- 相關(guān)推薦
技術(shù)檔案管理人員職責(zé)
第一條 為了加強(qiáng)城市地下管網(wǎng)管線工程檔案的管理,防止和減少城市建設(shè)中對(duì)管線的損害,按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作,保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》以及《湖北省城市建設(shè)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本市實(shí)際,制定本辦法。
第二條 科技檔案是黨和國(guó)家的一項(xiàng)寶貴財(cái)富，它具有工作查考、科研研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)交流等作用。因此，對(duì)科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。對(duì)有關(guān)技術(shù)文件材料，任何個(gè)人和技術(shù)業(yè)務(wù)部門不得長(zhǎng)期存放，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)立卷歸檔。
第三條 科技檔案室的主要任務(wù)是：
一、收集、整理、統(tǒng)計(jì)和保管本單位的技術(shù)檔案；
二、積極開展技術(shù)檔案的利用工作，編制各種查找工具和匯編參考資料；
三、對(duì)科技檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，確�？萍紮n案的保管期限，并負(fù)責(zé)銷毀已過(guò)保管期限而又無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案。
四、做好庫(kù)房管理工作，確保檔案的完全、完整。
第四條 正確區(qū)分技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
凡是記述和反映本單位勘測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)技術(shù)和管理活動(dòng)，具有歷史查考和憑證作用并按一定的歸檔制度集中保管起來(lái)的技術(shù)文件材料，都是技術(shù)檔案，而為了工作參考的目的收集的科技文件材料，都是技術(shù)資料。
第五條 檔案室必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的安全和保守國(guó)家的機(jī)密。
第六條 檔案人員要在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)有關(guān)的技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)檔案專業(yè)知識(shí)，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。
第七條 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他科技檔案工作任務(wù)。
第二章科技檔案的歸檔范圍
第八條 歸檔原則：集中統(tǒng)一管理本單位的技術(shù)檔案；遵循技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料的成套性；便于保存，保證完全、完整，便于提供利用是技術(shù)文件材料歸檔的基本原則。
第九條 歸檔范圍：凡是記述和反映本單位基本建設(shè)的勘查設(shè)計(jì)和施工等工作中形成的設(shè)計(jì)資料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、總體設(shè)計(jì)、單項(xiàng)設(shè)計(jì)、工程概算與決算、開竣工報(bào)告、施工中變更記錄、工程鑒定驗(yàn)收材料、竣工圖紙及有關(guān)審批文件、等。
第十條 設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)中采用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì),應(yīng)作為本單位的科技檔案,在該設(shè)計(jì)文件的目錄中注明其名稱、編號(hào)、日期.
第十一條 凡歸檔的科技文件材料，要做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆書寫和用復(fù)寫紙復(fù)寫。
第十二條 歸檔的科技文件材料，一般應(yīng)歸檔一份，重要的和使用頻繁的，可多歸檔一份或幾份，以供日常借閱。歸檔時(shí)間。一般應(yīng)在一個(gè)項(xiàng)目全部完成后一次歸檔.根據(jù)具體情況,亦可分期分批歸檔.
第十三條 科技文件材料整理立卷的要求
一、一個(gè)獨(dú)立完整的項(xiàng)目或?qū)ｎ}，可組成一個(gè)保管單位（即案卷或卷盒），當(dāng)形成的科技文件材料較多時(shí)也可根據(jù)內(nèi)在聯(lián)系組成若干個(gè)保管單位。
二、每個(gè)保管單位都必須有規(guī)定的封面，卷內(nèi)目錄和備考表應(yīng)準(zhǔn)確填寫。每個(gè)保管單位編一個(gè)流水號(hào)，編在每頁(yè)的右下角（封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編號(hào)），按照先文字后圖紙的原則裝訂成冊(cè)。
檔案裝訂應(yīng)先去掉易銹物，禁用易霉物（如漿糊等）粘貼。圖紙尺寸按297×210毫米折疊成手風(fēng)琴式，厚薄均勻，裝訂處不壓字、不脫頁(yè)，盡量做到大折小補(bǔ)，周邊整齊（右、下邊），使成冊(cè)后的檔案牢固、整齊、規(guī)格一致。
底圖不裝訂、不折疊，根據(jù)組卷原則，按順序（或圖號(hào)）平放或卷放。
第三章科技檔案的管理
第十四條 檔案室對(duì)接收來(lái)的科技檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。
第十五條 對(duì)檔案要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完全。
第十六條 庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔，并能防盜、防火、防潮、防蟲、防塵等。
第十七條 修改科技檔案，必須申明理由，底圖修改后，必須對(duì)藍(lán)圖進(jìn)行修改，這一工作應(yīng)由原設(shè)計(jì)者完成。
第十八條 機(jī)構(gòu)變化、單位撤銷或合并時(shí)，應(yīng)將科技文件材料妥善保管，不得隨意分散或帶走。
第十九條 根據(jù)“分門別類，便于保存和查找”的原則， 結(jié)合自來(lái)水企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行分類：按地區(qū)分類兩種，沙市區(qū)、荊州區(qū)。這樣既遵循了科技檔案的自然形成規(guī)律,又保持了自來(lái)水企業(yè)的靈活多變的特點(diǎn),達(dá)到方便管理與利用.
