各部門固定電話使用情況和電信部門提供的話費(fèi)清單，制定辦公電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第七條 綜合管理部每月對辦公電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計，超出額定部分由部門所有人員分?jǐn)傊Ц�，綜合管理部匯總超額部分每月送財務(wù)倉儲部進(jìn)行扣款。
第五章 獎懲規(guī)定
第八條 對擅自撥打私人電話、聲訊電話、信息電話的'，責(zé)任人除按規(guī)定收取電話費(fèi)外，每次罰款20元。落實不到責(zé)任人的，由部門全體使用人員共同分擔(dān)，并處以20元每次每人的罰款。
第八章 附 則
第九條 本管理規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十條 本管理規(guī)定自總經(jīng)理簽發(fā)之日起執(zhí)行。
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