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文秘電話中的基本禮儀

　　打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。下面給大家介紹文秘電話中的基本禮儀，歡迎閱讀!

文秘電話中的基本禮儀

　　文秘電話中的基本禮儀：

　　1、時間適宜

　　打電話應(yīng)盡量避開上午7點前、晚上22點以后及午休、吃飯等時間。通話的時間不宜過長，一般以3至5分鐘為好。假如通話時間較長，也事先征求一下對方意見，并在結(jié)束通話時略表歉意。

　　2、注意禮節(jié)

　　接通電話，應(yīng)主動友好、恭敬地以“您好!”為開頭問候，然后再言及其他，切忌一上來就“喂”對方，或者開口便道自己的事情。

　　問候完畢后，接下來必須自報家門和證實一下對方的身份。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在，可以請求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說：“對不起，麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對方允諾，轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x，并問清對方的姓名。

　　終止通話前，預(yù)備放下話筒前，應(yīng)說“再見”或道謝的話語，因為這些一般是通話結(jié)束的信號，也是對對方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。

　　3、內(nèi)容精煉

　　打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。

　　文秘的個人禮儀：

　　1、迎送禮儀

　　當(dāng)客人來訪時，你應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進入會客廳或者公共接待區(qū)，并為其送上飲料，如果是在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。切記，始終面帶微笑。

　　2、名片禮儀

　　遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ�，接名片時要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　3、介紹禮儀

　　介紹的禮節(jié)是行為大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。

　　4、握手的禮儀

　　愉快的握手是堅定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不家過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。另外，不要在嚼著口香糖的情況下與別人握手。

　　文秘禮儀的重要性：

　　1、文秘禮儀的含義

　　文秘禮儀，是指文秘在工作和社會活動中，為了塑造個人和組織的良好形象而應(yīng)當(dāng)遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規(guī)范或程序。

　　文秘禮儀所涉及的范圍較廣，辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等等，哪個方面都不可偏廢。學(xué)習(xí)文秘禮儀的相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)盡早意識到文秘禮儀的重要性，提高自身禮儀修養(yǎng)并在工作中發(fā)揮其優(yōu)勢。

　　2、文秘禮儀的內(nèi)容

　　文秘自身的禮儀主要包括儀表的協(xié)調(diào)、儀表的色彩搭配和不同場合的儀表三個方面。所謂儀表的協(xié)調(diào)，是指一個人的儀表要與他的年紀(jì)、體型、職業(yè)和他所在的場合吻合，表現(xiàn)出一種和諧，這種和諧能給人以美感。要把握適度性，無論在修飾程度，還是飾品的數(shù)量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然適度，追求雕而無痕的效果。要注意適體型，修飾要與容貌、體型、個人氣質(zhì)相適宜；要與自己的身份和和職業(yè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合乎和體現(xiàn)自己的身份特點和表現(xiàn)自己的內(nèi)在的氣質(zhì)�；瘖y方面，在工作崗位上，以淡妝為主，避免使用芳香型化妝品。

　　不同的色彩有不同的象征意義，也有不同的禮儀效果。暖色調(diào)（紅、橙、黃等）給人以溫和，華貴的感覺，冷色調(diào)（紫、藍、綠等）則使人感到?jīng)鏊�、恬靜、安寧、友好。中和色（白、黑、灰等）給人平和、穩(wěn)重，可靠的感覺，是最常見的工作服裝顏色。在選擇服裝外飾物的色彩時，應(yīng)考慮到各種色調(diào)的協(xié)調(diào)與膚色，選定合適的著裝、飾品，同時運用相近的色彩配色，遵守服飾禮儀的“三色原則”。

　　儀表應(yīng)注意場合，根據(jù)不同的場合來進行著裝。喜慶場合，莊重場合及悲傷場合應(yīng)注意有不同的服裝，要遵循不同的規(guī)范和風(fēng)俗，考慮文化背景的影響。在不同的時間、地點及場所所適宜的裝扮是文秘人員不能忽視的。

