施工單位項目合同管理辦法
1.合同意識淡薄。在現(xiàn)行市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的生存與發(fā)展是由市場競爭來決定，而大多數(shù)施工企業(yè)尚處于轉型時期，還不能完全適應靠合同來維護企業(yè)自身利益這種市場競爭的方式，許多建筑施工企業(yè)不設合同管理部門，缺乏可行、有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對合同從簽訂到履行全過程進行有效地監(jiān)管。
2.合同管理人才缺乏，無正規(guī)的合同管理機構。合同管理和合同索賠是高智力型的涉及全局的，又是專業(yè)性、技術性和法律性很強的工作，管理人才的缺乏，極大地影響了合同管理水平的提高�，F(xiàn)今，大多數(shù)施工企業(yè)仍尚未建立正規(guī)的合同管理機構，不能對工程進行及時的跟蹤和實施有效的動態(tài)的合同管理。
3.合同管理體制不完善。一些企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫�。對合同的審核、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監(jiān)督考核全過程未能實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學化的管理。有些企業(yè)合同管理滯后，未能隨著產(chǎn)生的新問題適時更新完善。
4.管理信息化程度不高。目前，部分企業(yè)的合同管理工作仍以手工操作為主，信息化程度低。例如，企業(yè)辦公地點分散或下屬單位距企業(yè)總部較遠時，簽訂一份合同要從下屬單位到企業(yè)總部進行審批，往往需要往返多次才能辦完合同手續(xù)。沒有充分利用好計算機和網(wǎng)絡資源，既增加了成本，也降低了工作效率。
5.合同執(zhí)行不嚴。有些工程合同的簽約雙方都不認真履行合同，隨意修改合同，或違背合同規(guī)定。合同違約現(xiàn)象時有發(fā)生，如：業(yè)主暗中以墊資為條件，違法發(fā)包;承包商不按期依法組織施工，不按規(guī)范施工，形成延期工程、劣質工程，嚴重影響工程建設市場;承包單位違法分包;材料供應商以次充好，以假亂真等。
三、加強施工單位合同管理的具體改正建議及措施
(一)施工單位合同管理工作的基本要求
1.認真學習合同法、嚴格執(zhí)行單位合同管理文件。作為合同管理專職工作者，學習領會文件精神、法律條文，嚴格執(zhí)行單位管理文件要求是一項基本素質。筆者在項目進行財務管理工作中，參與對項目合同制定與簽約的審查工作，發(fā)現(xiàn)有部分合同管理工作人員，因不懂合同法或不執(zhí)行單位合同管理文件而導致無效合同產(chǎn)生或在合同管理中出現(xiàn)了不必要的糾紛。它體現(xiàn)了我們在管理過程中，對法律條文的約束性、符合性及規(guī)章制度的嚴肅性有漠視現(xiàn)象。
2.保證制定合同符合其基本特性。(1)要保證合同的基本特性符合，合同文本應盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本。(2)根據(jù)不同的合同內容，對范本的工作細則進行充實和修改，使其盡量符合現(xiàn)有的工作實際。根據(jù)擬建工程的特點和招標文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結果來起草。(3)對于不同的合同協(xié)議內容，要請歸口管理部門進行重點把關，進行修改訂正。
