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基于采購層面的庫存管理方式
顧名思義，庫存管理就是要對“庫”房里的“存”放的物品加以“管理”。一直以來，中國很多企業(yè)庫存居高不下，這不但占用大量資金，而且掩蓋了企業(yè)管理中的諸多問題。以下是小編整理的基于采購層面的庫存管理方式，歡迎閱讀。
基于采購層面的庫存管理方式
一、高庫存下存在的風(fēng)險
對庫存的不良控制會導(dǎo)致庫存的不足或過剩。庫存不足將錯過送貨、失去銷售額、使顧客不滿意、還會產(chǎn)生生產(chǎn)瓶頸等問題。而庫存過�？雌饋硭坪踉谶@兩個不良中屬于危害較小的一個，貌似不會對整個局面造成嚴重后果。但附著在過剩庫存上的占用資金卻令人愕然，當(dāng)庫存持有成本過高時，同樣導(dǎo)致局面失控。
高庫存會給企業(yè)帶來以下困擾:
1.企業(yè)倉儲物流、信息流混亂。企業(yè)物料貨架被占用得滿滿，有些貨箱或托盤甚至因無位置而臨時擺放在地面上。表面上看來，物料充足有利于生產(chǎn)用料的及時供給。但事實上，由于進料的不均衡，貨位配置的不合理，造成物料擺放并未能完全按要求進入指定的貨位，其結(jié)果是:一方面，ERP系統(tǒng)中不能正確反映實際物料狀態(tài)，操作管理員往往會另建一本賬來記錄進、銷、存的狀態(tài)，使ERP系統(tǒng)未能真正發(fā)揮應(yīng)有的信息功能;另一方面，由于物料的料位不確定性，給現(xiàn)場搬運操作人員造成很多的不方便，而且需要花費大量時間來尋找所需物料，反而降低了生產(chǎn)效率。
2.高庫存隱蓋了大量浪費現(xiàn)象。高庫存不但占用了大量流動資金，使公司資金面臨狀況惡化，給公司的形象造成了一定的負面影響，同時高庫存占用企業(yè)的倉庫空間，使庫存成本不斷上升，也影響其他物料的正常管理。
3.高庫存掩蓋企業(yè)存在的管理問題。高庫存可以很好地掩蓋企業(yè)諸如生產(chǎn)安排不當(dāng)、機器維護缺失、工程設(shè)計不合理、產(chǎn)能不平衡等眾多的問題。這些問題如企業(yè)航行中的“暗礁”，問題的隱藏給企業(yè)的持續(xù)運營埋下陰影。
二、庫存控制問題產(chǎn)生原因
黑格爾有句格言:“凡是存在的都是合理的”。整句話從管理學(xué)上可以理解為“凡是客觀存在的事實，都有其必然發(fā)生的原因或理由。”企業(yè)庫存過高必然有其根本原因。
1.不確定性對庫存的影響。(1)公司采購人員為了規(guī)避缺貨風(fēng)險，避免停線損失，往往采用放大實際采購需求量(即用實際需求乘上一個大于1的系數(shù))的做法，使每次采購量都會產(chǎn)生一定的裕量。(2)錯誤估計供應(yīng)鏈中物料的流動時間，造成有的庫存增加，而有的物品庫存不足的現(xiàn)象。(3)對一些關(guān)鍵物資，采購人員為了保證安全供應(yīng)，會在供應(yīng)時間上卡余量即實際要求交貨期為15天卻要求10天交貨。表面上看可以減少物流過程中不可知因素造成的延遲風(fēng)險，但也因此造成正常貨期內(nèi)的庫存量增加。(4)訂單的變化對生產(chǎn)計劃的影響。因受市場變化的影響，如美國由于房貸市場風(fēng)波引發(fā)的金融風(fēng)暴以后，作為主攻市政建設(shè)市場的許多公司都受到較大打擊，一大部分訂單被臨時取消，而先前采購的專用物料因無法用于其他項目，必將形成閑置庫存造成浪費。
2.安全庫存設(shè)置較高。對制造型企業(yè)，為使生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行、防止因需求或供應(yīng)的波動引起缺貨或停工待料，經(jīng)常對倉庫中各項目保持一定數(shù)量的計劃庫存量，即安全庫存。安全庫存是消除制造過程中不可預(yù)知變化的重要方法，這種不可預(yù)知性的產(chǎn)生可能由于組織間缺少合作與協(xié)調(diào)造成的;也可能因新產(chǎn)品的開發(fā)未很好地進行供應(yīng)鏈的規(guī)劃，產(chǎn)生如運輸時間過長、庫存成本增加的情況。安全庫存必然會增加庫存費用。因此，須要確定一個適宜的安全庫存水平。