　　3、與領(lǐng)導(dǎo)相處禮儀

　　美國著名教育家卡耐基認(rèn)為：一個人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外的85%是要靠人際關(guān)系、良好的人際關(guān)系不僅能使你心情愉快，重要的是會幫助你的工作步入成功。

　　而作為下屬，一定要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。特別是文秘，只有獲得上級領(lǐng)導(dǎo)有力的支持，才能更好的開展工作。與領(lǐng)導(dǎo)相處，需要注意一下幾點：一是要了解你的領(lǐng)導(dǎo)。與人相處，貴在相知。文秘經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，要了解他的工作作風(fēng)、習(xí)慣、愛好等，這樣就會減少許多不必要的麻煩。二是要尊重你的領(lǐng)導(dǎo)。單位的領(lǐng)導(dǎo)，一般具有較高的威望、資歷和能力、有很強的自尊心。作為下屬，應(yīng)當(dāng)維護領(lǐng)導(dǎo)的威望和自尊。學(xué)會與你的上司愉快相處。三是在工作中要配合你的上司。領(lǐng)導(dǎo)想不到的你能幫他想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的你已經(jīng)做到了，并且一個稱職的文秘還應(yīng)該多向上司提出有創(chuàng)造性的好意見。四是接受指示的禮儀。上司對下屬指示工作時，大都希望受到尊重，如多能馬上回答：“是”，“好的”，“我馬上來”等類似的話，上司會很高興。聽完指示后，要問明工作完成的最后期限，如果上司時間充裕，態(tài)度從容，可以請上司再復(fù)述一遍不明確的地方。要學(xué)會運用良好的溝通技巧，解決指示中的疑問。五是聽取上級領(lǐng)導(dǎo)的批評。對于上級的批評，首先要正確對待，認(rèn)真聽取，在聽取批評的過程中一定要平心靜氣，注意禮節(jié)。

　　4、接待禮儀

　　對文秘而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不論是接待遠(yuǎn)道而來的貴賓，還是接待來訪的群眾，文秘在具體的接待工作里既要有所區(qū)分，又要一視同仁。在任何時刻，對對方的重視、友好與熱情，是不可缺少的。

　　5、社交禮儀

　　禮儀的類別很廣泛，它涉及社會生活的各個方面，職業(yè)、民族、宗教、工作、學(xué)習(xí)、生活各個不同的領(lǐng)域均有不同特定的禮儀要求，因此，禮儀的內(nèi)容多種多樣，豐富多彩，但它有著自身的規(guī)律性。一是自律的原則。這是禮儀的基礎(chǔ)和出發(fā)點。自律就是自我約束，按照禮儀規(guī)范嚴(yán)格要求自己。二是敬人的原則。在社會交往中，要敬人之心常存，不可傷害他人的個人尊嚴(yán)，更不能侮辱對方的人格。三是寬容的原則。在交際中運用禮儀時，要嚴(yán)于律己，更要寬以待人。四是適度的原則。應(yīng)用禮儀時要注意把握分寸，認(rèn)真得體。五是真誠的原則。真誠就是在交際過程中做到誠實守信、不虛偽、不做作。

　　文秘辦公室接待的禮儀常識：

　　(1)接待來訪禮儀

　　人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。

　　如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時，秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。

　　在交談處理事務(wù)過程中，能立刻解決或答復(fù)的問題要及時處理，不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　(2)拜訪禮儀

　　對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。

　　拜訪時首要的禮儀是準(zhǔn)時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后，如果是初次見面要主動自我介紹，如果是熟人，也要先問候并握手致意。談話時應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　　(3)匯報工作時的禮儀

　　向上級匯報工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。

　　由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時不要過早抵達以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整好自己的狀態(tài)。

　　匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補充原有的材料。匯報結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌。

　　(4)辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)�；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

　　文秘接待客人的注意事項：

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認(rèn)一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

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