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舉辦活動主要流程及注意事項
一、舉辦活動主要流程
1、確定活動主題與活動形式；
2、擬寫活動策劃書；
3、提交給分管副主席進行審核；
4、提交給團委指導(dǎo)老師進行審核；
5、批準(zhǔn)后將活動計劃書交給秘書處備案，并進行籌備；
6、執(zhí)行活動計劃；
7、完成活動總結(jié)；
8、將所有活動材料交給學(xué)生會主席及分管副主席進行審核；
9、提交至團委指導(dǎo)老師和秘書處備案。
附注：各部門干事在舉辦活動中如有任何疑問應(yīng)及時請教各部門部長，各部門部長應(yīng)負責(zé)及時解答。如部長也不清楚可向團委指導(dǎo)老師或?qū)W生會主席及分管副主席咨詢，切勿盲目從事，本著不清楚就提問的原則，不要怕問人，否則一切后果自己負責(zé)。
1. 如何確定活動主題？
答：活動主題與活動形式的選定可以自由發(fā)揮，合理合法積極向上即可。也可以依照臨近的節(jié)日進行開展。且干事們應(yīng)具有警覺性，比如國慶節(jié)、南京大屠殺紀(jì)念日、五一勞動節(jié)等一些具有重大意義的節(jié)日或紀(jì)念日，干事們應(yīng)自發(fā)的開展活動進行紀(jì)念。
2. 活動的主題是否越大越好？
答：不是，活動的主題應(yīng)從小方面著手，從貼近學(xué)生生活的方面入手，否則就不 具有重點，不容易開展。比如母親節(jié)的活動主題，這個主題比較大，干事可以從某一個方面入手， 如寫一封家書， 母親節(jié)感恩短信就是比較適中的主題，而且比較容易開展。
3. 關(guān)于部分活動材料的制作問題。
答：橫幅、噴繪海報等宣傳材料均必須在學(xué)校指定的匯豐印務(wù)進行采購，否則不予報銷。與匯豐印務(wù)的聯(lián)系工作由宣傳部的鄒曉靜負責(zé)，可與鄒曉靜直接聯(lián)系，但需經(jīng)主席批準(zhǔn)。
打印、復(fù)印紙質(zhì)材料均必須在北區(qū)南門的江淮文印進行，簽團委指導(dǎo)老師周瑩瑩老師的名字。同樣打印、復(fù)印前需經(jīng)主席批準(zhǔn)。
4．如何確定活動的形式？
答：活動的形式應(yīng)貼近生活，容易實現(xiàn)，這是首先要想的地方。其次還要具有一定的創(chuàng)新，避免雷同這樣可以提高這個活動的參與度。最后還應(yīng)考慮經(jīng)費問題，就是如何用最少的錢實現(xiàn)最好的效果。
5．提交的報告的形式是什么？
答：原則上為實現(xiàn)無紙化辦公，一般全部提供電子稿，若需要提供紙質(zhì)稿，到時 候會注明。提交電子稿時一般選擇 U 盤或者郵件的傳輸方式，紙質(zhì)稿一般選擇 A4 紙打印。
6.活動計劃應(yīng)包括什么基本內(nèi)容？
答：活動計劃包括活動背景、活動主題、活動形式、活動時間、活動地點、參與者、組織者、活動意義、活動內(nèi)容、活動的具體流程與詳細安排、有的還包 括獎項設(shè)置活動經(jīng)費的預(yù)算明細等。 其中活動的
意義與活動的具體流程與詳細安排是重點部分。一般在3頁紙左右，要求語言簡練。
7.活動時間如何確定？
答：活動時間的選擇一般是星期一至星期五的無課程安排的時候，如果有課程安排，必須以上課為首要任務(wù)且盡量避免與其他社團的活動產(chǎn)生沖突，否則參與的人數(shù)會受到影響。如果其他社團也在同一時間舉行活動，可以與對方進行協(xié)商盡量互不干擾。
8.活動的地點如何確定？
答：活動的地點是校內(nèi)。如果在學(xué)校內(nèi)舉辦活動需要使用學(xué)校的教室以及多媒體設(shè)備，需要提前提交《場地使用申請書》 。如果在校外舉辦也需要提前提交《外出活動申請書》并獲得批準(zhǔn)（一般不去校外）。
9.場地申請表如何填寫？
答；場地使用申請表填寫時申請院系部門因填寫為“學(xué)生會 XX 部” ； 人數(shù)預(yù)估一下； 使用時間應(yīng)具體到分鐘，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地點應(yīng)具體到教室號如 “202 教室” 。使用內(nèi)容只要寫一個活動的名稱即可，若果要使用多媒體設(shè)備，需要注明： “需要使用多媒體設(shè)備” ；經(jīng)辦人簽自己的名字，其他都不需要填寫。提交申請書需要打印出來使用黑色水筆填寫，另外還需要同時提交一份活動計劃。
10.活動的經(jīng)費預(yù)算如何填寫？
