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Word排版技巧42則大全
Word排版技巧
1.頁面設(shè)置快速進(jìn)行調(diào)整
問：要對 Word 進(jìn)行頁面調(diào)整，通常大家采用的方法是選擇“文件→頁面設(shè)置”選項的方法進(jìn)行，請問有沒有更快速方便的方法呢？
答：有，如果要進(jìn)行“頁面設(shè)置”，只需用鼠標(biāo)左鍵雙擊標(biāo)尺上沒有刻度的部分就可以打開頁面設(shè)置窗口。
2.Word 中巧選文本內(nèi)容
問：在 Word 文件中進(jìn)行編輯操作時，經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部內(nèi)容進(jìn)行處理，請問有沒有快捷的方法進(jìn)行選定？
答：在 Word 中要選中文件內(nèi)容時，有一些快捷的操作方法，掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法：
（ 1 ）字或詞的選�。�
將指針移到要選的字或詞后，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。
�。� 2 ）任意連續(xù)的文字選取：
將指針移到要選取的文字首或末，再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動，直至選中全部要選擇的文字后松開鼠標(biāo)左鍵即可。如果采用鍵盤上“ Shift ”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇，可這樣進(jìn)行：將光標(biāo)移到要選取的文字首（或末），再按住“ Shift ”鍵不放，然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末（或首）并單擊，此時也可快速選中這段連續(xù)的文字。
�。� 3 ）一行文字的選�。�
將指針移到該行的行首，在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，單擊鼠標(biāo)左鍵即可；
�。� 4 ）一段文字的選取：
將指針移到該段第一行的行首，同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。
（ 5 ）整個文件內(nèi)容的選�。�
把指針移到該文件中任一行首（在指針變成向右的箭頭時），快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個文件內(nèi)容（也可利用組合鍵“ Ctrl+A ”快速選定）。
另外在平時使用中，還有幾個特別的快捷鍵可以加快選取：
Shift+Home ：使光標(biāo)處選至該行開頭處。
Shift+End ：從光標(biāo)處選至該行結(jié)尾處。
Ctrl+Shift+Home ：從光標(biāo)處選至文件開頭處。
Ctrl+Shift+End ：從光標(biāo)處選至文件結(jié)尾處。
Shift+ 移動光標(biāo)：逐字逐行地選中文本（用于一邊看一邊選取文本）。
Shift+Alt+ 鼠標(biāo)左鍵單擊：可選中原光標(biāo)所在位置至后鼠標(biāo)左鍵單擊光標(biāo)位置的矩形區(qū)域。
小提示：在選取時還可利用“ F8 ”鍵來進(jìn)行快速選取。具體操作方法是：先按“ F8 ”鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的“擴(kuò)展選取”模式（窗體狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”會由灰變成黑色），然后按“ F8 ”鍵便可選擇光標(biāo)位置后的一個字符，若再按一次“ F8 ”鍵則可選擇光標(biāo)所在位置的整行字符，再按一次便可選擇光標(biāo)所在的整段字符，再按一次選擇整篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實現(xiàn)更多功能，如，與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容；而與編輯鍵（光標(biāo)鍵上面的那些鍵）配合使用，則可更方便地進(jìn)行選取，如按下“ Home ”鍵或“ End ”鍵，則能選擇當(dāng)前光標(biāo)所在行以光標(biāo)為界的前半行或后半行。如果按住“ Ctrl ”鍵再按下這兩個鍵，則選擇以當(dāng)前光標(biāo)所作位置為分界點的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”鍵或“ PageDown ”鍵，則是按上、下頁選擇文本。在使用完并要取消擴(kuò)展模式時，只需按一下“ Esc ”鍵即可。
3.Word 中合并文件
問：在編輯文件時，若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中，除了采用打開原文件對內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行粘貼外還有沒有其他更好的方法呢？
答：如果要合并另一個文件，有一個更好的方法進(jìn)行。
�。� 1 ）打開要合并的一篇文件，然后在菜單欄選擇“工具→比較并合并文件”選項。
（ 2 ）選擇需要合并的另一篇文件，并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項即可。通過這兩步操作后，這兩篇文件就會合并在一起，同時若要合并多個文件，則可按此方法依次進(jìn)行。
4.快速定位光標(biāo)
問：在文件編輯中，經(jīng)常需要把光標(biāo)移到某個位置，如果能夠快速進(jìn)行移動，那肯定會節(jié)省很多時間，提高工作效率，請問怎樣進(jìn)行快速定位呢？
