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對高校二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀的思考
高校二級學(xué)院檔案是高校二級學(xué)院在開展教學(xué)、科研、管理等活動中形成的對高校和社會具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄,是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)尺,對學(xué)院的建設(shè)發(fā)展起著重要助推作用。近年來,隨著我國高等教育評估制度、評估活動的實(shí)行和開展,各高校越來越重視檔案工作,檔案管理?xiàng)l件不斷改善,管理水平不斷提高。但是,在一些高校,卻仍然存在著只重視校本部檔案管理,而忽視其二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)象,造成二級學(xué)院檔案管理很不規(guī)范,給學(xué)院自身建設(shè)造成很大負(fù)面影響,同時(shí)也給高校的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一些新問題。
一、高校二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理不集中、統(tǒng)一。高校二級學(xué)院檔案管理工作一般歸屬院辦公室負(fù)責(zé),院辦公室大多成立有專門的檔案室、配備有專職檔案員,但也有一些至今還沒有成立專門檔案室,甚至連單獨(dú)的檔案庫房都沒有,所有檔案資料都存放在院辦公室的鐵皮柜里,日常管理和使用由辦公室一名成員兼職,管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計(jì)及實(shí)物檔案,而大量的教學(xué)實(shí)踐、科研活動材料都分屬各有關(guān)業(yè)務(wù)部門保管,形成了一個(gè)單位多個(gè)檔案管理部門的格局,這既不符合《檔案法》“檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”之規(guī)定,也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。
檔案收集不完整齊全,整理不科學(xué)規(guī)范。高校二級學(xué)院檔案管理內(nèi)容廣泛,載體形式多樣,在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及時(shí)、不完整、不齊全,整理不科學(xué)、不規(guī)范等現(xiàn)象,有些應(yīng)歸檔的文件材料沒有及時(shí)被收集歸檔或被遺漏,有些已歸檔文件材料其內(nèi)容不齊全、不完整。例如,有些部門只重視收集各種紅頭文件,而忽視了對教學(xué)、科研活動中形成的各種文件材料的收集。有些部門歸檔文件材料中只有請示,沒有批復(fù)。在歸檔文件材料的整理、分類上缺乏嚴(yán)格規(guī)定和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),造成了檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確、目錄填寫不明細(xì)、檢索工具不完備等問題,為日后檔案的查找利用帶來了諸多的困難。
檔案管理手段落后,利用效率低。隨著科技的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中得到廣泛運(yùn)用,但是有些高校二級學(xué)院檔案管理還仍然停留在手工管理水平上,檔案信息存儲量小,收集、整理、檢索難,利用率低。此外,一些高校管理思想守舊,對二級學(xué)院建立后的檔案管理工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位,缺少相應(yīng)的對策措施,檔案人員計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)薄弱,自動化、信息化程度不高。
二、對改進(jìn)高校二級學(xué)院檔案管理工作的建議
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確職責(zé)。高校要加強(qiáng)對二級學(xué)院檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立與二級學(xué)院發(fā)展規(guī)模、發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的綜合檔案室(館),選拔政治素質(zhì)高、事業(yè)心、責(zé)任感強(qiáng)的同志擔(dān)任檔案專職干部。清晰劃分學(xué)校、二級學(xué)院兩個(gè)層次檔案管理的職責(zé)范圍,使學(xué)校與二級學(xué)院各司其職,各盡其責(zé)。明確學(xué)校檔案館(室)主要負(fù)責(zé)收集保管校本部及二級學(xué)院產(chǎn)生的永久保存價(jià)值檔案,工作重心放在檔案信息的研發(fā)利用和檔案建設(shè)現(xiàn)代化管理水平的提高上,同時(shí)負(fù)責(zé)二級學(xué)院檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo),定期開展檔案業(yè)務(wù)及現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn),使二級學(xué)院檔案人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平更好地適應(yīng)當(dāng)前學(xué)院建設(shè)發(fā)展的需要。