答：活動的經(jīng)費預(yù)算應(yīng)該合情合理，且用表格的形式在計劃書上列出的具體的開銷。填寫前，應(yīng)先去市場了解相關(guān)商品的價格信息，且應(yīng)
提交給團委指導(dǎo)老師，經(jīng)她同意后才能購買相關(guān)材料。否則一切開銷自己承擔(dān)。購買時先自己支付后憑發(fā)票進行報銷（實報實銷、�？顚Ｓ茫� 。
11.關(guān)于發(fā)票？
答：在經(jīng)批準(zhǔn)后，按照計劃書上所寫內(nèi)容，去市場購買相關(guān)材料時。應(yīng)叫商家開出正規(guī)發(fā)票，且在發(fā)票上標(biāo)出所買商品的明細，不能籠統(tǒng)概括為文具或者食品之類的項目。如果發(fā)票上的商品的種類過多不能依次在發(fā)票上表示，則請要求商家開出產(chǎn)品明細清單，且在明細單上加蓋商家的“發(fā)票專用章”或者 “財務(wù)專用章” （橢圓形） 。否則不能報銷的經(jīng)費自付。
12.關(guān)于在超市或者其他大型超市購買物品？
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答：在超市購買物品時，所開的物品購買明細清單上一般不能提供財務(wù)專用章，所以請在購買物品種類超過 3 樣時，分次結(jié)賬，每次結(jié)賬時物品種類不超過 3 樣，且每次結(jié)賬時都需在發(fā)票上，將每一項商品的明細都列出來，不能進行籠統(tǒng)的概括。否則不能報銷的經(jīng)費自付。
13.報銷時的注意事項有什么？
答：不能開具定額發(fā)票，因為假發(fā)票較多。購買時應(yīng)選擇大型商家這樣碰到假發(fā)票的風(fēng)險比較小。結(jié)賬前也應(yīng)先問清楚能不能開具正規(guī)發(fā)票，避免不必要的糾紛。且注意一個原則實報實銷，�？顚Ｓ谩�
14.寫活動計劃應(yīng)注意什么？
答：寫活動計劃前應(yīng)先與部門內(nèi)的干事以及部長合作討論，避免走彎
路。寫完活動計劃后應(yīng)提交給學(xué)生會分管副主席進行審核，待同意后方可提交給團委指導(dǎo)老師不得越級上報。最終批準(zhǔn)后交至秘書處備案后，即可開展活動。
15.關(guān)于活動的舉辦？
答：活動的舉辦應(yīng)按照活動計劃書上所述內(nèi)容進行，如果部門干事人數(shù)不足，可以和部長提出，請其他部門的干事一起幫助完成�；顒优e辦的過程中安全第一。 部長應(yīng)在活動部門中起到監(jiān)督作用， 如果出現(xiàn)問題， 部長為第一負責(zé)人。 應(yīng)對整個事件負責(zé)�；顒悠陂g，分管副主席必須到場。
16.如何邀請其他的同學(xué)或者老師參加？
答：邀請其他的同學(xué)參加，可以以海報的方式直接招募，也可以以學(xué)生會的名義進行邀請，但是以學(xué)生會的名義進行邀請，必須和學(xué)生會的主席提前說明，由學(xué)生會主席出面協(xié)調(diào)。如果邀請老師參加應(yīng)該先和團委指導(dǎo)老師提前提出，否則有失禮儀。
17.如何書寫活動總結(jié)？
答：活動總結(jié)應(yīng)包括活動舉辦的概況，感受，意義，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次舉辦此類活動需要改進的地方。其中前三點是重點要寫的地方。在活動總結(jié)的最后附上活動舉辦時精彩的照片。如果有人獲獎還要附上獲獎的名單，包括獎項、姓名、所在班級。
18.關(guān)于照片的記錄？
答：舉辦的活動一般都需要活動當(dāng)時得照片，可以在舉辦活動之前和秘書處申請，請秘書部的人來參與活動的拍照工作，也可以自己使用
相機進行記錄，使用過程中應(yīng)注意財物的安全。照片經(jīng)整理后應(yīng)該隨活動總結(jié)一起上交。
19.一個活動如何收尾？
答：舉辦完一個活動應(yīng)該及時進行新聞宣傳，要求至少要在團學(xué)網(wǎng)站、人人主頁、官方微博上發(fā)布宣傳信息，要求發(fā)布時間不得超過活動結(jié)束后2天。團學(xué)網(wǎng)站的賬號由錢佳彤和沈夢玲負責(zé)，人人主頁、官方微博由熊瑋負責(zé)，活動結(jié)束之后，由舉辦活動部門將新聞稿寫好，交予上述負責(zé)人進行審核，審核通過之后，公布宣傳。書寫 “活動總結(jié)” ，最遲不超過 3 天，提交時應(yīng)先交給學(xué)生會主席進行審核，再交給團委指導(dǎo)老師，最后交給秘書處備份保存。