答：對于一些特殊的位置，可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個快捷方式如下：
Home ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行首。
End ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行尾。
Ctrl+Home ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件的行首。
Ctrl+End ：將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件結(jié)尾處。
5.字號快速調(diào)整
問：在 Word 中編輯文字時，有時只需將字號縮小或放大 一磅 ，而若再利用鼠標(biāo)去選取字號將影響工作效率，請問有沒有方法快速完成字號調(diào)整？
答：可以，利用鍵盤選擇好需調(diào)整的文字后，再在鍵盤上直接利用“ Ctrl+[ ”組合鍵縮小字號，每按一次將使字號縮小 一磅 ；而利用“ Ctrl+] ”組合鍵可擴(kuò)大字號，同樣每按一次所選文字將擴(kuò)大 一磅 。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后，利用組合鍵“ Ctrl+Shift+> ”來快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”快速縮小文字。
6.快速對齊段落
問：在 Word 中要設(shè)置段落對齊，通常大家是利用格式工具欄中的對齊方式進(jìn)行，請問有沒有更方便快速的方法呢？
答：有，可以利用組合鍵來快速完成，常用的設(shè)置方式組合鍵如下：
Ctrl+E ：段落居中。
Ctrl+L ：左對齊。
Ctrl+R ：右對齊。
Ctrl+J ：兩端對齊。
Ctrl+M ：左側(cè)段落縮進(jìn)。
Ctrl+Shift+M ：取消左側(cè)段落縮進(jìn)。
Ctrl+T ：創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。
Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進(jìn)量。
Ctrl+Q ：刪除段落格式。
Ctrl+Shift+D ：分散對齊。
7.移動光標(biāo)快速定位
問：在 Word 中編輯文件時，經(jīng)常需把光標(biāo)快速移到前次編輯的位置，而若采用拖動滾動條的方式非常不便，請問有沒有快捷的方法呢？
答：有，可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時，可直接在鍵盤上按組合鍵“ Shift+F 5 ” 。同時使用該組合鍵還可使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。
8.快速調(diào)整 Word 行間距
問：在編輯調(diào)整 Word 文件行距時，常見一些“高手”不用調(diào)出格式來進(jìn)行設(shè)置，請問他們是如何完成調(diào)整的呢？
答：其實方法非常簡單，在需要調(diào)整 Word 文件中行間距時，只需先選擇需要更改行間距的文字，再同時按下“ Ctrl+1 ”組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”組合鍵則將行間距設(shè)置為雙倍行距，按下“ Ctrl+5 ”組合鍵可將行間距設(shè)置為 1.5 倍行距。
9.輕松統(tǒng)計 Word 文件中字?jǐn)?shù)
問：Word 中有一個非常實用字?jǐn)?shù)統(tǒng)計功能，如要統(tǒng)計一個文件中字?jǐn)?shù)，可直接在菜單欄中單擊“工具→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計”命令，便可得到一個詳細(xì)的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計表，而且還可在文件中選中一部分內(nèi)容進(jìn)行該部分字?jǐn)?shù)統(tǒng)計，但若要把該文件字?jǐn)?shù)插入到文件中，這樣得到結(jié)果后還需進(jìn)行輸入，操作起來繁瑣，請問有沒有更方便快速的方法呢？
答：可以直接把統(tǒng)計字?jǐn)?shù)插入到文件中，具體方法是：
�。� 1 ）在菜單欄單擊“插入→域”命令，在對話框“類別”下拉列表中選擇“文件信息”選項。
（ 2 ）再在“類別”下拉列表中選擇“ NumWords ”選項，并在右側(cè)相應(yīng)欄設(shè)好置域?qū)傩愿袷郊坝驍?shù)字格式，如圖1所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
圖1 統(tǒng)計文件字?jǐn)?shù)
小提示：以后在文字有變動時，只需在菜單欄單擊“工具→選項”命令，然后在打開的窗口中選擇“打印”選項卡，并選擇“更新域”復(fù)選框，這樣打印時，便會自動更新該域，得到新的統(tǒng)計數(shù)目。
10.輕松選取文件列
問：在 Word 文件中要選擇行的方法很多，操作起來也很方便，而如果要對列進(jìn)行操作，請問有沒有方便的方法進(jìn)行選取呢？
答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相對來說要少很多，其實要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾，然后按住鍵盤上“ Alt ”鍵，配合鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取即可，如圖2 所示。
圖2 列的選取
11.巧去網(wǎng)址超鏈接線