第二十條 科技檔案的保管期限，分為長(zhǎng)期和定期，凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。
第四章科技檔案的借閱利用
第二十一條 集中統(tǒng)一管理科技檔案的目的,是為了積極地開展利用工作,為城市建設(shè)、生產(chǎn)和科研工作服務(wù)。檔案管理人員，要為查找檔案創(chuàng)造條件，根據(jù)需要編制必要的檢索工具，做好利用效果的統(tǒng)計(jì)。
第二十二條 借閱科技檔案由借閱者先查閱目錄,將目錄號(hào)交檔案管理人員索取案卷.
第二十三條 借閱科技檔案時(shí)必須當(dāng)前查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù).借閱的案卷要愛護(hù),不得拆散折角\涂改和污損.
第二十四條 科技檔案時(shí)間不超過(guò)兩周,借閱人應(yīng)遵守時(shí)間按期歸還.借閱者工作調(diào)動(dòng)或出差時(shí),應(yīng)事先將借閱的檔案全部歸還.
第二十五條 歸還檔案時(shí)由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷.
第二十六條 嚴(yán)格保守國(guó)-家-機(jī)-密,凡借閱的案卷,不得轉(zhuǎn)借或翻印復(fù)制.
技術(shù)檔案管-理-員崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件形成、積累和立卷工作。
2.按照規(guī)范收集和匯總工程前期和勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的檔案資料，并負(fù)責(zé)辦理移交手續(xù)。
3.收集施工全過(guò)程中形成的其他技術(shù)文件并進(jìn)行立卷歸檔。
4.科學(xué)分類、合理編目、整理所有歸檔工程技術(shù)檔案資料。
5.工程部、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位之間的工作聯(lián)系單、簽證等工程技術(shù)信息的傳遞工作。
6.準(zhǔn)確、快捷提供工程檔案資料，滿足各方面對(duì)工程檔案資料的利用需求。
7.工程竣工驗(yàn)收前，聯(lián)系城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。工程竣工后，將所有工程檔案、資料移交相關(guān)部門存檔。
8.工程部?jī)?nèi)文件的編寫、打印、復(fù)印及管理工作。
技術(shù)資料檔案管理制度
1 目的
1.1 對(duì)各項(xiàng)工作中形成的記錄、科技資料、往來(lái)文件( 書) 檔案進(jìn)行控制，為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和檢測(cè)工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進(jìn)提供依據(jù)。
2 范圍
2.1 適用于質(zhì)量控制和檢測(cè)活動(dòng)中的各種質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄、各部門間的往來(lái)文件、科技資料的歸檔管理等。
3 職責(zé)
3.l 質(zhì)控部辦公室人員負(fù)責(zé)往來(lái)文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負(fù)責(zé)在崗人員的人事、業(yè)績(jī)考核資料的立卷、歸檔管理。
3.2 各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來(lái)文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。
3.3 財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)帳冊(cè)、報(bào)表的立卷、歸檔管理。
3.4 宣傳人員負(fù)責(zé)影像資料的收集歸檔管理。
3.5 質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)會(huì)同有關(guān)科室設(shè)計(jì)和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及健康相關(guān)產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告，做好質(zhì)量體系活動(dòng)與技術(shù)運(yùn)作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。
3.6 辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱。
3.7 質(zhì)量主管組織評(píng)審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式并批準(zhǔn)實(shí)施。
3.8 各科室在質(zhì)量活動(dòng)和技術(shù)運(yùn)作時(shí)，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。
3.9 各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室記錄的預(yù)立檔和移交。
3.10 技術(shù)主管批準(zhǔn)到期記錄( 檔案) 的銷毀處理。
4 程序
4.1 記錄格式的確定
4.1.1 技術(shù)記錄的格式可由各科室設(shè)計(jì)，各科室負(fù)責(zé)人審核。
4.1.2 質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計(jì)，經(jīng)質(zhì)量主管審核。
4.1.3 質(zhì)量主管組織評(píng)審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準(zhǔn)實(shí)施。