20.對于分管副主席在活動中的規(guī)定。
答：要求分管副主席在自己分管部門所舉辦的活動當(dāng)中，必須起到監(jiān)督作用。要求其貫穿于活動進行的始終。要對活動策劃進行審核，監(jiān)督活動舉辦，舉辦時本人必須到場，并催促活動的后期宣傳及總結(jié)。
舉辦活動注意事項2017-03-17 20:04 | #2樓
一、 活動構(gòu)想
初步構(gòu)思活動時要考慮以下方面
1.活動可行性：
活動經(jīng)費 : 是否在學(xué)院報銷范圍內(nèi)，若超范圍能否找到贊助。 安全系數(shù) : 帶隊入社區(qū)、參觀各地時能否保證安全。 活動屬性 : 是否貼近黨總支的屬性，不以娛樂為目的。
2.參與程度
活動形式 :避免單一枯燥，保持原有意義同時創(chuàng)新形式。 活動意義: 即使要求強制參加，也須使參與者感覺有意義。
3.活動時間、地點
1時間:可圍繞各種節(jié)日展開活動，但須提前策劃好形式、做好準(zhǔn)備○
工作，不然一旦錯過該節(jié)日，整個活動策劃便作廢。若非節(jié)日，也要考慮是否有課，不要臨近期中、期末考試。 2地點 : 若地點在校外，一定要提前到活動場地，以防地址變更或○
是遇到閉館休息時間。另查看好到達該地所乘坐的交通工具，高峰期是否能準(zhǔn)時到達，若坐公交是否可換乘其他路線。 二、 前期準(zhǔn)備
1. 活動宣傳
展板、海報、活動通告要提前與相關(guān)部門溝通好，為別人留出制作、實施的時間。
2. 初步制定活動流程
1工作分配 : 首先明確整個活動的總負責(zé)人�！饘⒒顒痈鱾�環(huán)節(jié)細化為幾個模塊，每個模塊都有相應(yīng)的負責(zé)人，再將這些小模塊內(nèi)的工作細致分配到每人。這樣在活動時總負責(zé)人從整體督促整個活動，其余各負責(zé)人負責(zé)自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，不會出現(xiàn)有人很忙，其余人還幫不上忙的現(xiàn)象。
2材料準(zhǔn)備 : 如果是座談會或講座，○首先借教室，提前準(zhǔn)備好橫幅、
熱水壺、紙杯、杯托等，以及提前借好相機。找好主持人，并準(zhǔn)備主持詞，若有回答問題的環(huán)節(jié)以防冷場可提前找好活躍同學(xué)溝通好，提問時主動回答。如果是學(xué)院或全校性質(zhì)的活動，將每個環(huán)節(jié)涉及的材料全部羅列出來，并將同一地點購買的材料一起置辦、制作。
三、 活動通知
1. 時間
1工作人員視布置場地程度決定提前多長時間到場。○（如座談會提前45分鐘左右較好，其他大型活動則更長）
2學(xué)生參與者提前15分鐘到場，安排座位會耽誤時間�！穑ㄈ缧柘騾⑴c者說明活動規(guī)則，則依情況決定提前多長時間到場） 3老師或是嘉賓則是正式開始時間。 ○
2. 通知
通知活動參與人員時，將時間地點、是否著系服等要求說明，另一定要確定每人都收到短信。如果是院級的比賽活動，注意邀請其他兩個組織的部長。
四、 舉辦活動
1. 布置地點
最基本的打掃地面、擦黑板。如果是座談會，需要擺桌椅擺成一圈，注意人數(shù)，盡量不要有多出來的桌椅。水壺接好熱水，擺好杯子。若是講座，單獨在教室前擺一套桌椅，并蓋上紅色幕布，擺好水。（其他活動則視最初計劃布置）
2. 檢查設(shè)備
如果需要用多媒體，一定提前了解教室的電腦播放視頻是否會卡，以及拷貝文件時能否同時很多u盤同時進行�；脽羝约捌渌故绢愜浖谠撾娔X能否正常演示，如不能提前備好安裝包、或是外接自備筆記本。如果需要用到麥克風(fēng)，提前試好能不能有聲音、聲音大小等。
3. 工作人員
門口有迎賓人員，負責(zé)簽到人員（便于后期參與證明的發(fā)放及防治代簽）。總負責(zé)人確保每人都已在自己位置完成自己任務(wù)，同時總負責(zé)人負責(zé)整體的調(diào)度，其他工作人員可完成的不要總負責(zé)人去跑，對整個活動最了解的就是總負責(zé)人，他有更重要的方面需做。
五、 后續(xù)工作
1. 如有證書發(fā)放等問題，則可按照簽到的名單。
2. 了解參與人員的想法，對本次活動的一個態(tài)度，支持、無聊還是其他。
3. 在活動之后召開反思會，討論在活動過程中不完善的地方如何改善。并結(jié)合參與人員的想法，如何避免不完善的地方。
注：舉辦活動前，主負責(zé)人一定要自己在心里把整個過程想象一遍，看有無欠缺的地方。模擬的過程，就能查出部分不合理或是沒有注意到的地方。
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