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管理者如何計(jì)劃管理
管理是什么？管理是為實(shí)現(xiàn)組織的目的和目標(biāo)，將本組織所控制的人、財(cái)、物、時(shí)間、信息、技術(shù)、系統(tǒng)、市場(chǎng)及顧客（信用）等經(jīng)營(yíng)上所有資源，做最經(jīng)濟(jì)、高效、人性化運(yùn)用的過程與方法；管理是計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制過程；管理是協(xié)調(diào)別人的活動(dòng)過程；管理的實(shí)質(zhì)通過別人來實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)；管理就是管人理事！
管理是高效地運(yùn)用一切可用資源、以達(dá)成組織目標(biāo)和目的的過程與方法，管理者的職責(zé)是敏銳觀察組織、部門周圍的環(huán)境變化；收集提供信息，確保組織目標(biāo)、方針、戰(zhàn)略正確
協(xié)助制訂企業(yè)、各部門的目標(biāo)，方針及策略；貫徹和實(shí)現(xiàn)組織的經(jīng)營(yíng)方針及目標(biāo)；主動(dòng)征求顧問部門的建議與協(xié)助；與其他部門保持經(jīng)常性地溝通及協(xié)調(diào)；向上司匯報(bào)使其能夠掌握正確情況；做好本部門工作計(jì)劃、決策、并認(rèn)真付諸實(shí)施；分析企業(yè)與部門現(xiàn)狀與業(yè)績(jī)，進(jìn)行工作改善。
初做管理者應(yīng)該怎么辦？要及時(shí)完成自身的角色轉(zhuǎn)換；選擇合適人員，組建團(tuán)隊(duì)；和高層主管、部門相關(guān)者、顧問親密溝通；調(diào)查工作環(huán)境和歷史譽(yù)沿革；提出初步工作計(jì)劃方案；和客戶建立順暢的聯(lián)系通道考證管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和后選方案篩選；管理者要調(diào)整工作方法，調(diào)整思維和工作方法，學(xué)會(huì)全面、宏觀分析問題、從微觀問題中跳出來，不局限具體問題、具體事務(wù)、具體人的工作方法；調(diào)整價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)會(huì)客觀的、動(dòng)態(tài)的、柔性的看問題，而不是工程師式的數(shù)學(xué)機(jī)械標(biāo)準(zhǔn)。特別是識(shí)別人，使用人的技巧和大度，學(xué)會(huì)與人溝通，與人處理關(guān)系；調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，從一個(gè)專才，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋�(gè)通才要重計(jì)劃，重管理，抓資源的調(diào)度和協(xié)調(diào)，而不是親歷親為，事必躬親；不著急，不要恐懼，邊干邊學(xué)，邊干邊總結(jié)。
管理者的能力素質(zhì)在于專業(yè)技術(shù)知識(shí)的深度和經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)廣度；有良好的人際交往能力，要知人善用能力，具有領(lǐng)導(dǎo)和決策能力，性格開朗、善良道德品質(zhì)好，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)分析案例，敢于競(jìng)爭(zhēng)進(jìn)攻性強(qiáng)，能客觀評(píng)價(jià)自己和別人，善于與人相處，能承受心理和工作壓力，管理好自已和團(tuán)隊(duì)的情緒，學(xué)習(xí)模仿能力強(qiáng)、在工作中培養(yǎng)自已的創(chuàng)新意識(shí)，有良好的構(gòu)通和協(xié)調(diào)能力。
管理者職業(yè)行為與態(tài)度，管理靠的是方法，而不是經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)理人只要擁有正確的觀念，就一定能在管理中使用正確的方法，一個(gè)沒有正確觀念的人，行事方法一定有問題，一個(gè)人如果心態(tài)積極，樂觀面對(duì)人生樂觀地接受挑戰(zhàn)和挫折，他最后一定會(huì)成功！
