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私營企業(yè)秘書的現(xiàn)狀與發(fā)展前景
私營企業(yè)秘書是改革開放以來迅速成長起來的一支秘書隊(duì)伍。據(jù)國家工商局2017年底注冊登記的資料,全國雇工7人以上的私營企業(yè)150萬個(gè)。其中,50人以下的小企業(yè)約占三分之一,基本上不需要秘書;50人以上的企業(yè)大約三分之二,即100萬個(gè),估計(jì)平均每個(gè)企業(yè)有秘書1至2人,不下100多萬人。對這支秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀和趨向的研究,應(yīng)該是秘書理論工作的一項(xiàng)迫切任務(wù)。
私營企業(yè)秘書的現(xiàn)狀
據(jù)江浙兩省幾個(gè)城市的了解,由于私營企業(yè)的規(guī)模和經(jīng)營方式不同,秘書工作體制大致有以下三種類型:1.兼職型。100人以下的私營企業(yè),管理人員少,基本上沒有專職秘書人員,一般的是兼職。做秘書工作的兼職其他事務(wù),或由其他管理人員兼做秘書工作。2.專業(yè)型。100人至300人的私營企業(yè),一般的設(shè)有專職秘書人員,辦理文書、信函、檔案、接待及相關(guān)的秘書性事務(wù),稱之謂秘書或文書。3.機(jī)構(gòu)型。規(guī)模較大的私營企業(yè)或企業(yè)集團(tuán),管理人員較多,內(nèi)部設(shè)有各職能部門,秘書也有單獨(dú)的部門,有的叫辦公室,有的叫秘書處,除負(fù)責(zé)人外,其他秘書人員實(shí)行分工,如撰寫文稿、處理文書、信息、檔案、行政事務(wù)等,大多仿照國有企業(yè)秘書體制。
這種秘書體制的模式,全國私營企業(yè)的情況大體亦然。
私營企業(yè)的秘書人員,就現(xiàn)有來源分類,主要來自四個(gè)渠道:一是公開向社會(huì)招聘,經(jīng)考試考核后,擇優(yōu)聘用。這類人員多半是其他單位的在職人員,也有機(jī)關(guān)里自愿辭職的人員,他們的素質(zhì)較高,有一定的學(xué)歷和工作經(jīng)歷。二是從人才市場上聘用的大中專畢業(yè)生,前幾年以中專生為主,現(xiàn)在則以本科生或大專生為主。他們雖然缺少工作實(shí)踐,但是年紀(jì)輕,文化層次較高,大有發(fā)展前途。三是由基層員工中選拔出來的,他們中雖大多文化程度較低,又無正規(guī)學(xué)歷,但是經(jīng)與經(jīng)理(老板)長期共事,熟悉企業(yè)情況,有直接的經(jīng)營管理知識,辦事比較干練。經(jīng)理(老板)對他們信得過。四是經(jīng)理(老板)的親朋好友,或有某種特殊關(guān)系,安排做秘書工作的。總起來說,私營企業(yè)的秘書來自各個(gè)方面,人員復(fù)雜,水平參差,良莠皆有。
目前,私營企業(yè)秘書工作主要存在幾個(gè)方面的問題:
一是總體素質(zhì)有待提高。私營企業(yè)的秘書人員雖有不少人才,但從總體情況來看,素質(zhì)不高,不僅不能與機(jī)關(guān)有公務(wù)員身份的秘書人員相比,即使與國有企業(yè)的秘書人員也有較大的差距。這種差距的表現(xiàn),首先思想水平不高,很多人缺少事業(yè)心和責(zé)任感,秘書業(yè)務(wù)知識相當(dāng)貧乏,不少人既不懂公文,也不會(huì)寫公文。
二是工作缺乏規(guī)范。私營企業(yè)的秘書到底做些什么工作,怎么做,有哪些職責(zé)和權(quán)利,這些最基本的原則,沒有一個(gè)權(quán)威部門規(guī)定,企業(yè)的經(jīng)理(老板)也沒譜,就連秘書人員自己也不明確。因此,許多私營企業(yè)的秘書人員盡管成天忙忙碌碌,無插手之閑,但該做的事沒有做,不該管的事一大堆。例如,有的秘書要發(fā)工資考出勤、跑資金、搞營銷,甚至把陪客商喝酒、打牌、跳舞等公關(guān)人員的瑣事也拉在秘書的工作范圍之內(nèi)。這就使秘書工作滑了軌,脫離了秘書工作的本職。
