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員工檔案管理要求
員工檔案管理制度規(guī)定
一、 管理目的
1、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行。
二、 人員定義
公司所有員工劃分為四種：
檔案依據(jù)四種人員采取相應(yīng)的管理。
三、 檔案文件定義
1．員工入職前及入職后提供的個(gè)人資料，簡(jiǎn)稱員工個(gè)人資料。 及入職后補(bǔ)充的資料（如學(xué)歷變更的證書復(fù)印件）
2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協(xié)議。簡(jiǎn)稱員工協(xié)議文件。 依據(jù)不同類人員有不同的合同與協(xié)議 以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實(shí)、整潔。
四、 檔案收藏工具
在職人員每人使用一個(gè)檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號(hào)及姓名，工號(hào)寫在姓名前面。檔案袋之間以工號(hào)順序排列。
五、 檔案管理細(xì)則
1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內(nèi)容作標(biāo)注，即有則打勾�！稒n案管理清單》見附件一。
2、檔案內(nèi)容的放置順序 不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個(gè)人資料，第二疊為員工協(xié)議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。 員工個(gè)人資料：身份證→學(xué)歷證書、職稱證書、英語及計(jì)算機(jī)等相關(guān)證書→ 員工協(xié)議文件：勞動(dòng)合同→ →轉(zhuǎn)正資料 →合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒有包括在內(nèi)的如職務(wù)發(fā)生協(xié)議、戶口調(diào)動(dòng)申請(qǐng)等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面。
3、檔案資料的規(guī)格 資料原則上以A4為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，若規(guī)格比A4小的，則以上方及左邊為對(duì)齊標(biāo)準(zhǔn)；若規(guī)格比A4大的，則超出部分折疊為A4規(guī)格。
4、在職人員管理權(quán)限 A類人員的檔案除總裁有特別規(guī)定外，一律由人力資源總監(jiān)保管； B類人員中的部門經(jīng)理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監(jiān)保管，但人力資源總監(jiān)的檔案由其上級(jí)人員保管。
5、檔案管理需建立電子檔及給相關(guān)人員復(fù)印件的。
若員工協(xié)議文件有存在以下較特別的內(nèi)容時(shí)，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內(nèi)容有涉及到第三方的，原則對(duì)方應(yīng)保存一份復(fù)印件。
a) 薪酬福利，即在相關(guān)協(xié)議中約定特別的薪酬福利，如：住房補(bǔ)貼、探親假的車費(fèi)報(bào)銷、電話補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現(xiàn)的福利等，這些需復(fù)印一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔；
b) 競(jìng)業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競(jìng)業(yè)的年限；
c) 個(gè)人有涉及到薪酬福利的申請(qǐng)如住房公積金繳費(fèi)比例申請(qǐng)，需備注在電子文檔；
d) 培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額備注在電子；
e) 簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；
6、復(fù)職人員及返聘人員 復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來，單獨(dú)一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號(hào)與原先的一致。
7、離職人員檔案管理
1、員工辦理離職時(shí)，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會(huì)影響到目前離職事宜或離職后的事項(xiàng)規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時(shí)反饋給上級(jí)及相關(guān)人員。
2、離職人員離職時(shí)簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請(qǐng)的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。
3、每月初3號(hào)前對(duì)上個(gè)月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：
A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張?jiān)黾訌埱鍐�，注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個(gè)季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；
