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高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與思考
隨著計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀看，還遠不能適應(yīng)檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應(yīng)形勢發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，從隊伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設(shè)。
一、保障檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費投入
高校檔案管理工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。學(xué)校應(yīng)予高度重視，加大人力、財力的投入，要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識水平
檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性工作，如果檔案管理人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理模式，而不肯更新管理觀念，即使建起了網(wǎng)絡(luò)，購買了最新的軟件系統(tǒng)，也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來，致使軟件成為一種擺設(shè)。因此，檔案管理人員必須認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務(wù)方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，不斷探索高校檔案管理的新思路、新途徑，主動適應(yīng)高校檔案信息化發(fā)展的需要。
三、制定規(guī)范的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個過程。沒有制度的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息化建設(shè)就難以實現(xiàn)。因此，高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并結(jié)合高校自身的發(fā)展需要來制定共同遵守的檔案信息化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循，為科學(xué)、規(guī)范檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案工作在客觀上有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)、協(xié)調(diào)保證，以便為建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走上檔案信息資源共享之路。
四、加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫是發(fā)展網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)則是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要本著“資源共享，共同發(fā)展”的原則，加強數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)有機地結(jié)合起來，使檔案信息向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校應(yīng)加快推進高校館(室)藏檔案數(shù)字化的進程，建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)資源儲備，為高校檔案信息化做好后臺數(shù)據(jù)庫支持，逐步實現(xiàn)高校館(室)藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現(xiàn)出自身的重要價值，當(dāng)大量的檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中時，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為檔案信息最主要的傳輸平臺，這也為檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用。為便于對數(shù)字化檔案信息進行有效地管理和使用，就需要建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫來存放。因此，高校檔案部門應(yīng)加大高校檔案信息化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進力度，保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理;應(yīng)利用現(xiàn)代化信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的傳遞、交流和共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要價值。
五、提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)
檔案信息化管理工作要穩(wěn)步發(fā)展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，計算機超強的運算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息化的知識化、社會化開發(fā)，必須打破傳統(tǒng)的檔案管理隊伍建設(shè)模式，注意人才復(fù)合型素質(zhì)的要求，注重隊伍的多學(xué)科知識結(jié)構(gòu)和梯隊結(jié)構(gòu)的合理性建設(shè)。因此，一方面要不斷提高現(xiàn)有人員隊伍的綜合素質(zhì)，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，在“�！焙汀巴ā鄙习押门嘤�(xùn)關(guān)，加大培訓(xùn)力度;另一方面應(yīng)注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型的專業(yè)隊伍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
六、豐富館(室)藏內(nèi)容