問：當(dāng)我們在 Word 文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時， Word 會自動產(chǎn)生鏈接下劃線，請問有沒有辦法去除呢？
答：這其實是 Word 自動修改功能引起的麻煩，在想取消超鏈接的下劃線，只需按下組合鍵“ Ctrl+Z ”或“ Alt+BackSpace ”，便可將下劃線取消。
另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動功能：選擇“工具”菜單欄中的“自動更正”選項，在彈出的對話框中選擇“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“ Internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成關(guān)閉。
12.英文單詞換行排
問：在輸入英文或較長網(wǎng)址時（特別是中英文混排時），大家可能常遇到上行字距明顯拉寬，而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情況，這樣影響了文件的美觀，請問有沒有辦法讓英文單詞截斷換行排呢？
答：可以，只需對單詞或網(wǎng)址加入一個不間斷空格，具體操作方法是先選擇詞組中每個單詞（除最后一個單詞）后的空格并按下“ Ctrl+Shift+Space ”組合鍵即可。
13.不同頁面的設(shè)置
問：在一些特殊的 Word 版式設(shè)置時，需要將一個文件中的頁面設(shè)置成不同的方式，請問此時除了把不同頁面做成另一個文件進(jìn)行設(shè)置外，還有沒有其他方法輕松完成設(shè)置？
答：要在 Word 中同一文件中設(shè)置不同頁面，可以采用下面這種方法進(jìn)行：首先在菜單欄單擊“文件 →頁面設(shè)置”命令，在“頁面設(shè)置”對話框中將文件前一種頁面版式設(shè)置好后，再將光標(biāo)移至需更換版式的頁面，再次打開“頁面設(shè)置”對話框，并按需要對頁面進(jìn)行調(diào)整后，在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇“插入點之后”項，如圖3 所示，此時便可在同一個文件中得到不同的頁面設(shè)置。
圖3 不同頁面設(shè)置
14.修改自動加標(biāo)注
問：在完成某個文件后再交給其他人審閱或修改，當(dāng)然希望能一眼就看出修改了哪些地方，請問有沒有辦法做到這呢？
答：可以，只需利用 Word 的追蹤修訂功能，在把文件交給其他人修改之前進(jìn)行一些設(shè)置即可。打開要使用追蹤修訂功能的文件，再在菜單欄單擊“工具→修訂”命令打開修訂功能，這樣便會在進(jìn)行文件閱讀修改時， Word 將自動地給修訂者做修改標(biāo)注，而且對于不同修訂者的修改會自動采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分。
15.字體設(shè)置快速做
問：在 Word 中對文字進(jìn)行編輯時，經(jīng)常需對文字進(jìn)行一些修飾，象文字的加粗、傾斜、下劃線等，請問有沒有快捷的方法來完成設(shè)置呢？
答：可以完全利用鍵盤來完成設(shè)置。下面對常用的幾種方法分別介紹如下：
***文字加粗
首先選中要加粗的文字，直接按組合鍵“ Ctrl+B ”便可快速完成；而若要對接下來將輸入的文字加粗，則可利用命令格式“ * 加粗文字 * ”（雙引號不用輸入，下同）來完成，即先輸入一個“ * ”號，然后再輸入文字內(nèi)容，需加粗的文字輸入完后，再輸入一個“ * ”號即可自動讓兩個“ * ”號之間的文字加粗。
***斜體文字
要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法，對于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們，再利用組合鍵“ Ctrl+I ”快速完成斜體設(shè)置；而未輸入的文字，則可利用命令格式“ _ 斜體文字 _ ”來完成。
***下劃線文字
要設(shè)置文字下劃線，則可先選定要添加下劃線的文字，再同時按“ Ctrl+U ”組合鍵即可實現(xiàn)。
16.怎樣調(diào)出多重剪貼板
問：在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪貼板功能，請問若在關(guān)閉它后又怎樣去打開多重剪貼板進(jìn)行選擇粘貼呢？
答： Word 2000 將剪貼板中所容納數(shù)據(jù)的數(shù)目由原來的 1 個調(diào)至 12 個，而 Word XP 更增加至 24 個。多重剪貼板可以大大方便我們的編輯處理，而若關(guān)閉了多重剪貼板后，則不能再進(jìn)行選擇粘貼，此時若要再使多重剪貼板出現(xiàn)，則可在菜單欄單擊“編輯→ Office 剪貼板”命令即可要開剪貼板。
17.如何調(diào)整下劃線和文字的距離
問：在編輯 Word 時給文字添加下劃線后，有時覺得下劃線與文字的底邊之間距離不合適，請問能不能對這個距離進(jìn)行調(diào)整？
答：可以調(diào)整文字與下劃線之間的間距。在選擇好要添加下劃線的文字后，再在菜單欄單擊“格式 → 字體”命令，然后在打開的字體對話框中選擇“字符間距”選項卡，再在“位置”下拉列表框中根據(jù)需要選擇“提升”或“降低”項，如圖4 所示，并在“磅值”框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度�？梢愿淖兤渲械闹�，從最下面的自動演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕關(guān)閉“字體”對話框。回到編輯窗口后，再選擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容，然后用組合鍵“ Ctrl ＋ U ”設(shè)置下劃線。這樣，下劃線和文字底邊就沒有緊靠在一起了。
