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聘用人員檔案管理辦法_人員檔案管理規(guī)定
在公司里，對于人事檔案要做好怎樣的管理的呢?剛聘用進(jìn)來的人員檔案要怎么管理呢?下面就趕緊跟著小編一起來看看吧!
聘用人員檔案管理規(guī)定
1 目的
規(guī)定員工人事檔案管理的內(nèi)容與要求，保證員工檔案及時準(zhǔn)確、真實(shí)有用。
2 適用范圍
適用于公司專職員工的公司內(nèi)檔案管理，不適用于臨時工、計(jì)時工、顧問及實(shí)習(xí)人員的檔案管理，也不適用于人事檔案的委托管理。
3 職責(zé)
人力資源部負(fù)責(zé)建立人事檔案，機(jī)要室負(fù)責(zé)員工檔案保管。
4 員工檔案收錄內(nèi)容(有下劃線為應(yīng)錄資料，無下劃線為可錄資料)
1) 應(yīng)聘人員資料表
2) 身份證復(fù)印件
3) 學(xué)歷證明復(fù)印件
4) 資格證明復(fù)印件
5) 健康證明、體檢結(jié)果表
6) 勞動合同、(試)用工協(xié)議
7) 下崗證、計(jì)劃生育證、勞務(wù)證復(fù)印件
8) 個人簡歷、資歷證明材料
9) 黨、社、團(tuán)成員證明或其復(fù)印件
10) 推薦材料
11) 有關(guān)獎勵、榮譽(yù)證明復(fù)印件
12) 用以證明員工能力的作品或其復(fù)印件
13) 內(nèi)部培訓(xùn)考核成績
14) 外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明(自費(fèi)存檔復(fù)印件、公費(fèi)存檔原件)
15) 獎罰記錄
16) 晉升、降級記錄
17) 公司內(nèi)工作調(diào)動記錄
18) 其它
5 收錄與利用
5.1建檔：員工試用期間，人力資源部負(fù)責(zé)收錄第5條第1)~6款資料，員工試用期滿后，將員工檔案移交機(jī)要室保存。
5.2編號：員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號編號。
5.3續(xù)錄：員工在公司工作期間的應(yīng)續(xù)錄的的檔案內(nèi)容，即本制度第5條第13)~17)款資料，由人事主管根據(jù)公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中，每年年底向機(jī)要室移交。
5.4補(bǔ)錄：員工聘用后，按國家法規(guī)應(yīng)補(bǔ)錄的內(nèi)容，如本制度第5條第7)~12)款資料，由人力資源部通知員工個人提供相關(guān)資料，收集后，移交到機(jī)要室。
5.5查閱：人力資源部因工作，可隨時查閱人事檔案，各總監(jiān)、部門經(jīng)理經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)可查閱管轄范圍內(nèi)的員工檔案;董事會成員、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、行政人事總監(jiān)可查閱全公司員工人事檔案，其它人員查閱人事檔案應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)。
5.6調(diào)檔：公司人員、集團(tuán)公司人員將員工檔案借出機(jī)要室，應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)，其它人員將員工檔案借出機(jī)要室，應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。
6 閱檔紀(jì)律
6.1查閱和調(diào)檔,應(yīng)按檔案管理制度履行手續(xù)。
6.2檔案材料未經(jīng)同意不得復(fù)制或摘抄。
6.3對所借的`檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借。
6.4要愛護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁拆、涂、畫圈、加批、抽換等破壞行為。
6.5檔案使用后應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。
7 檔案材料的傳遞
7.1市內(nèi)各單位之間，由人力資源部直接傳遞。
7.2市外單位間，由人力資源部通過郵政機(jī)要部門傳遞。
7.3檔案必須嚴(yán)封，以掛號、專遞郵寄，不得交檔案者本人自帶。
7.4不必傳遞的離職人員人事檔案，全部歸入離職檔案。
8 保存期限
8.1 檔案保存至員工離職后10年。
8.2 超過保存期限的人事檔案，由機(jī)要室填寫《文件銷毀清單》，交人力資源部審核，經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)后，由指定人員監(jiān)銷。
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的.提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞-改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。 第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記，并密封包裝。
(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
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