4.1.4 所有經(jīng)批準(zhǔn)受控的記錄格式由質(zhì)量管理科統(tǒng)一編碼標(biāo)識(shí)，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后直接投入使用。
4.1.5 在評(píng)審和使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時(shí)，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。
4.1.6 上級(jí)部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。
4.2 記錄的內(nèi)容要求與改進(jìn)
4.2.1 格式欄目中所要求填寫的內(nèi)容必須滿足信息足夠的原則，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織有關(guān)技術(shù)骨干對(duì)記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進(jìn)行評(píng)定，并隨著實(shí)踐不斷改進(jìn)完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準(zhǔn)起用新格式時(shí)，原有的格式應(yīng)予以廢除停用。
4.2.2 原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗(yàn)工作的可復(fù)現(xiàn)性。檢驗(yàn)原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品受理編號(hào)、收檢日期、樣品名稱、樣品批號(hào)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢測(cè)依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗(yàn)起止日期、檢驗(yàn)結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)人員和校( 復(fù)) 核人員簽字等。
4.3 記錄的填寫
4.3.1 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)以上職責(zé)和“記錄的管理流程”( 附后) 要求認(rèn)真做好本科室各項(xiàng)工作記錄填寫的組織、管理工作。
4.3.2 記錄填寫應(yīng)及時(shí)、正確、真實(shí)、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。
4.3.3 記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準(zhǔn)要求的，相應(yīng)的簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、簽字。
4.3.4 檢測(cè)的技術(shù)記錄要記錄技術(shù)操作的過(guò)程及結(jié)果再現(xiàn)所需的足夠信息，注意詳細(xì)記錄每次測(cè)定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測(cè)的原始記錄中有檢測(cè)人、校核人的簽名。
4.4 記錄的更改
4.4.1 當(dāng)記錄中出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚( 采用“杠改法”) ，更改后的值( 或文字) 應(yīng)在被更改值( 或文字) 的右上方，并由檢測(cè)人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。
4.4.2 如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時(shí)，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標(biāo)識(shí)“作廢”兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。
4.4.3 電子存儲(chǔ)記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動(dòng)。
4.5 記錄( 檔案) 的收集與歸檔
4.5.1 本單位的記錄、檔案實(shí)行分級(jí)管理，即由檔案室和各科室分別存檔。
4.5.2 記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗(yàn)報(bào)告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負(fù)責(zé)人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標(biāo)識(shí)、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、檢驗(yàn)過(guò)程資料的收集編目和歸檔。
4.5.3 各科室的質(zhì)量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內(nèi)容分類編目，年末進(jìn)行預(yù)立卷后，凡重要的質(zhì)量控制或涉及質(zhì)量控制的法規(guī)文件填寫《檔案移交清單》，于規(guī)定時(shí)間交檔案室歸檔。
【技術(shù)檔案管理人員職責(zé)】相關(guān)文章：
技術(shù)檔案管理崗位職責(zé)04-05
管理人員崗位職責(zé)05-05
管理人員崗位職責(zé)01-16
管理人員工作職責(zé)05-18
安全管理人員崗位職責(zé)09-21
安全管理人員崗位職責(zé)03-31
食堂管理人員工作職責(zé)05-18
宿舍管理人員崗位職責(zé)05-01
車間管理人員崗位職責(zé)01-13