圖4 調(diào)整文字和下劃線間距
18.快速去除回車、分頁等特殊設(shè)置
問：有些朋友可能深有體會，當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到 Word 文件中時，常會出現(xiàn)格式混亂的情況，請問有沒有辦法快速去除這些不想有的格式設(shè)置？
答：在對網(wǎng)頁上的文章進(jìn)行復(fù)制時，它的格式也被復(fù)制，因而在進(jìn)行粘貼時便會發(fā)生很多麻煩，如要去除其中的其他非文字符號、軟回車、制表符等，我們只要對這些特殊符號刪除掉，或者替換掉就可以了�？梢允褂谩熬庉嫛辈藛螜谥械摹疤鎿Q”命令來比較輕松的完成。另外還可利用 Word 提供的“選擇性粘貼”進(jìn)行：在進(jìn)行了復(fù)制操作后，再轉(zhuǎn)入 Word ，在其菜單欄上單擊“編輯 → 選擇性粘貼”命令，如圖5所示，另外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再從記事本進(jìn)行復(fù)制，然后轉(zhuǎn)入到 Word 文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。
小提示：對于一些特殊符號則需要知道它的輸入表示法。如：“ ^l ”表示軟回車，“ ^p ”表示硬回車，“ ^t ”表示制表符，“ ^m ”表示手動分頁符，“ ^+ ”表示長劃線（—），“ ^= ”表示短劃線（ – ），“ ^l ”表示人工換行符， ^n 表示分欄符。
圖5 “選擇性粘貼”對話框
19.輕松調(diào)用數(shù)據(jù)庫文件中數(shù)據(jù)
問：在使用 Word 進(jìn)行編輯時，如要調(diào)用 Access 、 Excel 等其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，除了最常用的復(fù)制、粘貼的方法外，請問還有沒有其他更好的方法？
答：常規(guī)的復(fù)制和粘貼操作調(diào)用其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)后，會帶來一些麻煩，如數(shù)據(jù)的修改更新、編輯處理等。而若利用“插入數(shù)據(jù)庫”方法完成調(diào)用，則可大大方便以后的操作處理。其具體方法是：先通過選擇“視圖 → 工具欄 → 數(shù)據(jù)庫”選項，使數(shù)據(jù)庫工具出現(xiàn)在 Word 界面上，然后將光標(biāo)移至需調(diào)用數(shù)據(jù)的位置，再單擊數(shù)據(jù)庫工具面板上的“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在新打開的“數(shù)據(jù)庫”對話框中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，如圖6 所示。在選擇好要調(diào)用的數(shù)據(jù)庫文件后再單擊“確定”按鈕返回“數(shù)據(jù)庫”對話框，此時“設(shè)置查詢選項”將起作用。在此要對調(diào)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)置篩選等，可以根據(jù)自己的需要，設(shè)置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。另外還可在“排序記錄”中對引入的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，在“選擇域”中對引入數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行篩選等。當(dāng)所有的篩選條件均設(shè)置好以后，就可以插入數(shù)據(jù)了。
圖6 編輯排版技巧 (3)
20.精確進(jìn)行文本移動
問：在對 Word 文件進(jìn)行編輯時，常需對某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整，通常采用鼠標(biāo)拖曳的方式進(jìn)行移動，但在長文件中進(jìn)行操作時比較麻煩，請問有沒有更好的方法精確移動？
答：可以利用“ F2 ”鍵來進(jìn)行精確移動，其具體操作方法是這樣的：先選中要精確移動的文本內(nèi)容，再在鍵盤上按“ F2 ”鍵，此時屏幕左下角狀態(tài)欄中會顯示“移至何處？”的提示。接下來只需把光標(biāo)移至目的地，按回車鍵便可精確完成移動。
21.相同格式段落快速選定
問：在 Word 中，若要對某些段落進(jìn)行相同格式設(shè)置或修改，請問有沒有辦法快速完成選定呢？
答：可以，可先選中其中任意一個段落，然后單擊“格式→顯示格式”命令，在彈出的任務(wù)窗口中單擊“所選文字”區(qū)域示例文字框右邊的下拉按鈕，選中“選擇所有格式類似的文本”即可實現(xiàn)全部選定。
22.編號自動生成
問：在 Word 中進(jìn)行編輯時，有時需要文件自動產(chǎn)生一些編號，這樣便于在修改時自動進(jìn)行變化，請問這個自動編號怎樣生成呢？
答：如果要輸入一系列編號，則可利用 Word 的虛擬表格功能來讓系統(tǒng)自動輸入編號。方法如下：假設(shè)要輸入一個 1 ～ 300 的一個編號。首先在 Word 中單擊工具欄中的“表格和邊框”工具按鈕，然后在文件中畫一個表格，并把該表格設(shè)置為列數(shù)為 1 ，行數(shù)為 300 。然后選中制作的表格，選擇“格式”菜單中的“項目符號和編號”選項，在彈出的對話框中選擇“編號”選項卡，再在下面的格式中選擇一種自己中意的編號形式，這樣電腦就會自動生成這種編號。然后再次選中該表格，選擇“編輯”欄下的“剪切”項，然后在選擇“編輯”菜單欄中“選擇性粘貼”選項，在彈出對話框中選擇“無文本格式”，最后單擊“確定”按鈕完成。此時在文件中就會產(chǎn)生一個 1 ～ 300 的編號，而沒有了表格。只要在各個編號中輸入內(nèi)容即可。