建立完善管理制度。結(jié)合二級學(xué)院工作實(shí)際和特點(diǎn),建立符合本院實(shí)際的《文件材料歸檔范圍、歸檔要求》、《檔案分管院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制》、《專、兼職檔案員責(zé)任制》、《文件材料的管理和利用制度》、《檔案資料傳遞、登記制度》等檔案管理規(guī)章制度。健全檔案管理工作的檢查、考核制度,定期布置、檢查、總結(jié)檔案工作,明確崗位職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識,不斷提高檔案管理水平。
加強(qiáng)日常收集與整理。一是要編制一套切合本院實(shí)際的檔案整理分類方案和工作標(biāo)準(zhǔn)。二是開展積極主動、有目的、有意義的收集工作。一方面要確保歸檔范圍內(nèi)的文件全部歸檔,另一方面要特別注意收集日常分散形成的賬外文件材料。三是要加強(qiáng)文件材料的整理與分類,嚴(yán)格按照本院文件材料整理、分類方案和工作標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)合理地整理各類文件材料。
加強(qiáng)管理和利用。一是要改善現(xiàn)有的管理?xiàng)l件,建立具備溫濕度儀、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及防盜系統(tǒng),符合防火、防蟲、防霉、防光、防盜、防塵“六防”要求的檔案專用庫房。二是要改進(jìn)管理方法,加大資金投入建立院內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),購置必備的筆記本電腦、攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、錄音筆、光盤刻錄機(jī)、多媒體設(shè)施等,利用計(jì)算檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫,運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫建立全院檔案信息系統(tǒng),提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發(fā)、利用的速度和質(zhì)量,使檔案管理工作盡快步入科學(xué)化管理軌道。三是加強(qiáng)研發(fā)利用,編制《全宗指南》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《論文論著匯編》等編研資料,并及時(shí)增補(bǔ)、充實(shí)其內(nèi)容,使二級學(xué)院檔案更好地為學(xué)院教學(xué)、科研、管理服務(wù)。
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高校二級學(xué)院檔案管理的思考2017-05-12 08:02 | #2樓
二級學(xué)院檔案是高校發(fā)展不可缺少的一部分，是校檔案建設(shè)的基層，也是二級學(xué)院建設(shè)主要資源信息的來源。二級學(xué)院檔案應(yīng)是在在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過程、學(xué)生管理、科研、行政等活動中形成的具有保存價(jià)值的最原始記錄，它全面反映了二級學(xué)院最根本的職能活動。
我們必須以高度的責(zé)任意識，及時(shí)收集、整理、歸檔，切實(shí)做好二級學(xué)院檔案管理工作。
一、二級學(xué)院檔案管理工作存在問題
1．檔案管理工作意識淡薄，重視程度不夠
目前，相當(dāng)多高校二級學(xué)院，對檔案管理工作不清楚，重視程度不夠，檔案管理意識也不強(qiáng)，以為二級學(xué)院最主要的工作任務(wù)就是教學(xué)、科研和學(xué)生工作，從而忽略了對檔案管理的工作，沒有充分意識到檔案的潛在價(jià)值。由于缺乏對檔案管理工作的意識，忽視了日常工作中產(chǎn)生的檔案資料管理，再加上平時(shí)不留意收集和整理，導(dǎo)致大量有價(jià)值的資料流失，從而無法保證檔案的完整性。
二級學(xué)院檔案管理人員不是專職的檔案工作人員，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是對檔案材料的簡單整理、裝訂，未對檔案管理工作投入較多的精力。究其原因，主要是對檔案意識淡薄，對二級學(xué)院檔案作用缺少認(rèn)識和了解。
2．機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全
二級學(xué)院對檔案管理職責(zé)的不明確，也沒有制定出相應(yīng)的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致檔案管理人員習(xí)慣于按經(jīng)驗(yàn)辦事，隨意性大，忽視工作的程序化和規(guī)范化。由于絕大部分二級學(xué)院在檔案管理上基本上存在著"誰收集誰管理"的現(xiàn)象，整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和裝訂要求都沒有一個(gè)明確的規(guī)定，因此，有些重要的文件資料處于散亂狀態(tài)，沒有集中統(tǒng)一管理；分不清楚哪些文件資料上交校檔案室，哪些應(yīng)留存二級學(xué)院；甚至出現(xiàn)有部分檔案重復(fù)保存，有些則無人收存。這就出現(xiàn)檔案管理難、歸檔難、開發(fā)難等僵局。
