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各類活動(dòng)的舉辦流程及注意事項(xiàng)
一、舉辦活動(dòng)主要流程
1、確定活動(dòng)主題與活動(dòng)形式；
2、擬寫活動(dòng)策劃書；
3、提交給分管副主席進(jìn)行審核；
4、提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師進(jìn)行審核；
5、批準(zhǔn)后將活動(dòng)計(jì)劃書交給秘書處備案，并進(jìn)行籌備；
6、執(zhí)行活動(dòng)計(jì)劃；
7、完成活動(dòng)總結(jié)；
8、將所有活動(dòng)材料交給學(xué)生會(huì)主席及分管副主席進(jìn)行審核；
9、提交至團(tuán)委指導(dǎo)老師和秘書處備案。
附注：各部門干事在舉辦活動(dòng)中如有任何疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)請(qǐng)教各部門部長(zhǎng)，各部門部長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)解答。如部長(zhǎng)也不清楚可向團(tuán)委指導(dǎo)老師或?qū)W生會(huì)主席及分管副主席咨詢，切勿盲目從事，本著不清楚就提問(wèn)的原則，不要怕問(wèn)人，否則一切后果自己負(fù)責(zé)。
1. 如何確定活動(dòng)主題？
答：活動(dòng)主題與活動(dòng)形式的選定可以自由發(fā)揮，合理合法積極向上即可。也可以依照臨近的節(jié)日進(jìn)行開展。且干事們應(yīng)具有警覺性，比如國(guó)慶節(jié)、南京大屠殺紀(jì)念日、五一勞動(dòng)節(jié)等一些具有重大意義的節(jié)日或紀(jì)念日，干事們應(yīng)自發(fā)的開展活動(dòng)進(jìn)行紀(jì)念。
2. 活動(dòng)的主題是否越大越好？
答：不是，活動(dòng)的主題應(yīng)從小方面著手，從貼近學(xué)生生活的方面入手，否則就不 具有重點(diǎn)，不容易開展。比如母親節(jié)的活動(dòng)主題，這個(gè)主題比較大，干事可以從某一個(gè)方面入手， 如寫一封家書， 母親節(jié)感恩短信就是比較適中的主題，而且比較容易開展。
3. 關(guān)于部分活動(dòng)材料的制作問(wèn)題。
答：橫幅、噴繪海報(bào)等宣傳材料均必須在學(xué)校指定的匯豐印務(wù)進(jìn)行采購(gòu)，否則不予報(bào)銷。與匯豐印務(wù)的聯(lián)系工作由宣傳部的鄒曉靜負(fù)責(zé)，可與鄒曉靜直接聯(lián)系，但需經(jīng)主席批準(zhǔn)。
打印、復(fù)印紙質(zhì)材料均必須在北區(qū)南門的江淮文印進(jìn)行，簽團(tuán)委指導(dǎo)老師周瑩瑩老師的名字。同樣打印、復(fù)印前需經(jīng)主席批準(zhǔn)。
4．如何確定活動(dòng)的形式？
答：活動(dòng)的形式應(yīng)貼近生活，容易實(shí)現(xiàn)，這是首先要想的地方。其次還要具有一定的創(chuàng)新，避免雷同這樣可以提高這個(gè)活動(dòng)的參與度。最后還應(yīng)考慮經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，就是如何用最少的錢實(shí)現(xiàn)最好的效果。
5．提交的報(bào)告的形式是什么？
答：原則上為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，一般全部提供電子稿，若需要提供紙質(zhì)稿，到時(shí) 候會(huì)注明。提交電子稿時(shí)一般選擇 U 盤或者郵件的傳輸方式，紙質(zhì)稿一般選擇 A4 紙打印。
6.活動(dòng)計(jì)劃應(yīng)包括什么基本內(nèi)容？
答：活動(dòng)計(jì)劃包括活動(dòng)背景、活動(dòng)主題、活動(dòng)形式、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、參與者、組織者、活動(dòng)意義、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)的具體流程與詳細(xì)安排、有的還包 括獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算明細(xì)等。 其中活動(dòng)的
意義與活動(dòng)的具體流程與詳細(xì)安排是重點(diǎn)部分。一般在3頁(yè)紙左右，要求語(yǔ)言簡(jiǎn)練。