23.如何自動生成目錄
問：在利用 Word 編寫一些書本時，常希望能自動生成目錄，請問該如何進(jìn)行設(shè)置才能快速生成？
答：首先在格式工具欄上單擊“格式窗格”按鈕（或直接在格式選擇欄中直接選擇“其他”）打開“樣式和格式”設(shè)置欄，再在其中要設(shè)置的格式名稱上單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“修改”選項，按提示對字體、段落等設(shè)置好后，再在 Word 菜單欄單擊“視圖 → 工具欄 → 大綱”命令打開大綱，并在“大綱級別”中設(shè)置好該格式的級別，然后再對文件中各段落進(jìn)行格式選擇，設(shè)置完成后再把光標(biāo)移到需放置目錄的位置，再在 Word 菜單欄單擊“插入 → 引用 → 索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框，在該對話框選擇“目錄”選項卡，然后根據(jù)自己的需要設(shè)置好“顯示級別”，如圖7 所示，完成后單擊“確定”按鈕便可快速得到自己想要的目錄。
圖7“索引和目錄”對話框
24.輕松去掉頁眉的橫線
問：有很多朋友在利用 Word 插入頁眉后，都發(fā)現(xiàn)頁眉信息下總會有一條橫線，影響整個文件的美觀，請問有沒有辦法把這條橫線去掉？
答：方法當(dāng)然有，最簡單的方法就是在頁眉區(qū)域雙擊鼠標(biāo)左鍵激活頁眉，然后單擊“格式→邊框和底紋”命令，在彈出的對話框中把邊框設(shè)置為“無”，并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”，再單擊“確定”按鈕即可發(fā)現(xiàn)該橫線已被去除。
25.快速設(shè)置段落縮進(jìn)
問：在對段落進(jìn)行編輯時，請問有沒有快捷的方法對段落縮進(jìn)進(jìn)行快速設(shè)置呢？
答：有，將插入點定位在需進(jìn)行設(shè)置的段落上，重復(fù)按“ Ctrl+M ”組合鍵可增加該段落的“左側(cè)段落縮進(jìn)”；反之，按“ Ctrl+Shift+M ”組合鍵即可減少。同樣，按“ Ctrl+T ”組合鍵可增加該段落的“懸掛縮進(jìn)”，按“ Ctrl+Shift+T ”組合鍵可減少該段落的“懸掛縮進(jìn)”。
26.快速設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)
問：在對文件進(jìn)行編輯時，除了用標(biāo)尺或菜單進(jìn)行左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)操作外，還有沒有其他方法進(jìn)行快速設(shè)置？
答：可以使用“ Tab ”鍵和“ BackSpace ”鍵設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)。
27.快速復(fù)制 Word 字體、段落格式
問：在 Word 中如果要對文件的一個大段落進(jìn)行格式操作，除了可以使用“格式刷”來復(fù)制文字、段落格式以外，還有沒有其他的方法呢？
答：還可利用組合鍵來快速完成。具體方法是：首先把插入點移到段首，按“ Ctrl+shift+ ↓”組合鍵選中整個段落，然后按“ Ctrl+Shift+C ”組合鍵復(fù)制字體、段落格式；接下來把插入點移到目標(biāo)段落，按下“ Ctrl+Shift+V ”組合鍵粘貼該格式。值得注意的是，如果首先只是把插入點移到源格式段落中而不進(jìn)行選定操作，那么復(fù)制和粘貼的就只有段落格式，而不包括相關(guān)字體格式。
28.精確對齊輕松做
問：在 Word 文件中進(jìn)行編輯時，有時出現(xiàn)某行總不能與其他行整齊對齊的情況，此時在標(biāo)尺上進(jìn)行拖動或按空格鍵總達(dá)不到要求，請問此時有沒有辦法對該行進(jìn)行精確對齊？
答：當(dāng)出現(xiàn)這種情況時，可以利用標(biāo)尺上拖動首先縮進(jìn)的方式進(jìn)行，但和一般拖動不同的地方是在進(jìn)行精確對齊拖動時按“ Alt ”鍵不松開，此時便可隨心所欲地在標(biāo)尺上對該段落首行縮進(jìn)進(jìn)行調(diào)整。另外對于一些特殊的情況，如制作試卷時的選擇題答案對齊，則可利用 Word 的表格與文本轉(zhuǎn)換功能輕松實現(xiàn)。具體方法是：對于需精確按列對齊的選項，我們可以按照它的行列數(shù)繪制一個相關(guān)表格，利用表格列寬可以自動調(diào)整的功能進(jìn)行對齊設(shè)置，然后再把表格轉(zhuǎn)換成文本就可避開從鍵盤輸入的煩瑣，簡單地輸入了。現(xiàn)在以英語試卷中輸入一個有 5 道選擇題的完形填空答題選項為例來了解一下它的操作過程：
（ 1 ）繪制一 5 行 5 列的表格（確定列數(shù)的時候，要注意把題號算進(jìn)去）。
（ 2 ）在表格的第 1 行第 1 列輸入題號“ 1 ”，后四列依次輸入答案編號“ A 、 B 、 C 、 D ”和相對應(yīng)的答案選項。
�。� 3 ）依次在各行的第 1 列輸入相應(yīng)題號，后四列依次輸入答案編號“ A 、 B 、 C 、 D ”和相對應(yīng)的答案選項（答案編號可以使用“復(fù)制→粘貼單元格”命令進(jìn)行快速輸入）。
（ 4 ）由于第 1 列顯示的是編號，通常列寬較窄，可以單獨(dú)調(diào)節(jié)。再選中其余四列，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“平均分布各列”選項。
（ 5 ）選中整個表格，單擊“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文本”命令，再單擊“確定”按鈕即完成了答案選項的輸入。