三是合法權(quán)益難以保護(hù)。私營企業(yè)的管理人員,國家勞動(dòng)部門并沒有規(guī)定的工資等級標(biāo)準(zhǔn)及福利待遇,全由企業(yè)與被聘用的人員雙方商定;而企業(yè)的承諾,在執(zhí)行時(shí)往往不能實(shí)現(xiàn),這就使得包括秘書在內(nèi)的管理人員,工資報(bào)酬得不到切實(shí)的保障。特別是經(jīng)營狀況的企業(yè),有的企業(yè)經(jīng)理(老板)經(jīng)常同員工賴帳,甚至克扣、拖欠,影響他們的生活安定。這方面的糾紛不少,有時(shí)甚至對簿公堂,通過法律解決。
私營企業(yè)秘書的特點(diǎn)
私營企業(yè)秘書隊(duì)伍的主要特點(diǎn):
第一,人員的流動(dòng)性。私營企業(yè)秘書人員的流動(dòng)性很大,這同行政事業(yè)單位和國有企業(yè)的秘書人員大不相同。因?yàn)樗狡髽I(yè)秘書大多數(shù)是通過雙向選擇和合同形式聘用的,他們在企業(yè)里合則留,不合則走。企業(yè)經(jīng)理(老板)對他們也是滿意就用,不滿意就辭退。一般地說,大企業(yè)秘書的
流動(dòng)度較慢,中小企業(yè)秘書的流動(dòng)度較快。促成流動(dòng)的原因:1.在企業(yè)效益差、收入低的情況下,秘書人員容易流動(dòng),投向效益好、收入高的企業(yè);2.工作條件艱苦、環(huán)境不太寬松的企業(yè),秘書人員容易流動(dòng),選擇工作輕松、環(huán)境舒適的企業(yè);3.能力較差、工作不適應(yīng),或者與企業(yè)關(guān)系不融洽,往往會(huì)被企業(yè)辭退:4.有的是因?yàn)楝F(xiàn)在的企業(yè)不夠理想,不能發(fā)揮自己的才干,想跳槽到一個(gè)好的單位,能夠用其所長、有所作為。應(yīng)該說,在市場經(jīng)濟(jì)體制下,私營企業(yè)秘書的流動(dòng)是正常的,符合優(yōu)勝劣汰的要求;但過于流動(dòng),流動(dòng)度太快,也會(huì)影響業(yè)務(wù)水平的提高。 第二,工作的實(shí)務(wù)性。秘書工作的“三服務(wù)”原則,在私營企業(yè)來說,就是為經(jīng)理(老板)及其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)。因此,一般地說,中小私營企業(yè)沒有多少文件、文稿要寫,也沒有多少文書需要處理,會(huì)議服務(wù)也很少。秘書的日常工作,主要是處理經(jīng)營活動(dòng)中的實(shí)務(wù),比如,業(yè)務(wù)往來方面的函電、傳真、起草經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議,接待客商,參與業(yè)務(wù)洽談,商情分析,以及廣告宣傳等方面的事務(wù)。所以,私營企業(yè)秘書的工作實(shí)務(wù)性很強(qiáng)。在大的私營企業(yè)或集團(tuán),有外貿(mào)業(yè)務(wù)和海外經(jīng)營的,因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部有刊物、報(bào)紙、簡報(bào)、信息等,還有工作計(jì)劃、決策方案、市場預(yù)測、各種調(diào)查和論證等文字材料,秘書的文稿寫作量要多,知識性服務(wù)的內(nèi)容比重大為增加。不過,這類企業(yè)的秘書機(jī)構(gòu)比較健全,秘書人員各有分工,工作也略為正軌,不象中小企業(yè)的秘書各項(xiàng)工作一把抓。