3.低效率或不準(zhǔn)確的信息傳遞。(1)信息系統(tǒng)的實施最基本的條件是保證采集的信息必須是及時的、準(zhǔn)確的。但在實際的操作上，常常得到是延遲的或不準(zhǔn)確的信息，進而影響庫存量的精確度。例如，在操作中相關(guān)人員如果不能對采購物料及時接收入庫、正確進入指定庫位，訂單完成不能后按時輸入系統(tǒng)等，就會對信息使用人員產(chǎn)生誤導(dǎo);(2)系統(tǒng)中相關(guān)材料的單位轉(zhuǎn)換系數(shù)的不準(zhǔn)確，造成實盤與賬盤的差異。生產(chǎn)中，這兩類差異也影響庫存的準(zhǔn)確度。下面兩類產(chǎn)品很能說明這種問題:1)不銹鋼帶:采購時計價按采購重量核算，但在生產(chǎn)中卻是以長度計算消耗量，系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)換是以一個理論系數(shù)(Kg/inch)來進行計算，由于不同批次材料密度并不是絕對衡定不變的，因而勢必會產(chǎn)生差異。2)橡膠襯墊:采購時考慮適用性，每塊橡膠襯墊都是以大規(guī)格供貨，在使用中再根據(jù)需要切成不同規(guī)格尺寸使用。但由于生產(chǎn)計劃人員未能對生產(chǎn)中使用的不同規(guī)格進行詳細分析匯總而進行訂購，因此會產(chǎn)生一定量的無法使用的小規(guī)格殘留料。這部分殘留在系統(tǒng)中仍以物料庫存加以反映，但實際上已是無法使用的廢料。
4.材料價格的變化對庫存值的影響。物料價格的波動同樣會對庫存凈值產(chǎn)生影響，特別是一些受市場需求影響較大的資源性產(chǎn)品。一種物料2007年度月平均價格走勢圖，不難發(fā)現(xiàn)價格最低點在8月和12月份，為RMB30300/ton， 最高點在5、6月份為RMB42000/ton，最高和最低的比率達1.4，也就是說價格上升了40%。同樣反映在庫存上，同樣的數(shù)量，存貨值提高了40%，如果在5、6月份仍按簡單的采購策略集中進貨，必然造成庫存量大幅度上升，占用大量的資金。
5.物料報廢與處理不及時。在企業(yè)實際運行中，不可避免地會出現(xiàn)質(zhì)量問題，如物料進貨檢驗、生產(chǎn)過程中在制品檢驗都可能發(fā)現(xiàn)質(zhì)量缺陷;另外，成品終檢也會出現(xiàn)不合格現(xiàn)象。這些缺陷產(chǎn)品很多時候不能及時或定期進行處理。另外，如上面所提到的由于系統(tǒng)轉(zhuǎn)換問題而產(chǎn)生的無實際使用價值的存貨，由于未能得到及時有效處理，而滯留在企業(yè)內(nèi)部，不但占用場地，增加管理費用，同時也實質(zhì)性地構(gòu)成資金占用，使這部分成本不能及時轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金流。
三、基于采購層面的庫存管理改善措施
(一)制訂降低物資庫存責(zé)任制
庫存的降低，需要企業(yè)高層管理者的高度重視和親自參與。庫存量特別高且一直無法下降的企業(yè)，可以在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下成立專門的庫存攻關(guān)小組，生產(chǎn)、質(zhì)量、物流、倉庫等相關(guān)部門都應(yīng)是小組的重要成員。另外，還應(yīng)設(shè)定各階段的分級目標(biāo)。作為激勵措施，將庫存降低成果將作為年度調(diào)資及個人晉升的重要考量指標(biāo)。
(二)實施本土化采購戰(zhàn)略
1.產(chǎn)品分析。生產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)中使用的物料有數(shù)千種，使用量也各不相同，如何實施戰(zhàn)略采購是要思考的一個關(guān)鍵問題�？梢愿鶕�(jù)采購金額和供應(yīng)風(fēng)險的二維分析工具來進行分析。通過這樣分析歸類，為今后根據(jù)產(chǎn)品的特征采取相應(yīng)采購方式，降低采購成本創(chuàng)造了條件。
2.選擇合格的本土供應(yīng)商。一般情況下，海外供應(yīng)商價格上無優(yōu)勢可言，交貨也相當(dāng)長(一般海運約1個月)，質(zhì)量問題反應(yīng)效率也較差。交貨期長的直接后果是工廠必須為此準(zhǔn)備更多庫存。
物料質(zhì)量是影響庫存管理的一個因素，同時對生產(chǎn)組織、制品品質(zhì)等都會產(chǎn)生嚴重影響，因此尋找優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商資源至關(guān)重要。為確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量能達到指定的要求，而且是穩(wěn)定有效的，企業(yè)對合格的本土化供應(yīng)商的要求是必須有一套內(nèi)部控制體系，原則上必須通過ISO9000質(zhì)量保證體系。
地理位置遠近是影響供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)的一個重要指標(biāo)。盡量的控制企業(yè)的采購半徑對于企業(yè)庫存的降低具有重要作用。
(三)采購策略應(yīng)用