29.讓鼠標(biāo)助你快速復(fù)制
問：在 Word 中要對某些內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時，一般大家都采用先選擇這些內(nèi)容，然后利用鼠標(biāo)在工具欄單擊“復(fù)制”、“粘貼”按鈕完成，或者直接在鍵盤上利用組合鍵“ Ctrl+C ”及“ Ctrl+V ”完成，請問還有沒有更快捷的方法呢？
答：有，利用鼠標(biāo)常用的有三種方法可快速完成復(fù)制。
第一種方法是，在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，再按住“ Ctrl ”鍵不松開，并把鼠標(biāo)指針移到該選擇區(qū)上按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動即可。
第二種方法是，可通過鼠標(biāo)右鍵打開的菜單來快速完成，具體方法是：在選中要復(fù)制的內(nèi)容后，把指針移到選擇區(qū)上并單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中選擇“復(fù)制”選項，然后再將光標(biāo)移到要粘貼的位置并單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”選項即可完成。
第三種方法首先同樣選定需復(fù)制的文字，然后按住鼠標(biāo)右鍵拖動該文字塊至目標(biāo)位置，松開鼠標(biāo)右鍵即完成復(fù)制操作。
30.一次完成中英文兩類字體設(shè)置
問：在 Word 中，如果要對一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文稿進(jìn)行字體格式設(shè)置，有什么好的辦法可以同時實現(xiàn)嗎？
答：可以，首先選中要設(shè)置字體的所有文本，把鼠標(biāo)移到該文本上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“字體”選項打開“字體格式”對話框。在對話框中分別對中、英文字體進(jìn)行格式設(shè)置，最后單擊“確定”按鈕便可完成兩類字體的設(shè)置。
31.讓標(biāo)題不再排在頁末
問：在 Word 中進(jìn)行編輯排版時，有時出現(xiàn)某些標(biāo)題正好排在頁末的情況，請問有沒有辦法避開這種情況？
答：標(biāo)題出現(xiàn)在頁末確實非常不美觀，其實只需在排版時稍加設(shè)置便可避開這種情況。具體方法是：把插入點移到標(biāo)題所在段落，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項，并在隨之出現(xiàn)的對話框中的選擇“換行和分頁”選項卡選擇在“與下段同頁”復(fù)選框，如圖8 所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
小提示：如果選中“孤行控制”復(fù)選框，系統(tǒng)則會自動向下頁移一行文字來避免一頁底部出現(xiàn)某段的第一行文字或是某頁頂部出現(xiàn)某段的最后一行文字。
圖8 避開標(biāo)題出現(xiàn)在頁末
32.在文件中簽名方法技巧
問：在 Word 文件中可以添加包含個人信息的簽名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以實現(xiàn)呢？
答：在個人文件中加入個人信息不但可以很好區(qū)別文件編輯者，而且還很具個性化。而要實現(xiàn)它并不難，可利用下面幾種方法實現(xiàn)。
1 ．利用 Word 的宏命令
操作步驟如下：
�。� 1 ）在“工具”菜單上，選擇“宏”子菜單的“錄制新宏”選項。
（ 2 ）在“宏名”文本框中輸入宏的名稱，比如“個人簽名”。并在“將宏保存在”列表框中，單擊將保存宏的模板或文件。然后單擊“確定”按鈕開始錄制宏。
（ 3 ）將要輸入的個人信息錄制好。然后再單擊“工具”菜單的“宏”命令，選擇“停止錄制”選項。
以后要輸入這些信息的時候，我們可以執(zhí)行如下操作來運(yùn)行“宏”，在“工具”菜單上單擊“宏”命令，然后再選擇下一級子菜單“宏……”選項，選擇開始建立好的“宏”的名字，單擊“運(yùn)行”按鈕，這樣個人信息就出現(xiàn)了。
2 ．利用域操作
操作步驟如下：
�。� 1 ）在“工具”菜單上單擊“選項”命令，然后再單擊“用戶信息”選項卡。
（ 2 ）在“通訊地址”文本框中輸入個人信息。
（ 3 ）在“插入”菜單上，單擊“域”命令。
�。� 4 ）在“類別”列表框中，選擇“用戶信息”項，在“域名”中選擇“ UserAddress ”或者“通訊地址”，單擊“確定”按鈕，個人信息就自動填寫好了。
3 ．利用自動更正實現(xiàn)
操作步驟如下：
�。� 1 ）在“工具”菜單上，選擇“自動更正”選項。
�。� 2 ）在“替換”文本框中，輸入一個不經(jīng)常使用的符號（這主要是為了防止替換了正常使用的文字或符號），如“ ? ”。然后在“替換為”文本框中，輸入個人信息，最后單擊“添加”按鈕完成。
這樣設(shè)置好以后，下次只要輸入“ ? ”，就會出現(xiàn)個人信息了。不過利用這種方法不能分行，最后我們還需要手動調(diào)整一些。
4 ．利用自動圖文集來實現(xiàn)
操作步驟如下：
�。� 1 ）首先選擇要保存為自動圖文集詞條的個人信息。
（ 2 ）在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“新建”選項。
�。� 3 ）輸入要新建圖文集的名稱，如“個人信息”。這樣個人信息就錄制好了。
當(dāng)以后要輸入個人信息時，只需要在“插入”菜單上，單擊“自動圖文集”命令，再選擇“正文”項，最后單擊“個人信息”即可。其實，不僅可以利用這些方法輸入個人信息，如果其他內(nèi)容經(jīng)常要重復(fù)輸入的話，我們也可以利用這些方法。