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第三,職權(quán)的差異性。在私營企業(yè)中,除大的企業(yè)和集團(tuán)有董事會(huì)等決策機(jī)構(gòu),實(shí)行集體決策和民-主決策外,多數(shù)私營企業(yè)沒有決策系統(tǒng),經(jīng)理(老板)大權(quán)在握,個(gè)人說了算,因而對秘書職權(quán)和工作范圍,由經(jīng)理(老板)決定。于是形成這樣一種狀況:經(jīng)理對秘書的信任度高,交給他的權(quán)力就大,管理的事務(wù)就多;經(jīng)理對秘書的信任度低,交給他的權(quán)力就小,管理的事務(wù)就少,甚至事無大小都要向經(jīng)理請示,秘書只能奉命行事。同是一樣的秘書,各個(gè)企業(yè)的職權(quán)和工作范圍卻不一樣,存在很大的差異性。
第四,才能的復(fù)合性。私營企業(yè)從提高效率、節(jié)省開支出發(fā),往往要求秘書能一人多用,即既要能撰寫文稿,又要能處理文書、檔案,既要會(huì)使用電腦,又要懂得外語,既要管好內(nèi)部事務(wù),又要善于公關(guān)、業(yè)務(wù)洽談,開展經(jīng)營活動(dòng)。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝”,樣樣能上,成為他的智囊人物,得力助手。這實(shí)際上要秘書是一個(gè)復(fù)合型的人才,適應(yīng)經(jīng)理(老板)開拓經(jīng)營的需要。象這類的秘書人才,報(bào)酬再高,企業(yè)也很需求。現(xiàn)在,凡是在較有發(fā)展前途的私營企業(yè)站穩(wěn)腳跟、掌管一定權(quán)力、享受優(yōu)裕待遇的秘書,一般都兼?zhèn)鋷追N才能,所以贏得經(jīng)理(老板)的青睞。
私營企業(yè)秘書的發(fā)展前景
私營企業(yè)秘書的發(fā)展前景如何,應(yīng)從私營企業(yè)的生命力和發(fā)展情況來判定,因?yàn)槊貢聵I(yè)是依附于整個(gè)事業(yè)的。筆者認(rèn)為:
(一)前途大有可為。黨的十五大報(bào)告已經(jīng)把私營經(jīng)濟(jì)在國民經(jīng)濟(jì)中的補(bǔ)充作用提高到重要作用,憲法中也有保護(hù)私營經(jīng)濟(jì)的規(guī)定,這說明黨的政策和國家法律都肯定了私營經(jīng)濟(jì)的存在,規(guī)定了它的合法地位,并且作為我國社會(huì)主義初級階段的一種所有制的經(jīng)濟(jì)成份。因此,私營企業(yè)再不象過去“二等公民”的地位,而是與國有企業(yè)、集體企業(yè)、股份企業(yè)享受同等的待遇,在市場經(jīng)濟(jì)體制下,平等地進(jìn)行競爭。這就為私營企業(yè)的發(fā)展壯大提供了一個(gè)更好的發(fā)展機(jī)遇。所以,作為私營企業(yè)的秘書必然有光明燦爛的前景,可以說,私營企業(yè)將是今后從事秘書職業(yè)的主要就業(yè)方向。同時(shí),隨著改革的繼續(xù)深入,我國企業(yè)將實(shí)行資產(chǎn)重組,通過承合、兼并、收購,有些私營企業(yè)將組建大的企業(yè)集團(tuán),產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)多元化,企業(yè)管理現(xiàn)代化,決策系統(tǒng)科學(xué)化,它的秘書人員將有充分施展才能的機(jī)會(huì),所謂“英雄有用武之地”,前途將大有作為。
(二)隊(duì)伍亟需整頓。為了適應(yīng)私營企業(yè)發(fā)展壯大的需要,當(dāng)前的秘書隊(duì)伍亟需進(jìn)行整頓。一是對現(xiàn)有秘書人員進(jìn)行普遍登記、考查,凡不合格或不適宜做秘書工作的,應(yīng)勸其改行,從事別業(yè);對借秘書為名搞色-情-服-務(wù)的女性秘書,應(yīng)令其改行,不執(zhí)行者則堅(jiān)決取締,不使敗壞秘書聲譽(yù)。二是各地人事勞動(dòng)部門與秘書學(xué)術(shù)團(tuán)體,要對秘書人員分期分批培訓(xùn),使其掌握必要的秘
