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業(yè)務檔案管理制度_業(yè)務檔案管理制度條例

　　為規(guī)范業(yè)務檔案管理，保證檔案的完整，應制定規(guī)范的業(yè)務檔案管理制度。下面小編為大家整理了有關業(yè)務檔案管理制度的范文，希望對大家有幫助。

業(yè)務檔案管理制度_業(yè)務檔案管理制度條例

　　業(yè)務檔案管理制度篇1

　　一、根據司法部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務檔案管理辦法》的有關規(guī)定，制訂本管理辦法。

　　二、律師承辦業(yè)務形成的文件材料，應當按照規(guī)定及時立卷歸檔，卷宗整理和立卷歸檔工作由承辦律師或律師助理負責，律師業(yè)務檔案由檔案管理員統(tǒng)一編號、存放和管理。。

　　三、律師業(yè)務檔案應按年度和一案一卷，一卷一號的原則立卷。跨年度的業(yè)務檔案，應在辦結年立卷。

　　四、律師業(yè)務檔案應按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷檔案材料的裝訂要求另行規(guī)定。訂卷后，在目錄后第一頁起，在每頁右上角用阿拉伯數(shù)字編頁碼，全卷頁數(shù)在目錄中注明。

　　五、律師承辦業(yè)務中使用的各種書面材料，往來公文、談話筆錄、調查筆錄等，必須要用鋼筆書寫、簽發(fā)，字體要清晰、整潔。

　　六、案件的業(yè)務檔案裝訂內容及順序應包括：

　　(一)、刑事卷

　　1.律師事務所(法律顧問處)批辦單;

　　2.收費憑證;

　　3.委托書或指定書;

　　4.閱卷筆錄;

　　5.會見被告人、委托人、證人筆錄;

　　6.調查材料;

　　7.承辦人提出的辯護或代理意見;

　　8.集體討論記錄;

　　9.起訴書、上訴書;

　　10.辯護詞或代理詞;

　　11.出庭通知書;

　　12.裁定書、判決書;

　　13.上訴書、抗訴書;

　　14.辦案小結。

　　(二)、民事代理卷

　　1.律師事務所(法律顧問處)批辦單;

　　2.收費憑證;

　　3.委托書(委托代理協(xié)議、授權委托書);

　　4.起訴書、上訴書或答辯書;

　　5.閱卷筆錄;

　　6.會見當事人談話筆錄;

　　7.調查材料(證人證言、書證);

　　8.訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書;

　　9.承辦律師代理意見;

　　10.集體討論記錄;

　　11.代理詞;

　　12.出庭通知書;

　　13.庭審筆錄;

　　14.判決書、裁定書、調解書、上訴書;

　　15.辦案小結。

　　(三)、法律顧問卷

　　1.聘方的申請書、聘書或續(xù)聘書;

　　2.聘請法律顧問協(xié)議;

　　3.聘方基本情況介紹材料;

　　4.收費憑證;

　　5.辦理各類法律事務(如起草規(guī)章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等)的記錄和有關材料;

　　6.協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況;

　　7.工作小結。

　　(四)、其他非訴訟法律事務

　　1.委托書;

　　2.收費憑證;

　　3.與委托人談話筆錄;

　　4.委托人提供的證據材料;

　　5.調查材料;

　　6.律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活

　　動的記錄等;

　　7.工作小結。

　　(四)、行政訴訟代理、經濟訴訟代理和仲裁代理卷順序參照民事

　　代理卷排列。

　　咨詢代書卷分別按年度及時間順序排列。

　　涉外類卷分別參照國內同類卷順序排列。

　　八、律師業(yè)務文書材料在結案或事務辦結后一個月內整理立卷，移交給檔案管理員。如有二審、執(zhí)行、申訴的，待二審、執(zhí)行、申訴辦結后歸檔。終止委托的業(yè)務，承辦律師仍應按上述各類業(yè)務排列順序

　　歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的.書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