1.小批量采購模式。新供應(yīng)商的開發(fā)為小批量采購創(chuàng)造了條件。由于企業(yè)每月、每周，甚至細化到每日的材料需求有其相對的不確定性，而要達到降低物料的庫存，又能保證準(zhǔn)時、按質(zhì)按量得到所需的材料，實施小批量采購是一個行之有效的辦法。公司現(xiàn)實操作中可以每月給供應(yīng)商一個總括定單(包括當(dāng)月需求及后兩月的預(yù)測)，而實際交貨量是根據(jù)采購下達的每周兩次的實際交貨清單進行。
2.價格策略。(1)由于同一種產(chǎn)品國內(nèi)采購價會比國外采購便宜，通過采取提高本土化采購份額，使采購成本降低從而實現(xiàn)庫存值大幅度下降。(2)由于原輔材料成本波動會對供應(yīng)商提供產(chǎn)品的生產(chǎn)成本構(gòu)成直接影響，在成本上升時，供應(yīng)商會主動提價以保證自己利潤目標(biāo)的實現(xiàn)，最終也會反映在采購價格的上升。針對這一狀況，企業(yè)就應(yīng)根據(jù)具體情況給出相應(yīng)的策略:對于物料價值不大的產(chǎn)品，公司可根據(jù)市場行情，與供應(yīng)商簽訂一份框架協(xié)議，預(yù)測半年或一年的用量，同時確定期限內(nèi)固定價格。
3.交貨期控制。交貨期的控制是降低庫存量的有效方法，采購交期是指發(fā)出采購訂單到收到供應(yīng)商送貨的時間�？刂平回浧谑紫炔少徣藛T應(yīng)做好期前控制，同供應(yīng)商明確具體的時間;其次，采購人員應(yīng)做好采購過程中的跟蹤及必要的催貨工作;最后以交貨期作為對供應(yīng)商評價的一個重要指標(biāo)，定期對供應(yīng)商進行交貨期進行考核。
4.應(yīng)用VMI。VMI是Vendor Managed Inventory的縮寫，直譯就是“供應(yīng)商管理庫存”意譯可為“寄售”。簡單地說，就是供應(yīng)商把產(chǎn)品放在客戶的倉庫，客戶消費一件，付費一件。消費之前，庫存屬于供應(yīng)商。對采購方來說，VMI降低了庫存成本。
(四)電子采購
通過電子商務(wù)方式降低采購處理成本(交通、通訊、運輸?shù)荣M用);通過合理安排采購頻率和批量，降低采購費用和倉儲成本;對供應(yīng)商提供的服務(wù)和產(chǎn)品進行“菜單式”購買。有技術(shù)條件的企業(yè)，可以針對不同內(nèi)部用戶開發(fā)了專業(yè)外掛模塊，從而有效提高采購庫存管理的效率。
采購如何進行庫存管理
一、庫存管理的目的
庫存管理的目的是為了滿足企業(yè)的生產(chǎn)和銷售需求，同時盡可能減少庫存成本。庫存成本包括存儲成本、資金成本和風(fēng)險成本。存儲成本是指庫存物品的存儲、保管和維護所需的費用；資金成本是指庫存物品所占用的資金成本；風(fēng)險成本是指庫存物品可能面臨的損失和風(fēng)險所需的成本。
二、庫存管理的方法
1. 定期盤點
定期盤點是指定期對庫存物品進行清點和核對，以確保庫存數(shù)量和質(zhì)量的準(zhǔn)確性。定期盤點可以幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)庫存物品的問題，避免庫存過多或過少的情況發(fā)生。
2. 庫存預(yù)警
庫存預(yù)警是指在庫存物品數(shù)量達到一定閾值時，系統(tǒng)會自動發(fā)出預(yù)警信息，提醒企業(yè)采取相應(yīng)的措施。庫存預(yù)警可以幫助企業(yè)及時調(diào)整采購計劃，避免庫存過多或過少的情況發(fā)生。
3. 采購計劃
采購計劃是指根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)和銷售需求，制定合理的采購計劃，以確保庫存物品的供應(yīng)和需求的平衡。采購計劃可以幫助企業(yè)避免庫存過多或過少的情況發(fā)生，同時減少采購成本和庫存成本。
三、庫存管理的注意事項
1. 合理設(shè)置庫存閾值
企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的生產(chǎn)和銷售情況，合理設(shè)置庫存閾值。庫存閾值是指庫存物品數(shù)量達到一定閾值時，系統(tǒng)會自動發(fā)出預(yù)警信息。合理設(shè)置庫存閾值可以幫助企業(yè)及時調(diào)整采購計劃，避免庫存過多或過少的情況發(fā)生。
2. 優(yōu)化采購流程
企業(yè)應(yīng)優(yōu)化采購流程，加強采購管理。采購流程包括采購計劃、采購申請、采購審批、采購訂單、采購收貨、采購付款等環(huán)節(jié)。優(yōu)化采購流程可以幫助企業(yè)提高采購效率，減少采購成本和庫存成本。
3. 加強庫存監(jiān)督
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