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人事科檔案政審制度
一、總則
第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務于企業(yè)，特制定此制度。
第二條 人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。
第三條 企業(yè)各分公司和分支機構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。
二、人事檔案的管理體制
第一條 企業(yè)各分公司和分支機構(gòu)的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構(gòu)負責人指定專人進行保管。分公司經(jīng)理和機構(gòu)負責人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。
第二條 企業(yè)人員調(diào)動時，調(diào)動人員的檔案由調(diào)出部門人力資源部整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門人力資源部保存。
第三條 企業(yè)人員借調(diào)時，員工檔案仍有原部門進行保存。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復印件，檔案的復印件內(nèi)的材料應與原件保持一致。
三、檔案管理的要求
第一條 企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業(yè)分公司的分支機構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。
第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關要求存放。
第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。
四、人事檔案的管理規(guī)范
第一條 檔案的分類
（1）試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內(nèi)容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉(zhuǎn)正的相關材料等。
（2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，勞動合同及相關協(xié)議，在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調(diào)動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。
（3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。
第二條 檔案的歸類
人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時，按其主要內(nèi)容歸入相應類別。
第三條 檔案的排列
人事檔案歸類后，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。
公司人事檔案管理制度
第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現(xiàn)科學化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)則。
第二條 檔案管理的種類；根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業(yè)技術檔案、文書資料檔案。
第三條 職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現(xiàn)情況的原始資料，各項工作能力素質(zhì)狀況和有關背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會關系、職務、學歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現(xiàn)鑒定。
第四條 專業(yè)技術人員（包括工人技師）檔案主要由記載其技術狀況的原始材料和考核評聘等有關的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術人員的技術職稱（職務）評聘申請表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評審委員會評審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關資料。
第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動人事統(tǒng)計報表和有關信息資料構(gòu)成。
第六條 檔案管理的內(nèi)容
一、檔案的建立
1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應按規(guī)定內(nèi)容為其建立個人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。
2.專業(yè)技術人員檔案，對專業(yè)技術職稱（職務）評聘管理部門或崗位提供的職稱（職務）評聘的有關資料，按規(guī)定要求進行分類、整理、編號、歸檔。
3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設計要求進行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。
二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項內(nèi)容，重點是增刪、訂正、更新。
三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級有關規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的查閱、借閱實施管理。
四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業(yè)技術人員檔案傳遞到流向單位。
第七條 檔案管理的標準
一、職工個人檔案
1、符合國家和上級主管部門規(guī)定的檔案管理要求。
2、能夠及時、準確、完整的提供反映公司專業(yè)技術職稱（職務）評聘情況。
二、文書資料檔案
1、能夠及時、準確地提供勞動人事管理方面的文書資料.
2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規(guī)定的文號、文件、標題或摘要。
第八條 檔案的內(nèi)部管理制度
一、凡新聘職工個人檔案應在報到后的一個月內(nèi)完成。
二、專業(yè)技術人員檔案的建立，應在專業(yè)技術職稱（職務）評聘管理部門或崗位移交有關材料后的一個月內(nèi)完成。
三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。
四、應在有關崗位提供變更內(nèi)容后的一個月內(nèi)，對檔案的有關內(nèi)容進行增刪、修正。
五、檔案的查詢、借閱必須按有關規(guī)定執(zhí)行。
六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。
七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統(tǒng)一確定。
八、檔案管理崗位應及時為公司各方面提供檔案資料查詢。
第九條 人事檔案查閱、借閱
一、查閱檔案的范圍
1.因干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。
2.與他人案件有密切關系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的；
3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的；
4.編寫公司史、地方志、撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。
二、借用檔案的范圍
1.領導因?qū)徟殑杖蚊�、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關人員的檔案；
2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門（分支機構(gòu)）審查；
3.本部門有關領導因?qū)τ谡螌彶�、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。
三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關材料內(nèi)容摘抄或復制成單項的材料，用以證明該人員的有關情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團、入黨、入學、參軍、提干、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。
四、查閱、借用檔案辦理程序
1.借閱經(jīng)理級以上干部檔案欲申請人填寫《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領導審批；
2.借閱經(jīng)理級以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門領導批準，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。
五、查閱、借用檔案的注意事項
1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時不準邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準向無關人員泄露檔案內(nèi)容。
2.查閱檔案時不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損；
3.未經(jīng)批準，不得復印檔案材料，摘抄復制的材料應辦理登記手續(xù)并負責保管好，不得給無關人員閱看，用完必須自行銷毀；