7.活動(dòng)時(shí)間如何確定？
答：活動(dòng)時(shí)間的選擇一般是星期一至星期五的無(wú)課程安排的時(shí)候，如果有課程安排，必須以上課為首要任務(wù)且盡量避免與其他社團(tuán)的活動(dòng)產(chǎn)生沖突，否則參與的人數(shù)會(huì)受到影響。如果其他社團(tuán)也在同一時(shí)間舉行活動(dòng)，可以與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商盡量互不干擾。
8.活動(dòng)的地點(diǎn)如何確定？
答：活動(dòng)的地點(diǎn)是校內(nèi)。如果在學(xué)校內(nèi)舉辦活動(dòng)需要使用學(xué)校的教室以及多媒體設(shè)備，需要提前提交《場(chǎng)地使用申請(qǐng)書》 。如果在校外舉辦也需要提前提交《外出活動(dòng)申請(qǐng)書》并獲得批準(zhǔn)（一般不去校外）。
9.場(chǎng)地申請(qǐng)表如何填寫？
答；場(chǎng)地使用申請(qǐng)表填寫時(shí)申請(qǐng)?jiān)合挡块T因填寫為“學(xué)生會(huì) XX 部” ； 人數(shù)預(yù)估一下； 使用時(shí)間應(yīng)具體到分鐘，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地點(diǎn)應(yīng)具體到教室號(hào)如 “202 教室” 。使用內(nèi)容只要寫一個(gè)活動(dòng)的名稱即可，若果要使用多媒體設(shè)備，需要注明： “需要使用多媒體設(shè)備” ；經(jīng)辦人簽自己的名字，其他都不需要填寫。提交申請(qǐng)書需要打印出來(lái)使用黑色水筆填寫，另外還需要同時(shí)提交一份活動(dòng)計(jì)劃。
10.活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算如何填寫？
答：活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)該合情合理，且用表格的形式在計(jì)劃書上列出的具體的開銷。填寫前，應(yīng)先去市場(chǎng)了解相關(guān)商品的價(jià)格信息，且應(yīng)
提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師，經(jīng)她同意后才能購(gòu)買相關(guān)材料。否則一切開銷自己承擔(dān)。購(gòu)買時(shí)先自己支付后憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷（實(shí)報(bào)實(shí)銷、�？顚Ｓ茫� 。
11.關(guān)于發(fā)票？
答：在經(jīng)批準(zhǔn)后，按照計(jì)劃書上所寫內(nèi)容，去市場(chǎng)購(gòu)買相關(guān)材料時(shí)。應(yīng)叫商家開出正規(guī)發(fā)票，且在發(fā)票上標(biāo)出所買商品的明細(xì)，不能籠統(tǒng)概括為文具或者食品之類的項(xiàng)目。如果發(fā)票上的商品的種類過(guò)多不能依次在發(fā)票上表示，則請(qǐng)要求商家開出產(chǎn)品明細(xì)清單，且在明細(xì)單上加蓋商家的“發(fā)票專用章”或者 “財(cái)務(wù)專用章” （橢圓形） 。否則不能報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)自付。
12.關(guān)于在超市或者其他大型超市購(gòu)買物品？
答：在超市購(gòu)買物品時(shí)，所開的物品購(gòu)買明細(xì)清單上一般不能提供財(cái)務(wù)專用章，所以請(qǐng)?jiān)谫?gòu)買物品種類超過(guò) 3 樣時(shí)，分次結(jié)賬，每次結(jié)賬時(shí)物品種類不超過(guò) 3 樣，且每次結(jié)賬時(shí)都需在發(fā)票上，將每一項(xiàng)商品的明細(xì)都列出來(lái)，不能進(jìn)行籠統(tǒng)的概括。否則不能報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)自付。
13.報(bào)銷時(shí)的注意事項(xiàng)有什么？
答：不能開具定額發(fā)票，因?yàn)榧侔l(fā)票較多。購(gòu)買時(shí)應(yīng)選擇大型商家這樣碰到假發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)比較小。結(jié)賬前也應(yīng)先問(wèn)清楚能不能開具正規(guī)發(fā)票，避免不必要的糾紛。且注意一個(gè)原則實(shí)報(bào)實(shí)銷，專款專用。
