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如何有效做好人事檔案管理工作

　　人事檔案是國家與用人單位選拔人才、使用人才的重要依據(jù),在歷經(jīng)了相當長時期的發(fā)展后,我國的人事檔案管理具有成熟的規(guī)范和模式。這是愛匯網(wǎng)小編整理的如何有效做好人事檔案管理工作，希望你能從中得到感悟!

如何有效做好人事檔案管理工作

　　1、有專門的檔案管理人員，最好是專業(yè)類人員;

　　2、有專門的檔案室，按高標準配置檔案柜、溫濕度計、空調(diào)等;

　　3、要實行電腦信息化管理，選配實用的檔案管理軟件，如量子偉業(yè)、萬能檔案等;

　　4、掌握人員的各類信息，并歸類整理其檔案資料，錄入到檔案系統(tǒng);

　　5、按上級主管部門的要求做好人事檔案的.各項其它階段性工作。

　　相信完成以上5點，你的人事檔案管理工作一定會得到上級好評。

　　人事檔案管理的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　(1)突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

　　(2)對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　(3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的'轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

　　人事檔案管理的存檔方式

　　國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法:

　　一是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級市的.人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

　　二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

　　三是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是如果畢業(yè)生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

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