3．檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)
絕大多數(shù)二級學(xué)院檔案管-理-員為行政秘書或其它相關(guān)人員兼職，而未設(shè)專職檔案員,如教學(xué)檔案由教學(xué)秘書管理，行政檔案由行政秘書管理。二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)這樣的安排，從表面看似乎是有利于檔案管理。本質(zhì)上，其實(shí)這些兼職管理人員本身已兼數(shù)職，對檔案管理工作難以全心投入，而且普遍都是未經(jīng)過檔案管理知識的專業(yè)培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不精通,對檔案歸類、范圍、保管期限、立卷、程序等等都不清楚，另上級職能部門對各二級學(xué)院兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)不夠,開設(shè)的專題講座寥寥無幾，在這樣的形勢下，就有了什么都入檔或入檔不完整的問題，以致影響了檔案管理水平和效率的提高。
4．管理手段落后，工作效率低
現(xiàn)已是信息化時(shí)代，但絕大部分二級學(xué)院檔案的現(xiàn)代化及檔案保密配置不夠，設(shè)施相對落后，這對檔案管理保護(hù)工作的正常開展受到了很大的影響。相當(dāng)一部分高校二級學(xué)院的檔案管理仍采取手工操作。檔案工作人員在文件資料的整理、立卷、歸檔后，通過手工的特點(diǎn)對文件資料進(jìn)行調(diào)整、編目；借閱時(shí)，檔案管理人員檢索極其困難。檔案存放滯后，未采用管理新模式，導(dǎo)致檔案室里的舊圖紙和學(xué)生實(shí)踐產(chǎn)生的實(shí)物體作品堆積如山，
二、加強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理的策略
1．強(qiáng)化檔案意識
做好檔案的收集，必須先強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作有了深刻的認(rèn)識，把檔案管理工作納入工作的議事日程，對檔案工作檢查日�；�、制度化，檔案管理工作才能有提高。強(qiáng)化檔案管理工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、合理化建設(shè)。提高對檔案管理工作的重視程度，利用宣傳窗、廣播、黑板報(bào)等介質(zhì)，對檔案的重要意義和作用加大宣傳力度，促使全體師生都能積極配合檔案管理工作人員的檔案收集、管理工作，使他們增強(qiáng)檔案意識，同時(shí)又能增強(qiáng)檔案管-理-員的責(zé)任心和使命感，從而為二級學(xué)院檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案工作者在實(shí)際工作中若存在問題和困難，要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以爭取他們的支持和幫助。
2．規(guī)范二級學(xué)院檔案管理體制
二級學(xué)院檔案工作的關(guān)鍵是管理制度化，故二級學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，建立收集、整理、歸檔、立卷、保管、借閱等規(guī)章制度，對檔案管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)制定標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。建立好完善的規(guī)章制度的同時(shí)還需加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)掌握歸檔文件的收集、整理和管理等情況，使檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化從源頭把好關(guān)。
3．加強(qiáng)管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)
由于相當(dāng)一部分二級學(xué)院檔案管-理-員非專職化、專業(yè)化，對二級學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量受到較大的影響。針對這一現(xiàn)狀，二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識教育，采取多形式、多渠道，積極開展檔案管理工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和實(shí)踐操作的指導(dǎo)，學(xué)校也要采取各種形式開設(shè)專題講座，對提高檔案員的業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造條件，使檔案工作人員能及時(shí)學(xué)到新知識、掌握新技能，不斷提高他們的檔案管理工作水平。
4．強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)知識的普及化，信息技術(shù)的成熟化，檔案管理信息化也是一個(gè)必然趨勢。二級學(xué)院對檔案工作必須跟上現(xiàn)代化步伐，充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立完善的各類檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，加快檔案信息化建設(shè)。
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