管理者的基本態(tài)度是堅(jiān)定不移的信念、強(qiáng)烈的成就欲望、問題及變革意識(shí)、科學(xué)的工作方法、健全的判斷決策等，作為職業(yè)經(jīng)理人要有的四大職業(yè)境界：不與員工爭(zhēng)利，下屬和員工是經(jīng)理人的績(jī)效伙伴，所以經(jīng)理人要把下屬和員工的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益與切身利益放在心上。利益包括員工的安全感、成就感、自信心和發(fā)展的機(jī)會(huì)。要讓員工在全力以赴的愉快工作中，為自己、團(tuán)隊(duì)和企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。不與下級(jí)爭(zhēng)權(quán)，授權(quán)的真正意義在于充分信任下級(jí)，應(yīng)該由下級(jí)完成的，就要充分授權(quán)讓他去做，經(jīng)理人的責(zé)任是要在對(duì)團(tuán)隊(duì)組織運(yùn)籌中，提攜、幫助下級(jí)成長(zhǎng)，為組織未來的發(fā)展帶出一支好的隊(duì)伍。不與同級(jí)爭(zhēng)功，與同級(jí)爭(zhēng)功最明顯的表現(xiàn)就是之間相互不買帳。要建立相互求助的開放系統(tǒng)，把組織的利益作為最高利益，遇到問題同級(jí)之間要相互協(xié)調(diào)妥協(xié)，用自己掌握的資源為組織的利益和目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。不與上級(jí)爭(zhēng)名，與上司或領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)名是職業(yè)經(jīng)理人的大忌。容易引起高層領(lǐng)導(dǎo)的反感，最終不利于個(gè)人的職業(yè)發(fā)展
計(jì)劃是管理者的首要職責(zé)：何謂計(jì)劃？計(jì)劃是采取行動(dòng)之前擬訂的具體步驟，計(jì)劃管理是按照計(jì)劃來管理企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過程，包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，生產(chǎn)、技術(shù)、勞動(dòng)力、供應(yīng)、銷售、設(shè)備、財(cái)務(wù)、成本等；企業(yè)從戰(zhàn)略到計(jì)劃的基本框架是戰(zhàn)略計(jì)劃（中長(zhǎng)期規(guī)劃 5--10 年），中期計(jì)劃（ 3--5 年發(fā)展規(guī)劃），年度計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃（工作任務(wù)書）。而企業(yè)年度綜合計(jì)劃是確定計(jì)劃年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)各項(xiàng)指標(biāo)的重要計(jì)劃，在企業(yè)三個(gè)層次計(jì)劃中，它是承上啟下，把企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃轉(zhuǎn)化為具體的實(shí)施計(jì)劃（作業(yè)計(jì)劃）之間的連接紐帶，作業(yè)計(jì)劃是對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)所作的安排！年度計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃，主要的區(qū)別是年度計(jì)劃是確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的綱領(lǐng)性文件，作業(yè)計(jì)劃是年度計(jì)劃指導(dǎo)下的執(zhí)行性文件，是各項(xiàng)職能計(jì)劃的細(xì)化和具體化，一般表現(xiàn)為在年度計(jì)劃以下，以季度、月度、周以至每天每班的作業(yè)計(jì)劃，戰(zhàn)略計(jì)劃、年度計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃構(gòu)成了企業(yè)計(jì)劃管理的完整體系！