3.嚴把合同簽訂關。無論是總承包合同還是分包合同，在簽訂階段都必須注意以下幾個方面：一是合同簽訂要及時，決不可先干后簽或只干不簽，或將某些敏感的經(jīng)濟條款放到工程干完再談，使項目合同談判處于非常被動狀態(tài)，甚至引起雙方扯皮或發(fā)生經(jīng)濟糾紛;二是合同簽訂前，要執(zhí)行會審制度，防止越權代理、無效代理等個人行為;三是注意預付款條款，一般小型分包工程不支付預付款，對于大型分包工程，如果分包商不能出具相應保函，也不能支付預付款，否則，將給企業(yè)帶來較大風險;四是注意違約條款，對于合同雙方違約的處理必須要明確;五是注意工程轉包及再分包，必須在分包合同中注明“再分包視為違約，應承擔違約責任”。
4.加強合同的履約管理。合同重在執(zhí)行，這是確保合同按時按質完成的關鍵。項目應對合同實行全程動態(tài)管理，重點做好以下幾方面：一是跟蹤執(zhí)行，合同管理部門須對合同執(zhí)行過程進行全程跟蹤，及時處理履約中出現(xiàn)的問題;二是建立臺賬，客觀反映項目與承包商之間的合同額、工程形象進度、材料調撥、機械租賃、工程借款、變更索賠、結算支付、質量保證金及其它各項費用。三是關注工程款的結算與支付，避免因時過境遷帶來不必要的扯皮現(xiàn)象;四是注意合同總結，合同執(zhí)行情況的分析總結往往被人們所忽視，它是合同管理不可缺少的環(huán)節(jié)，對提高工程合同管理水平有很好的指導作用。
5.落實合同從編制到合同終止的全過程控制與管理。從合同意向行成到合同簽訂直至合同終止，全過程對合同管理，即合同的過程管理。合同執(zhí)行過程，合同雙方均要本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格履行自己合同義務，財務要會同項目管理人員一道，隨時關注合同的執(zhí)行狀況，對沒有履行約定義務的行為和行為人進行調解與處理，隨時保證合同履約完成。
(二)財務對合同管理的參與和督促重點
1.財務要督促合同管理部門執(zhí)行合同法及單位合同管理制度。落實合同管理制度，嚴格合同會簽制、合同評審制、對不符合規(guī)范的合同嚴格要求整改，力求使簽訂的合同基本要素齊全。防止項目管理活動中，這些制度流于形式。2.充分利用支付款項這一職能，督促完善合同的編制、簽訂與相關履約工作。包括對合同清結算相關的計量收方、支付、清結算單的簽認，使整個合同相關附件處于受控狀態(tài)。3.督促進行合同交底工作。合同交底是合同管理的重要工作。合同交底是使管理者了解合同，根據(jù)合同進行管理，督促對方履行合同的關鍵。工程施工項目容易對合同失控的關鍵，很多時候就是管理者對合同不熟悉，不會正確行使合同權益，沒有充分意識合同風險造成的。所以財務工作者要督促合理制定與歸口管理部門就逐級進行合同交底工作。4.財務對合同的審核工作。財務要認真學習合同法，對合同的審核，主要集中在審核合同的合法性、嚴密性，可行性方面，并審核合同簽認是否有效，公章、簽名等是否符合合同法要求等。在合同履行過程中，財務要嚴格審查收方結算的計量資料、發(fā)票、支付手續(xù)上合同相對方簽字人員是否合同法。5.財務對項目合同的登記、分類和保管。按財務制度要求，財務需保存項目原始合同一份，是支付款項的憑證和依據(jù)。根據(jù)這些年來項目經(jīng)歷的審計及項目完成后因后期變更、個別合同糾紛的對項目合同的復查需要，要求財務對合同進行更細致的分類、登記和裝訂保管。財務需建立合同電子檔案，并依據(jù)簽約日期和合同分類分別建檔案，以便隨時查找使用。6.財務對合同履行過程中資料的收集和保管。因施工單位項目部是隨項目成立而成立、項目完工而撤銷的，項目完工后，技術部門的一些資料容易流失，但合同經(jīng)濟糾紛的法律時限并未到期。因此，財務部門需要求技術部門將合同履行過程的一些隱蔽工程收方資料、票據(jù)、談判記錄、有關對方違約的材料原件等均作為結算書的附件，在財務歸檔、保管。7.合同的風險評價報告。財務部門應要求合同部人員在當月計量時，綜合或專項提供合同執(zhí)行情況分析，風險評估。隨時關注施工組織與施工進度計劃的執(zhí)行情況，對勞務隊伍的資金撥付、合同中存在的風險，形成專業(yè)的財務合同風險報告文件，及時送達項目負責人，供其決策與調度。
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