33.快速添加聯(lián)合文件頭
問：有時需對 Word 文件添加聯(lián)合文件頭，由于它有特殊格式要求，制作起來很麻煩。請問有沒有又快又好的方法來完成這一任務(wù)呢？
答：可以，具體方法如下：
�。� 1 ）根據(jù)聯(lián)合文件頭的文字行數(shù)和式樣插入行列數(shù)合適的表格。
�。� 2 ）按文件頭樣式把相應(yīng)需顯示大字體的單元格合并。
�。� 3 ）選中所有的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“表格屬性”命令打開相應(yīng)的對話框，再單擊“單元格”選項卡，單擊“選項”按鈕，在隨之出現(xiàn)的“單元格選項”對話框中，選擇“適應(yīng)文字”復(fù)選框后單擊“確定”按鈕退出。我們即可以根據(jù)需要調(diào)整聯(lián)合文件頭的各個部分的字體、字號、字的顏色及表格的列寬、行高等設(shè)置。
�。� 4 ）取消表格邊框。例如：假定聯(lián)合文件頭樣式為“××市××單位××文件”，聯(lián)合發(fā)表該文件的單位數(shù)目為 4 個，插入的表格應(yīng)該是 4 行 3 列。由于“××市”和“××文件”需設(shè)置大字體，故要把第 1 列和第列單元格合并。其他設(shè)置可以按照上面的方法完成即可。
34.巧改文本框的形狀
問：Word 用戶都可能發(fā)現(xiàn)，在插入文本框時，其形狀通常都是矩形，請問能不能根據(jù)實際輸入的需要，對文本框的形狀進(jìn)行改變呢？
答：可以，首先選中要改變形狀的文本框，然后單擊“繪圖”工具欄上的第一個“繪圖”按鈕右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“改變自選圖形”選項，選定一種需要設(shè)置的圖形形狀即可，如圖9 所示。用此法也可改變插入的“自選圖形”的形狀。
圖9選擇“自選圖形”的形狀
35.頁碼任意位置插入
問：在 Word 中利用“插入→頁碼”命令可以為各頁加入頁碼，但其位置總被固定在幾個區(qū)域，請問能不能突破限制，讓頁碼的位置隨心所欲地進(jìn)行調(diào)整？
答：可以利用兩種方法實現(xiàn)，第一種方法是利用 Word 提供的“文本框”功能實現(xiàn)。其具體方法是：首先在需要插入頁碼的區(qū)域插入一個文本框并調(diào)節(jié)好文本框的大小，然后在文本框內(nèi)輸入相應(yīng)的頁碼編號后，用鼠標(biāo)右鍵單擊文本框邊框線，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”選項，把“線條”顏色設(shè)置為“無”，單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁碼，只要單擊頁碼，仍可調(diào)出虛線文本框，按住鼠標(biāo)左鍵不放隨意拖動文本框，頁碼位置也可隨之移動。
第二種方法是直接利用鼠標(biāo)的拖動功能，具體操作方法是：先利用“插入→頁碼”命令完成頁碼插入后，再在頁碼框上雙擊鼠標(biāo)左鍵（此時便可對頁碼進(jìn)行編輯），然后把指針移到頁碼框上，按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，如圖10 所示，便可對頁碼的位置進(jìn)行任意調(diào)整。
圖10利用鼠標(biāo)插入頁碼
36.如何給文件添加行號
問：如果要統(tǒng)計 Word 文件中的行數(shù)，除了查看狀態(tài)欄信息外，能不能讓系統(tǒng)自動地為每行添加行號？
答：如果要給 Word 文件添加行號，只需在菜單欄單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，然后選擇“版式”選項卡，在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇設(shè)置行號的范圍，再單擊“行號”按鈕，選擇“添加行號”復(fù)選框，在“編號方式”選擇項中可以根據(jù)要求選擇以頁、節(jié)為單位編號或是對整篇文件進(jìn)行連續(xù)編號，如果要統(tǒng)計文件的總行數(shù)，就選擇“連續(xù)編號”單選按鈕即可，如圖11 所示。
圖11
37.如何設(shè)置不同的奇 / 偶頁頁眉及頁腳
問：在編輯一些多頁的文件時，常需插入頁眉或頁腳，但在通常情況下其奇偶頁是相同的，請問如果要為奇、偶頁設(shè)置不同的頁眉和頁腳，則應(yīng)該如何進(jìn)行操作？
答：這個問題很多用戶都常遇到，其實處理起來并不難。具體操作如下：
�。� 1 ）單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，在彈出的“頁眉和頁腳”對話框中單擊“頁面設(shè)置”按鈕。然后選擇“頁眉和頁腳”框下的“奇偶頁不同”和“首頁不同”復(fù)選框并單擊“確定”按鈕返回“頁眉和頁腳”對話框。
�。� 2 ）在文件首頁頁邊距區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)“首頁頁眉和頁腳”區(qū)域，若首頁無需頁眉和頁腳，則在此可不輸入任何內(nèi)容。
�。� 3 ）單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“顯示下一項”按鈕，則在第 2 頁頂部會顯示“偶數(shù)頁頁眉”，可以根據(jù)需要在頁眉區(qū)域輸入相關(guān)內(nèi)容；如果需要設(shè)置頁腳，可單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳區(qū)域輸入相應(yīng)頁腳信息。
�。� 4 ）再次單擊“顯示下一項”按鈕，第 3 頁頂部會顯示“奇數(shù)頁頁眉”字樣，可以參照步驟 3 完成奇數(shù)頁頁眉和頁腳的設(shè)置。