制定目標(biāo)的 7 個(gè)步驟：第一步是理解公司的整體目標(biāo)是什么，第二步是制定符合 SMART 原則的目標(biāo)，第三步是檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與上司目標(biāo)一致，第四步是確認(rèn)可能碰到的問題，完成目標(biāo)所需資源，第五步是列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的技能和授權(quán)，第六步是制定目標(biāo)時(shí)，一定要和相關(guān)部門提前溝通，第七步是防止目標(biāo)滯留在中層不往下分解！
企業(yè)中有效計(jì)劃中的必要內(nèi)容包括要達(dá)成目標(biāo)所必須做的事，排優(yōu)先順序，詳盡并且界定清楚各項(xiàng)內(nèi)容，以免行動(dòng)中造成脫節(jié)；完成這些工作具體的實(shí)施方案和步驟，列出優(yōu)先順序，使下屬了解何者最重要；誰做這些工作，在何處工作，誰負(fù)責(zé)跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況
工作何時(shí)完成，所需的資源條件；要符合實(shí)際，是現(xiàn)有人員、資源、時(shí)間可以做到的；要有一定的彈性，能適應(yīng)新形勢(shì)或利用新機(jī)會(huì)，備有應(yīng)急方案；界定哪些是必須做到的，哪些是應(yīng)該做到的；設(shè)定日期，定期跟蹤，檢討計(jì)劃的進(jìn)度；如何衡量所達(dá)成的結(jié)果，附有衡量計(jì)劃成功的具體指標(biāo)！
管理者如何計(jì)劃管理
孫子兵法第一篇為《始計(jì)》，說明所有作戰(zhàn)開始于計(jì)劃和謀算；管理大師戴明博士的管理循環(huán)說“PDCA”也由計(jì)劃(Plan)開始；管理的五大功能計(jì)劃、組織、指揮、控制與協(xié)調(diào)，計(jì)劃也排在開頭；古語說“豫則立，不豫則廢”，也說明了準(zhǔn)備工作的重要性。因此可以說古今中外的道理都同樣說明工作計(jì)劃的重要性。然而如何具體開始一項(xiàng)計(jì)劃，如何才能制定合理可行的計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)該包括哪些要素呢?這樣就必須研究學(xué)校管理成功的起點(diǎn)——計(jì)劃的“秘訣”。
計(jì)劃是什么呢?計(jì)劃是設(shè)定目標(biāo)，以及決定如何達(dá)成目標(biāo)的過程。簡(jiǎn)單說便是設(shè)定目標(biāo)，指明路線的過程，這個(gè)過程包含信息的收集、整理、分析、歸納，目標(biāo)的思考與設(shè)定，執(zhí)行方案的構(gòu)想、比較與決策，學(xué)校內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)，必要資源的分析、統(tǒng)計(jì)與組合，以及過程中所遇到問題的解決等，計(jì)劃的過程本身充滿挑戰(zhàn)，對(duì)思維能力是極大的考驗(yàn)，當(dāng)然要成為好的學(xué)校管理者，擅長(zhǎng)制定計(jì)劃是至關(guān)重要的第一步。
制定一項(xiàng)計(jì)劃時(shí)必須包含以下四個(gè)要素：第一，清晰的目標(biāo)；第二，明確的方法與步驟；第三，必要的資源；第四，可能的問題與成功的關(guān)鍵。
舉例說明，如果你是校長(zhǎng)，明天上午9點(diǎn)邀請(qǐng)某名師到校講課，務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開始，這是目標(biāo)；聯(lián)系如何來校，這是方法；如何接待，這是資源；如果路上塞車或天氣不佳等，這是計(jì)劃中可能的問題；成功的關(guān)鍵則是事先聯(lián)系、聯(lián)系車輛、詢問天氣、預(yù)留可能耽擱的時(shí)間。