4.查閱檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走；特殊情況需借出的，必須在當日歸還。
5.借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準轉(zhuǎn)借，不準交無關人員和本人翻閱，用完及時歸還。
人事檔案管理規(guī)范化制度
一. 人事檔案管理的基本要求
1 公司人力資源部負責人事檔案工作的歸口管理，指導監(jiān)督各分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理實行公司領導下的分級管理負責制。
3 人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。公司人力資源部負責公司各級干部和各分支機構(gòu)經(jīng)理室成員、人力資源部負責人、稽核審計部負責人的人事檔案管理工作。
4 各分支機構(gòu)人力資源部負責本機構(gòu)經(jīng)理以下人員的人事檔案管理。
5 同級組織部門有權查閱本級人事檔案。
6 各單位專職檔案管理人員的本人檔案由同級組織部門與人力資源部交叉管理，其它人員不得代管。
二．人事檔案的內(nèi)容：
員工人事檔案是關于員工個人及有關方面的情況材料的記載和敘述員工本人經(jīng)歷的基本情況。
三．員工檔案的保密規(guī)定
1. 公司人事課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
四．確立兩級檔案管理制度
7 一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料；
8 二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料
五．人事檔案分類：
第一類：履歷和自傳材料；
第二類：鑒定、考核、考察材料；
第三類：學歷和評聘材料；
第四類：政治歷史情況的審查材料；
第五類：政治面貌材料；
第六類：獎懲資料；
第七類：錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；
第八類：其他可供組織上參考的材料。
六． 般文檔管理
1.人力資源部文件：
a 人力資源本部正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、依成文時間編號裝訂成冊。
b 人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的業(yè)務資料等，由各處歸口管理，各經(jīng)辦人保存。年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
c 薪資福利類保密文件由薪酬福利處自行建檔保存。
9 公司文件：
a 包括集團公司發(fā)文、所屬企業(yè)的請示和報告（除保密的薪資內(nèi)容），平時收文即入活頁冊保存，年終編排目錄，裝訂成冊歸檔
2.外部文件：
包括國家和市政府有關部門（勞動人事部門）的發(fā)文，社會公開資訊等，應作為公開業(yè)務資料共享。
七．員工人事檔案管理
1.人力資源部負責管理（建立、接轉(zhuǎn)、保存、整理）本機構(gòu)內(nèi)員工的人事檔案。
2.人力資源部一般情況在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出" 調(diào)函" ，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。檔案管理人員應在接到調(diào)入檔案時當場拆封核查，如有缺漏或疑點，應將檔案密封交員工本人退回原單位補齊或作出書面解釋。
3.員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在" 終止/解除勞動關系手續(xù)清單" 上簽字，確認無遺留問題；員工出具調(diào)入單位的調(diào)函后，人力資源部核對檔案材料，密封人事檔案，連同開具的" 檔案材料轉(zhuǎn)移單" 、" 干部介紹信" 、" 調(diào)出人員工資轉(zhuǎn)移單" 及其它有關材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位。
4.人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或經(jīng)理）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
八．員工管理檔案的管理
1.“員工管理檔案”是公司為每個員工建立的內(nèi)部管理檔案。包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案旨在方便內(nèi)部管理。
2.員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止/解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案封存。
3.員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負責管理。
4.員工管理檔案中不應包含秘密內(nèi)容，人力資源部員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容。
5.員工管理檔案僅供公司內(nèi)部使用。
九．員工個人情況變更
1. 員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌，文化程度、個人愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能，獎懲記錄等項目。
2. 項目內(nèi)容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事課報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關記錄得以相應更正，確保人事課掌握正確無誤的資料。
十．員工人事檔案的使用
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)一分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定基礎
公司員工人事檔案管理制度
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷，自 傳材料；
2.員工以往工作或?qū)W習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長 、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料；
3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；
4.記錄關于員工在所工作或?qū)W習單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎 勵的人事材料。
第二條 人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材 料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條 員工個人情況變更規(guī)定。
1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員 工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系 電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目�！� zk)〗
2.項目內(nèi)容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工 個人檔案內(nèi)有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條 員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù) 據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司 人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認真做好員工檔案材 料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī) 范化管理奠定扎實的基礎。
酒店人事檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法規(guī)的規(guī)定，公司的人力資源部應該做到有關檔案的管理工作。
檔案管理實行“統(tǒng)一領導，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理，人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類：
（1）員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人力資源部總監(jiān)批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
（2）員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為公司工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理，人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人力資源部的工作。
（1）人力資源檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
（3）教育培訓檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
（4）行政人事檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
（5）人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
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