B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號(hào)為順序放置。在工號(hào)為第一個(gè)人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。
C類人員及D類的臨時(shí)工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期信息。 六、 檔案借閱權(quán)限
1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。
2、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。 借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。
3、若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
七、 檔案管-理-員的職責(zé)
保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。
八、 檔案銷毀
1、公司任何個(gè)人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。
2、.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管-理-員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管-理-員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。
員工檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人事檔案管理職能、管理內(nèi)容和要求及檢查與考核。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司人事檔案管理工作。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
《中華人民共和國檔案法》 《中華人民共和國保密性》 《干部檔案工作條例》
3 管理職能
3.1 人事檔案管理工作，在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，由人力資源部具體實(shí)施，明確專人負(fù)責(zé)。
3.2職責(zé)
3.2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)全公司人事檔案管理工作，組織貫徹黨和國 家有關(guān)人事檔案管理的方針、政策、法規(guī)、條例和紀(jì)律。
3.2.2人力資源部在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案管理政策規(guī)定，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、鑒別、整理和保管；辦理人事檔案的查閱、借用和傳遞；做好人事檔案管理的安全工作。
3.3 權(quán)限
3.3.1 總經(jīng)理有權(quán)決定人事檔案專責(zé)人員的任免，有權(quán)了解、檢查、指導(dǎo)、考核人事檔案管理工作。
3.3.2 人力資源部有權(quán)按員工管理權(quán)限管理全公司人事檔案，有權(quán)了解檔案具體工作和存在的問題，提出任務(wù)要求。
3.3.3 人事檔案專責(zé)人必須保守檔案秘密，有權(quán)拒絕不按規(guī)定進(jìn)行借用、查閱人事檔案。
4 管理內(nèi)容及要求
4.1 檔案管理
4.1.1 人事檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，并設(shè)專人管理檔案。
4.1.2 任何人不得保管自己的檔案，也不得私自保管他人的檔案材料。
4.1.3 管檔范圍
4.1.3.1 本公司一般干部檔案。
4.1.3.2 本公司工人（包括退休，去世和勞動(dòng)合同制工人）的檔案。
4.1.3.3 流動(dòng)人員的檔案。
4.1.4 登記與檢查
4.1.4.1 所保管的人事檔案，要逐人詳細(xì)登記編號(hào)，新建和轉(zhuǎn)遞人的檔案要在十天內(nèi)登記、編號(hào)、整理完善后歸檔保管，做到準(zhǔn)確、實(shí)用、排列有序、查找方便、提供迅速。
4.1.4.2 定期對(duì)所管檔案進(jìn)行檢查、核實(shí)，每半年核對(duì)一次檔案數(shù)量，每年全面檢查分析一次，對(duì)所缺材料要查明原因，與有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)補(bǔ)充，對(duì)不應(yīng)存檔的材料及時(shí)清理。 4.1.5 保護(hù)
4.1.5.1 人事部門應(yīng)設(shè)專門檔案室保管檔案，并設(shè)有整理、查閱、接待場(chǎng)所，場(chǎng)所要利于保密。
4.1.5.2 檔案要存放于鐵制保險(xiǎn)柜中 。
4.1.5.3 檔案室要完備各項(xiàng)安全防范措施，保證檔案的防火 、防盜、防曬、防潮、防塵、防蛀。
4.2 檔案的利用
4.2.1 利用范圍
4.2.1.1 凡涉及員工本人入黨、入團(tuán)、出國、考察、審查、職位任免、工作調(diào)動(dòng)、離退休、組織處理、福利待遇、婚喪等，需要了解情況時(shí)，可以提供本人檔案。
4.2.1.2 凡因編寫黨史、人物傳記、地方志、 史志要了解當(dāng)事人的經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐情況，與他人案件密切關(guān)系，而當(dāng)事人因病重不能口述、書定或死亡的，可提供檔案中履歷和自傳部分。
4.2.1.3 公安、保衛(wèi)、紀(jì)檢、監(jiān)察等部門因業(yè)務(wù)需要，了解職工有關(guān)情況時(shí)，可提供有關(guān)部分。