書業(yè)務(wù)知識及懂得秘書工作的職業(yè)道德。通過培訓(xùn),進(jìn)行考試考核,合格者發(fā)給等級資格證書,今后憑證上崗,或到人才市場交流。三是完善秘書人才市場的機(jī)制,從招聘、考試、考核、錄用、獎(jiǎng)懲、辭退等各道程序,都應(yīng)制訂一套規(guī)范化的手續(xù)程序,做到公開、公平、公正的人才競爭。
(三)工作需要規(guī)范。私營企業(yè)的秘書工作,要從私營企業(yè)的特點(diǎn)和實(shí)際情況出發(fā),制訂一套規(guī)范化的制度和原則,不能無序化、隨意化。目前,私營企業(yè)在秘書工作上,應(yīng)當(dāng)規(guī)定秘書工作的職責(zé)范圍,大體上要做哪幾方面工作,既不能擴(kuò)大范圍,把工作面拉得過寬,也不能把工作面規(guī)定得過窄,限制太死,要有一定的彈性幅度;應(yīng)當(dāng)規(guī)定私營企業(yè)的秘書機(jī)構(gòu)和各專業(yè)秘書人員的職權(quán),便于制訂崗位責(zé)任制;應(yīng)當(dāng)規(guī)定私營企業(yè)秘書人員的職業(yè)道德,既要忠實(shí)地為企業(yè)經(jīng)理及其經(jīng)營活動(dòng)服務(wù),保守企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密,又要遵守國家的法律法規(guī),不得有弄虛作假,欺騙國家和社會(huì)的行為;應(yīng)當(dāng)規(guī)定保護(hù)私營企業(yè)秘書人員合法權(quán)益的措施,尊重他們的勞動(dòng),尊重他們的人格,使他們享有政治上經(jīng)濟(jì)上的民-主權(quán)利,得到應(yīng)有的報(bào)酬。這樣,從制度和原則上促使私營企業(yè)的秘書工作走上正軌。
(四)各方幫助指導(dǎo)。私營企業(yè)秘書是一支正在成長中的新的秘書隊(duì)伍,不可避免地碰到這樣那樣的問題。因此,需要各有關(guān)方面的指導(dǎo)和幫助,使其健康茁壯成長起來。各地的人事、勞動(dòng)部門要在用人的政策上和手續(xù)程序上進(jìn)行指導(dǎo),把秘書人才納入本地人才市場或人才中心作為交流對象。各地的秘書學(xué)會(huì)、秘書協(xié)會(huì)或相關(guān)的社會(huì)團(tuán)體,應(yīng)吸收私營企業(yè)的秘書人員為會(huì)員,歡迎他們參加學(xué)術(shù)研討活動(dòng)及其他活動(dòng),幫助他們了解信息,學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),支持他們的正當(dāng)要求,反映他們的問題。有關(guān)學(xué)�；�?qū)W術(shù)團(tuán)體在舉辦文秘人員培訓(xùn)班時(shí),可吸收私營企業(yè)秘書參加學(xué)習(xí),提高他們的思想業(yè)務(wù)水平。工會(huì)、企業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)家協(xié)會(huì)也應(yīng)關(guān)心秘書人員,協(xié)調(diào)他們與企業(yè)的關(guān)系,幫助解決他們與企業(yè)可能產(chǎn)生的矛盾。在私營經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的城市,私營企業(yè)秘書的人員相對的多而集中,地方政府的辦公室(廳)或秘書學(xué)術(shù)團(tuán)體,可派人到私營企業(yè)調(diào)查研究,或召集其秘書人員開會(huì),宣傳有關(guān)法律、法規(guī)和政策,在業(yè)務(wù)上加以指導(dǎo),促進(jìn)私營企業(yè)的秘書工作規(guī)范化。
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