制定一項(xiàng)好的計(jì)劃，先要從制定有效的目標(biāo)開始。在制定計(jì)劃或評(píng)估下屬的計(jì)劃是否完整時(shí)，以上四個(gè)要素是最為基本的。其中第一項(xiàng)清晰的目標(biāo)，要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)呢?一般來說，有效的目標(biāo)要具有以下五個(gè)方面的內(nèi)容：明確具體的內(nèi)容；可衡量的或數(shù)字化的內(nèi)容；行動(dòng)導(dǎo)向的內(nèi)容；合理可行的內(nèi)容；有時(shí)間限制的內(nèi)容。
例如下面一些目標(biāo)，就各有短處，不符合有效目標(biāo)的內(nèi)容�！懊髂暌诮逃|(zhì)量上加大力度，管理要過硬”，這一目標(biāo)不明確也無法衡量；“大幅度提高教職工滿意度”，這一目標(biāo)沒有時(shí)間限制，也沒有衡量的標(biāo)準(zhǔn)；“教師每天練字30分鐘”，這一目標(biāo)做不到，不可行，如果教師出差、生病怎么辦?不妨改為每周至少練鋼筆字500個(gè)，或每月不少于2000個(gè)就變得合理可行了。
如何提高計(jì)劃的可行性，并縮短與事實(shí)的差距呢?我們知道計(jì)劃的過程就是
將未來要發(fā)生的事情事先預(yù)演，因此以及考慮必要的細(xì)節(jié)是很重要的。構(gòu)思完成的具體對(duì)象，想象愈具體愈好。對(duì)于可能發(fā)生問題之處，要面對(duì)現(xiàn)實(shí)，不要自欺欺人。例如，如果資金不到位該如何?不要說不可能，而是問如果發(fā)生怎么辦?對(duì)于必要的資源考慮要周到，并且要有較高的把握或替代方案。與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)，由于學(xué)校中的任務(wù)大多數(shù)要許多人配合才能完成，因此充分協(xié)調(diào)可以提高成功比率。執(zhí)行時(shí)的檢查與監(jiān)督，不要等到無法挽回才發(fā)現(xiàn)問題。定期進(jìn)行檢查，提早發(fā)現(xiàn)問題，可以增加成功率。
在此基礎(chǔ)上管理者還必須明確計(jì)劃的類型，不同的計(jì)劃類型，其計(jì)劃的步驟、程序與技巧都不相同。計(jì)劃可以分為目標(biāo)型計(jì)劃、例行型計(jì)劃和問題型計(jì)劃三類。
第一類是目標(biāo)型計(jì)劃。以達(dá)成特定目標(biāo)為主的計(jì)劃，一般也稱為項(xiàng)目，其制定執(zhí)行的過程就稱為項(xiàng)目管理。
第二類是例行型計(jì)劃。經(jīng)常重復(fù)的例行工作計(jì)劃，一般把這些計(jì)劃制定成為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序。
第三類是問題型計(jì)劃。以解決問題為主的計(jì)劃，一般也稱為問題處置。 下面我們來看看這幾個(gè)例子。“八月底以前完成網(wǎng)絡(luò)新設(shè)備安裝”；“三月底以前處理惡性事故欠款20萬元”；“于二月底以前制定新進(jìn)教師培訓(xùn)計(jì)劃”；“月底前新生入學(xué)教育計(jì)劃”；“三月代表學(xué)校赴北京參加教育研討會(huì)”。其中第一個(gè)例子屬于目標(biāo)型計(jì)劃，第二個(gè)例子屬于問題型計(jì)劃，第五個(gè)屬于目標(biāo)型計(jì)劃。新進(jìn)教師培訓(xùn)第一次進(jìn)行時(shí)是目標(biāo)型計(jì)劃，如果經(jīng)常舉辦，可以變成例行型計(jì)劃。新生入學(xué)教育計(jì)劃也是如此道理。
制定目標(biāo)型計(jì)劃需要七大步驟：
第一步，描繪結(jié)果。設(shè)定目標(biāo)并清晰地描繪最終期望的結(jié)果，可用數(shù)字、圖形、表格、模型來呈現(xiàn)。
第二步，任務(wù)展開。將達(dá)成目標(biāo)所需的工作項(xiàng)目逐一列出，直到能夠有效掌握具體情況為止，可以使用心理圖像法或目標(biāo)樹來進(jìn)行。
第三步，安排進(jìn)度。將工作項(xiàng)目依照先后順序安排，以便了解相互關(guān)系與總體所需時(shí)間，可以使用計(jì)劃評(píng)估圖與甘特圖進(jìn)行。
第四步，統(tǒng)計(jì)資源。將完成計(jì)劃所需資源分類統(tǒng)計(jì)，可以分為必要與需要，按照人力資源、設(shè)備物品與費(fèi)用等統(tǒng)計(jì)。