　　九、檔案管理員接收業(yè)務檔案時應按規(guī)定進行審查，凡不符立卷要求的，一律退還立卷人，待重新整理后，再移交檔案管理員。

　　十、案卷裝訂一律使用棉線繩，卷面為A4紙張。窄于或小于卷面的材料，要用A4紙張襯底;大于卷面材料，按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，并保留郵票。

　　十一、涉及國家機密和個人隱私的律師業(yè)務檔案，應確定密級，歸檔時在檔案封面或右上角加蓋密級章。檔案管理員必須嚴格遵守保密制度，保守國家機密和當事人機密，不得向他人泄露檔案的內容。

　　十二、隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶應注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間，并逐盤登記造冊歸檔。

　　十三、律師事務所應建立檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續(xù)。

　　十四、律師查閱本人承辦的已歸檔案卷，應辦理查閱登記手續(xù)。閱卷時，不得抽取卷內材料，不得涂改卷宗，閱卷后及時歸還。查閱非本人承辦的已歸檔案卷和有密級的檔案，需經分管所主任批準。

　　十五、律師業(yè)務檔案從歸檔后下一年起確定保管期限。律師業(yè)務檔案的保管期限、鑒定和銷毀等，按照司法部、國家檔案局《律師業(yè)務檔案管理辦法》的有關規(guī)定辦理。保管期限應在封面注明。

　　十六、檔案管理員要妥善保管好律師業(yè)務檔案，若因其失職造成檔案遺失或卷綜內文件材料丟失的，給予紀律處分。

　　十七、檔案管理員調動工作時，應在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。

　　十八、律師提成時暫扣留50元的案卷裝訂費用。待案卷裝訂合格后可再次提取。

　　業(yè)務檔案管理制度篇2

　　第一章總則

　　第一條：為規(guī)范公司業(yè)務檔案管理、保證融資擔保項目資料的安全完整，特指定本制度。

　　第二條：融資擔保業(yè)務檔案是指公司在辦理融資擔保業(yè)務過程中形成的記錄并反映融資擔保業(yè)務的重要憑據，包括未完成融資擔保項目的客戶檔案;已完成融資擔保項目(含在保后和脫保項目)的文書檔案、經濟檔案、客戶檔案;反擔保標的物權利證書。

　　第三條：業(yè)務檔案管理的目標是“在流程中完成，在收集中整理，在補充中完備”。

　　第二章檔案管理

　　第四條：公司檔案管理將根據各業(yè)務部門檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等流程執(zhí)行，做到分類科學、流程收集與補充、方便查閱、及時移交、嚴防毀損散失，確保有關法律手續(xù)完備與有效。

　　第五條：業(yè)務檔案按融資擔�？蛻�，做到一戶一檔，分類編序管理。

　　第六條：檔案管理責任部門。綜合辦公室是公司業(yè)務檔案管理的責任部門，但不同性質的檔案其保管責任分別在如下部門：

　　1、未做成融資擔保項目的客戶檔案—擔保業(yè)務部;

　　2、已保項目、投資項目、業(yè)務合作項目等形式的文書檔案、經濟檔案、客戶檔案—綜合辦公室;

　　3、反擔保標的物權利證書—綜合辦公室，按照已制定并公布實施的“權證類檔案管理制度”執(zhí)行;

　　4、財務資料、憑證、報表統(tǒng)一由財務管理部保管。

　　第三章檔案分類

　　第七條：公司融資擔保業(yè)務檔案分三類：

　　1、權證類檔案：主要包括抵(質)押物的權屬證書及相關抵(質)押反擔保物的文件、清單、證明、保險單、評估書、入保險柜保管，由綜合辦公室造冊登記后入雙人雙鎖保險柜保管，同時由融資擔保項目(主審)制作清單一式二份，擔保業(yè)務部、綜合辦公室各留存清單一份備查，經總經理批準后方可借閱(不得帶出);