（ 5 ）單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕，即可看見奇 / 偶頁不同的頁眉和頁腳設(shè)置應(yīng)用于整篇文件了。
38.巧為拼音設(shè)置不同顏色及字體
問：在 Word 中對文件進(jìn)行編輯時，有些用戶總覺得遺憾，因為文件中的拼音字體及顏色不能按自己的需要進(jìn)行調(diào)整，請問究竟有沒有辦法對拼音設(shè)置不同的顏色或字體？
答：拼音的設(shè)置不同于文件中文字的設(shè)置，如果直接去嘗試選中拼音，則會對拼音下的文字也進(jìn)行選中，因而要解決這個問題，可以進(jìn)行下面的操作：
�。� 1 ）先用鼠標(biāo)選中已經(jīng)添加了拼音的文字，并在選擇區(qū)上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”選項，這時我們發(fā)現(xiàn)拼音和文字已經(jīng)變成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相關(guān)代碼。
�。� 2 ）要想對拼音和文字設(shè)置不同的字體及顏色，只需分別選定每一個字的拼音（也可以是拼音中需要強(qiáng)調(diào)的某個或某些字符）或漢字代碼進(jìn)行字體或顏色設(shè)置。
�。� 3 ）設(shè)置完成后，再選中所有的代碼，單擊鼠標(biāo)右鍵，再次選擇“切換域代碼”選項，此時就會發(fā)現(xiàn)，拼音和文字已經(jīng)變得五顏六色、多姿多彩了。
39.取消已插入的頁碼
問：當(dāng)在 Word 文件中想把已插入的頁碼消除，通常采用把文件內(nèi)容復(fù)制到記事本中，再粘貼到新的文件中進(jìn)行取消，請問有沒有簡單的方法完成頁碼刪除？
答：其實要取消頁碼，操作并沒有上面講的那樣復(fù)雜，可以輕松地完成頁碼取消。具體操作方法如下：首先在頁碼編號上用鼠標(biāo)左鍵雙擊進(jìn)入編輯狀態(tài)，然后選中需取消的頁碼號，再按“ Delete ”鍵即可取消頁碼。
40.為分欄創(chuàng)建頁碼
問：給每個頁面都創(chuàng)建頁碼非常有用，而在對每頁分欄后，頁碼并不會對每欄都加入頁碼，請問有沒有辦法為每欄都創(chuàng)建頁碼？
答： Word 文件分欄后，盡管一頁有兩欄乃至多欄文字，但程序仍然將文件視為一頁，使用“插入”菜單中的“頁碼”命令不能給每欄文字一個頁碼。如果需要給兩個分欄文字的頁腳（或頁眉）各插入一個頁碼，產(chǎn)生諸如 8 開紙上的兩個 16 開頁面的效果�？梢园匆韵路椒ú僮鳎簡螕簟耙晥D”菜單的“頁眉和頁腳”命令，切換至第一頁的頁腳（或頁眉）。在與左欄對應(yīng)的合適位置輸入“第 {={PAGE}*2-1} 頁”，在與右欄對應(yīng)的合適位置輸入“第 {={PAGE}*2} 頁”。輸入時先輸“第頁”，再將光標(biāo)插在兩者中間，連續(xù)按兩下“ Ctrl+F 9 ” 組合鍵，輸入大括號“{} ”。然后在大括號“ {} ”內(nèi)外輸入其他字符，完成后分別選中“ {={PAGE}*2-1} ”和“ {={PAGE}*2} ”，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇快捷菜單中的“更新域”選項，即可顯示每頁左右兩欄的正確頁碼。
如果文件分為三欄，并要在每欄下顯示頁碼，可以將“第頁”之間的域代碼修改為“ {={PAGE}}*3-2} ”、“ {={PAGE}*3-1} ”和“ {={PAGE}}*3} ”。再按上面介紹的方法更新，即可顯示各欄的正確頁碼，并由此得四分欄乃至更多分欄的域代碼如何設(shè)計。若要在更新域后修改域代碼，可以將其選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”選項，即可看到完整的域代碼。
41.為部分文件創(chuàng)建不同頁眉或頁腳
問：在 Word 中進(jìn)行編輯時，有時需要對同一個文件中不同部分頁面創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，請問有沒有辦法解決？
答：可以肯定的是能夠按需進(jìn)行創(chuàng)建。由于一般要創(chuàng)建頁眉或頁腳時， Word 自動在整篇文件中使用同樣的頁眉或頁腳。如果要為部分文件創(chuàng)建不同于其他部分的頁眉或頁腳，首先要對文件進(jìn)行分節(jié)，然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁眉或頁腳間的連接。
如果尚未對文件進(jìn)行分節(jié)，那么應(yīng)該在要使用不同的頁眉或頁腳的新節(jié)起始處插入一個分節(jié)符，然后單擊要為其創(chuàng)建不同頁眉或頁腳的節(jié)，再單擊“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令即可。當(dāng)然如果需要，也可將光標(biāo)移到要修改的頁眉或頁腳處。再單擊“頁眉和頁腳”工具欄上“同前”選項。修改已有的頁眉或頁腳，或為該節(jié)創(chuàng)建新的頁眉或頁腳。則 Word 會自動對后續(xù)各節(jié)中的頁眉或頁腳進(jìn)行同樣的修改。再為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳時，則重復(fù)上述步驟即可。
42.如何去除格式標(biāo)記
問：有些用戶在使用 Word 時總會在段落開始或末尾出來一些各式各樣的符號，有時影響觀看版面效果，請問可以去掉嗎？
答：這些符號叫做“格式標(biāo)記”，它們并不影響打印效果。如果想去掉它們，可以在“工具”菜單中選擇“選項”，然后在彈出的對話框中，選擇“視圖”選項卡，在“顯示”欄下列出許多格式標(biāo)記，可以選擇相應(yīng)的或取消選擇“全部”。
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