14.寫活動(dòng)計(jì)劃應(yīng)注意什么？
答：寫活動(dòng)計(jì)劃前應(yīng)先與部門內(nèi)的干事以及部長(zhǎng)合作討論，避免走彎
路。寫完活動(dòng)計(jì)劃后應(yīng)提交給學(xué)生會(huì)分管副主席進(jìn)行審核，待同意后方可提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師不得越級(jí)上報(bào)。最終批準(zhǔn)后交至秘書處備案后，即可開展活動(dòng)。
15.關(guān)于活動(dòng)的舉辦？
答：活動(dòng)的舉辦應(yīng)按照活動(dòng)計(jì)劃書上所述內(nèi)容進(jìn)行，如果部門干事人數(shù)不足，可以和部長(zhǎng)提出，請(qǐng)其他部門的干事一起幫助完成�；顒�(dòng)舉辦的過(guò)程中安全第一。 部長(zhǎng)應(yīng)在活動(dòng)部門中起到監(jiān)督作用， 如果出現(xiàn)問(wèn)題， 部長(zhǎng)為第一負(fù)責(zé)人。 應(yīng)對(duì)整個(gè)事件負(fù)責(zé)。活動(dòng)期間，分管副主席必須到場(chǎng)。
16.如何邀請(qǐng)其他的同學(xué)或者老師參加？
答：邀請(qǐng)其他的同學(xué)參加，可以以海報(bào)的方式直接招募，也可以以學(xué)生會(huì)的名義進(jìn)行邀請(qǐng)，但是以學(xué)生會(huì)的名義進(jìn)行邀請(qǐng)，必須和學(xué)生會(huì)的主席提前說(shuō)明，由學(xué)生會(huì)主席出面協(xié)調(diào)。如果邀請(qǐng)老師參加應(yīng)該先和團(tuán)委指導(dǎo)老師提前提出，否則有失禮儀。
17.如何書寫活動(dòng)總結(jié)？
答：活動(dòng)總結(jié)應(yīng)包括活動(dòng)舉辦的概況，感受，意義，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次舉辦此類活動(dòng)需要改進(jìn)的地方。其中前三點(diǎn)是重點(diǎn)要寫的地方。在活動(dòng)總結(jié)的最后附上活動(dòng)舉辦時(shí)精彩的照片。如果有人獲獎(jiǎng)還要附上獲獎(jiǎng)的名單，包括獎(jiǎng)項(xiàng)、姓名、所在班級(jí)。
18.關(guān)于照片的記錄？
答：舉辦的活動(dòng)一般都需要活動(dòng)當(dāng)時(shí)得照片，可以在舉辦活動(dòng)之前和秘書處申請(qǐng)，請(qǐng)秘書部的人來(lái)參與活動(dòng)的拍照工作，也可以自己使用
相機(jī)進(jìn)行記錄，使用過(guò)程中應(yīng)注意財(cái)物的安全。照片經(jīng)整理后應(yīng)該隨活動(dòng)總結(jié)一起上交。
19.一個(gè)活動(dòng)如何收尾？
答：舉辦完一個(gè)活動(dòng)應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行新聞宣傳，要求至少要在團(tuán)學(xué)網(wǎng)站、人人主頁(yè)、官方微博上發(fā)布宣傳信息，要求發(fā)布時(shí)間不得超過(guò)活動(dòng)結(jié)束后2天。團(tuán)學(xué)網(wǎng)站的賬號(hào)由錢佳彤和沈夢(mèng)玲負(fù)責(zé)，人人主頁(yè)、官方微博由熊瑋負(fù)責(zé)，活動(dòng)結(jié)束之后，由舉辦活動(dòng)部門將新聞稿寫好，交予上述負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)之后，公布宣傳。書寫 “活動(dòng)總結(jié)” ，最遲不超過(guò) 3 天，提交時(shí)應(yīng)先交給學(xué)生會(huì)主席進(jìn)行審核，再交給團(tuán)委指導(dǎo)老師，最后交給秘書處備份保存。
20.對(duì)于分管副主席在活動(dòng)中的規(guī)定。
答：要求分管副主席在自己分管部門所舉辦的活動(dòng)當(dāng)中，必須起到監(jiān)督作用。要求其貫穿于活動(dòng)進(jìn)行的始終。要對(duì)活動(dòng)策劃進(jìn)行審核，監(jiān)督活動(dòng)舉辦，舉辦時(shí)本人必須到場(chǎng)，并催促活動(dòng)的后期宣傳及總結(jié)。
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