　　2、要件類檔案：主要包括借款合同、擔保合同、委托擔保合同、出具擔保協(xié)議書、公證書、律師見證書、抵(質)押保證反擔保協(xié)議等法律訴訟時需要的檔案，該類檔案經主管副總批準后才能對外借閱(不得帶出，僅限現(xiàn)場瀏覽);

　　3、備查類檔案：主要包括客戶基本資料、審批過程資料、保后檢查資料等用于查詢的檔案，經部門經理同意可以借閱;

　　第八條：公司內部管理資料列為綜合類，內容包括各類業(yè)務統(tǒng)計表、登記表、業(yè)務調查報告及有關業(yè)務處理意見等。

　　第九條：客戶檔案及公司內部管理資料除權證原件由綜合辦公室經理入保險柜存房外，其他檔案以客戶為單位，分區(qū)、分類存放在綜合辦公室檔案柜，存放順序按檔案編號排列。

　　第四章歸檔要求

　　第十條：歸檔的業(yè)務檔案要求必須為原件或與原件核對蓋有“經核對與原件相符”章的復印件，原則上不允許傳真件，與文件有關的簽報、批示等附屬材料均應齊全完整;

　　第十一條：同一筆業(yè)務原件及附件形成同一檔案，應歸檔于同組卷內;

　　第十二條：卷內文件要逐頁編號，使用號碼機在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號，有效頁每頁均要編號;

　　第十三條：業(yè)務部門融資擔保項目主審歸檔前應填制《陜西禹龍匯金融資擔保有限公司檔案資料清單》，歸檔責任人(主審)、監(jiān)交人(風險內審)和綜合辦公室各存一份，案卷組卷一份;

　　第十四條：歸檔時間原則上在融資擔保業(yè)務合同生效后的一周內完成;

　　第十五條：任何部門或個人都不允許保存、銷毀應歸檔的業(yè)務資料原件。

　　第五章流程管理

　　第十六條：檔案移交：業(yè)務發(fā)生后，擔保業(yè)務部(主審)應在每個業(yè)務程序完畢一周內整理好擔保業(yè)務原始資料，登記業(yè)務資料移交清單，經三方簽字確認后，將全部資料移交綜合辦公室檔案管理員。擔保業(yè)務部客戶經理可對有關業(yè)務資料復印保存。

　　第十七條：立卷：檔案管理員對擔保業(yè)務部(主審)移交的'業(yè)務檔案進行分類整理及立卷。

　　第十八條：歸案：檔案管理員憑被融資擔保企業(yè)還款憑證復印件將已解除融資擔保責任的客戶檔案從立卷區(qū)抽出，將其轉入歸檔區(qū)重新編號保管。

　　第十九條：調閱：擔保業(yè)務部、風險管理部員工只能在歸檔現(xiàn)場調閱檔案，一律不準外借。公司有關調閱擔保業(yè)務檔案應填寫《檔案借閱登記本》，登記調閱人姓名、調閱日期、調閱內容，報各系統(tǒng)分管副總批準同意后方可調閱。

　　第二十條：提取:因業(yè)務需要需提取綜合辦公室保管的重要權證時，要經分管風險副總批準后到綜合辦公室簽字領取，收回權證時，交由風險管理部經理返還綜合辦公室并注銷登記。

　　第二十一條：保管：檔案管理人員要對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵循保密制度，不得違章借出業(yè)務檔案。要定期(按季度)檢查各類檔案的保管情況，并書面記錄檢查結果。

　　第二十二條:銷毀：保管期滿的業(yè)務檔案，要由檔案管理部門提出銷毀意見，并編造業(yè)務檔案銷毀清冊，列名檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。檔案管理部門和有關業(yè)務部門要共同派員監(jiān)銷。并將監(jiān)銷情況報告主管風險副總。

　　第六章責任

　　第二十三條：對損毀、遺失、擅自銷毀、涂改、偽造融資擔保業(yè)務檔案及相關資料的，視情節(jié)輕重給予相關處分。

　　第七章附則

　　第二十四條：本制度經董事會批準后執(zhí)行。

　　第二十五條：本制度由綜合辦公室負責解釋、補充、修改。