4.2.1.4 其它特殊情況。
4.2.2 對(duì)子女及其它親屬的政審不能直接用檔案。
4.2.3 利用方式
4.2.3.1 查閱
4.2.3.1.1 查閱人事檔案，應(yīng)由二人進(jìn)行。
4.2.3.1.2 人事部門應(yīng)視查閱用途，確定是否提供人事檔案或提供有關(guān)材料。
4.2.3.1.3 上級(jí)主管部門（或領(lǐng)導(dǎo)）需查閱檔案，人事部門予以提供。
4.2.3.1.4 查閱檔案，必須在人事部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得拿出或帶到其它地點(diǎn)。
4.2.3.2 借閱
4.2.3.2.1 人事檔案一般不外借，特殊情況下需要閱借，必須陳述理由，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫“檔案借閱單”后方能借閱。
4.2.3.2.2 上級(jí)主管部門（或領(lǐng)導(dǎo)）需要借閱檔案，人事部門予以提供。
4.2.3.2.3 借用檔案要在二周內(nèi)歸還，到期可續(xù)借，逾期不歸還的人事部門要催要，借閱人不得將檔案私自轉(zhuǎn)借。
4.2.4 人事部門對(duì)檔案的利用應(yīng)登記并完備審批、借閱手續(xù)。
4.2.5 檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用完畢的檔案，認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，予以注明，無誤后方可歸檔。
4.2.6 對(duì)利用檔案人員的要求
4.2.6.1 利用者必須是中共-黨員，并攜帶本人身份證，工作證及介紹信。
4.2.6.2 利用者不能查閱本人及其親屬的檔案。
4.2.6.3 利用者必須愛護(hù)檔案，注意檔案的清潔，不得隨意拆散檔案，或在檔案上勾、抹、涂、
畫、折角、疊頁等，不得私自裝人或撤出材料，不得從檔案中抽換材料，不得隨便公開議論 和摘抄，復(fù)制檔案內(nèi)容。
4.2.6.4 借用檔案有妥善保管，嚴(yán)格保密，不得轉(zhuǎn)借。
4.3 調(diào)查證明材料
4.3.1 外單位要索取人事調(diào)查證明材料，應(yīng)有市及以上機(jī)關(guān)的組織、人事等部門的“調(diào)查證明材料介紹信”或“函調(diào)證明材料信”，人事部門根據(jù)調(diào)查證明內(nèi)容提供文字材料。
4.3.2調(diào)查證明材料的信、函不能直接利用檔案。
4.3.3 人事檔案主要反映本人情況，不直接證明其他人情況，人事部門一般不負(fù)責(zé)提供其他證明材料，如確屬特殊情況，可引述有關(guān)內(nèi)容注明抄自人事檔案，不加任何注釋。
4.4 檔案轉(zhuǎn)遞。
4.4.1 轉(zhuǎn)遞原因
4.4.1.1 轉(zhuǎn)遞檔案原因。
4.4.1.1.1 職工調(diào)出本公司
4.4.1.1.2 干部職工變動(dòng) 、任免改變了主管、協(xié)管單位。
4.4.1.1.3 職工刑滿釋放異地安置或到其它單位工作。
4.4.1.2 轉(zhuǎn)遞檔案材料原因
4.4.1.2.1 需要補(bǔ)充進(jìn)入檔案材料
4.4.1.1.2 經(jīng)鑒別應(yīng)由上級(jí)或外單位保存的材料。
4.4.1.2.3 經(jīng)鑒別應(yīng)由上級(jí)或外單位復(fù)查的材料。
4.4.1.2.4 經(jīng)鑒別應(yīng)退回單位補(bǔ)辦手續(xù)或重新制作的材料。
4.4.2 轉(zhuǎn)遞方式
4.4.2.1 檔案及檔案材料必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或者由組織，人事部門派專人送取。
4.4.3 轉(zhuǎn)遞手續(xù)
4.4.3.1 轉(zhuǎn)出
4.4.3.1.1 轉(zhuǎn)出人事檔案或檔案材料應(yīng)填寫《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》與檔案或檔案材料一起發(fā)出。
4.4.3.1.2 成批轉(zhuǎn)出時(shí)應(yīng)編制《人事檔案材料移交清單》與檔案或檔案材料一并發(fā)出。
4.4.3.1.3 轉(zhuǎn)出時(shí)必須在檔案登記冊(cè)上進(jìn)行登記并注明轉(zhuǎn)出時(shí)間、數(shù)量、單位、轉(zhuǎn)遞通知單的發(fā)文號(hào)，以備考查。
4.4.3.2 轉(zhuǎn)入
4.4.3.2.1 對(duì)轉(zhuǎn)入的人事檔案或檔案材料，人事部門應(yīng)按《檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》或《移交清單》逐一檢查清點(diǎn)，核對(duì)無誤后蓋章簽字，及時(shí)將回 執(zhí)退回轉(zhuǎn)出單位。
4.4.3.2.2 接收檔案后，要及時(shí)登記歸檔。
4.4.3.2.3 無論轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入，人事部門都應(yīng)將轉(zhuǎn)遞手續(xù)妥善保存，以備考查。
5 檢查與考核
5.1 檢查與考核的部門及負(fù)責(zé)人 執(zhí)行部門：人力資源部 負(fù)責(zé)人：：人力資源部主任
5.2 檢查與考核的程序、內(nèi)容、時(shí)間和方法
根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的管理內(nèi)容與要求，分別進(jìn)行季、年的檢查與考核，階段性工作完成后，專題匯報(bào)，日常工作每月由科長(zhǎng)自查，分管領(lǐng)導(dǎo)不定期抽查，并接受上級(jí)和地方業(yè)務(wù)主管部門檢查，
5.3 獎(jiǎng)懲細(xì)則
按公司現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤。
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