第五步，可能問題。將當(dāng)前尚未解決或可能會(huì)發(fā)生的問題逐一列出，并構(gòu)想最壞情況發(fā)生時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)是否可以承擔(dān)，以及預(yù)先構(gòu)想解決方案。
第六步，評(píng)估修正。重新檢視整個(gè)計(jì)劃的重要環(huán)節(jié)，針對(duì)可行性進(jìn)行評(píng)估，并做出必要的調(diào)整與修正，以提高計(jì)劃的成功率，可以使用矩陣圖與加權(quán)指數(shù)法。
第七步，管理重點(diǎn)。最后做一份執(zhí)行時(shí)的管理重點(diǎn)，確保執(zhí)行時(shí)能依照計(jì)劃進(jìn)行，包含成功關(guān)鍵點(diǎn)，可能問題的避免與解決方案，以及進(jìn)度上的里程碑，常用的工具是檢查表、甘特圖、備忘錄與說明書。
這七個(gè)步驟可以這樣來表述：先決定要達(dá)到什么目的?要做哪些事才能達(dá)到這個(gè)結(jié)果?這些事執(zhí)行的先后程序與進(jìn)度如何?需要具備哪些條件才能達(dá)成?執(zhí)行時(shí)可能會(huì)遇到什么問題?綜合以上因素考慮，并做出必要的調(diào)整，最后執(zhí)行應(yīng)掌握什么重點(diǎn)才能成功。
制定計(jì)劃時(shí)，建議使用大一點(diǎn)的紙，紙放在桌子上或貼在墻上，這樣可以盡情揮灑，思維不受限制，同時(shí)使用幾種不同粗細(xì)與顏色的筆，便于標(biāo)識(shí)與分類，當(dāng)然直接在電腦上進(jìn)行也是很好的辦法。管理者可以自己獨(dú)立思考，也可以多人一起討論。構(gòu)思時(shí)要讓左右腦同時(shí)并用，右腦負(fù)責(zé)水平思考，提出創(chuàng)意與構(gòu)思點(diǎn)子，左腦負(fù)責(zé)垂直思考，擔(dān)任分析與邏輯推理的任務(wù)。
制定計(jì)劃的節(jié)奏可以使用“快慢、慢快法”。初步構(gòu)思框架時(shí)速度要快，以便能快速掌握目標(biāo)、任務(wù)、任務(wù)間的相關(guān)性與大約所需時(shí)間與資源；接下來構(gòu)思方案，比較方案，制定決策要慢，反復(fù)推敲，左思右想，瞻前顧后；進(jìn)一步需要與相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通時(shí)也要慢，事緩則圓，太急躁不易取得充分的共識(shí)；最后分配任務(wù)開始行動(dòng)時(shí)，要快速行動(dòng)，遇到問題盡速解決，不能拖延，因?yàn)樵摽紤]的都已經(jīng)思考清楚了。當(dāng)然上述快慢時(shí)間，并沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，任務(wù)的復(fù)雜性與緊急度也不盡相同，所有時(shí)間上的節(jié)奏感只是原則上的建議。
計(jì)劃要作多詳細(xì)才算是好計(jì)劃呢?對(duì)這一問題應(yīng)考慮四個(gè)方面。
首先，管理者的角色。如果是一把手，當(dāng)然許多計(jì)劃只需要制定大方向即可，如果是具體負(fù)責(zé)的人，或負(fù)責(zé)作策劃的人，自然就要詳細(xì)一些。
其次，計(jì)劃的項(xiàng)目。如果從沒有作過，風(fēng)險(xiǎn)較大，內(nèi)容復(fù)雜，關(guān)聯(lián)的人較多或?qū)W(xué)校的影響較大，就需要詳細(xì)一些。
第三，執(zhí)行人員的熟練度。如果執(zhí)行人員對(duì)該項(xiàng)任務(wù)不熟悉，計(jì)劃便要詳細(xì)。
第四，時(shí)間因素。緊急情況不允許慢慢來，只好快快做，或邊做邊計(jì)劃，如果時(shí)間充裕就可考慮周詳一些。
綜上所述，計(jì)劃是學(xué)校管理的第一要?jiǎng)?wù)，管理者必須結(jié)合學(xué)校管理的實(shí)際，熟練運(yùn)用計(jì)劃職能，為提高學(xué)校管理的績(jī)效奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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