豐富優(yōu)質(zhì)的館(室)藏檔案是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，如果館(室)藏檔案不豐富，檔案信息資源的開發(fā)利用就成了無源之水、無本之木，失去了動力和目標(biāo)。因此，必須加強檔案信息資源建設(shè)，做好檔案的接收和征集工作。其中，接收是基礎(chǔ)，是量的擴張，征集是亮點，是館(室)藏的補充�！傲俊笔恰百|(zhì)”的基礎(chǔ)，“質(zhì)”是“量”的升華，要盡可能多地收集與檔案有關(guān)的資料進館(室)，充分發(fā)揮檔案與資料相互補充的優(yōu)勢。同時，要做好檔案的鑒定工作，從源頭確保館(室)藏檔案的質(zhì)量，解決好檔案數(shù)量與質(zhì)量之間的矛盾，調(diào)整好館(室)藏結(jié)構(gòu)，使館(室)藏結(jié)構(gòu)合理化、科學(xué)化。
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七、建立檔案信息網(wǎng)站，提高檔案的利用率
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù)，已成為當(dāng)前檔案部門提供檔案利用的重要方式。即以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理和使用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理工作自動化。高校檔案管理部門要利用互聯(lián)網(wǎng)制作檔案信息網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部各部門的網(wǎng)站鏈接，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。這樣，既可擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認(rèn)識，實現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。
八、重視檔案信息的安全管理
檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越普及，計算機網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失，泄密的嚴(yán)重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護知識，定期對檔案計算機查毒、殺毒，更新防火墻，盡量避免病毒攻擊。其次工作人員對在網(wǎng)絡(luò)所發(fā)布的檔案信息要嚴(yán)格審查，保證機密信息不外泄，此外，在網(wǎng)絡(luò)的流通過程中也要利用相關(guān)技術(shù)注意加強對檔案信息安全保密工作。再次，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失。儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、u盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。
檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，是一項系統(tǒng)工程，內(nèi)容廣泛，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，須認(rèn)清形勢，結(jié)合本校的實際情況，從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案發(fā)展管理理念，樹立新的觀念，加強檔案工作隊伍的建設(shè)，加大資金投入，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個結(jié)構(gòu)，這樣檔案信息化建設(shè)才能穩(wěn)步、高效地推進。
對高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與思考2017-05-12 08:04 | #2樓
一、 高校信息化建設(shè)的必要性
隨著以網(wǎng)絡(luò)、通訊等為基礎(chǔ)的信息技術(shù)發(fā)展速度加劇，給人類生產(chǎn)和生活方式帶來許多革新式的轉(zhuǎn)變，學(xué)界也將21世紀(jì)表述為“網(wǎng)絡(luò)時代”或“信息時代”。信息化正越來越多地被世界各國所重視、推廣和大力發(fā)展，人們也越來越多地認(rèn)識到信息化的重要性。在推進信息化，實現(xiàn)國家現(xiàn)代化的過程中，高校應(yīng)該也必將發(fā)揮不可替代的作用，這是高校存續(xù)、發(fā)展的本質(zhì)體現(xiàn)，也是未來經(jīng)濟社會發(fā)展對高校提出的客觀要求。這是因為，一方面高校是信息技術(shù)發(fā)展的主陣地，也是高校是信息技術(shù)教育和人才培養(yǎng)的主渠道, 而且高校不僅為信息化提供了技術(shù)保障，也提供了人才準(zhǔn)備；另一方面同時，信息化的普及更使教育的資源得到整合，為學(xué)生提供超容量、高質(zhì)量的信息服務(wù)和文化享受；拓寬了學(xué)界的視野，也為素質(zhì)的教育插上了飛翔的翅膀，使得學(xué)生的學(xué)習(xí)更為便捷、便利和有效，從而提高了教育的質(zhì)量。
二、高校信息化建設(shè)的內(nèi)容
高校教育信息化建設(shè)的內(nèi)涵極其豐富，幾乎涵蓋了高校各項活動。因此，在各個高校的教育信息化建設(shè)的實踐過程中，會因為各高校的思想認(rèn)識、辦學(xué)定位、辦學(xué)傳統(tǒng)、經(jīng)濟實力等各方面的差異而存在差異，就環(huán)境建設(shè)與資源建設(shè)方面，應(yīng)包括以下幾個方面：一是基礎(chǔ)平臺；二是個性化門戶；三是應(yīng)用支撐系統(tǒng)�；A(chǔ)平臺包括校園網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件環(huán)境建設(shè)。個性化門戶是將應(yīng)用集成起來，為用戶提供單一訪問點的個性化服務(wù)。在應(yīng)用支撐系統(tǒng)方面，應(yīng)當(dāng)起碼考慮到以下幾個方面：
1）教務(wù)管理系統(tǒng)。它強化了教務(wù)管理的職能，涵蓋了教務(wù)管理的方方面面。主要包括教師系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、課表系統(tǒng)、自動排課、成績管理、教案管理、考試系統(tǒng)等；
2）教學(xué)與學(xué)習(xí)系統(tǒng)。它可以幫助教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)實現(xiàn)全面的信息自動化。主要包括信息點播系統(tǒng)、視頻廣播系統(tǒng)、遠程教學(xué)系統(tǒng)、多媒體制作系統(tǒng)、電子備課系統(tǒng)、數(shù)字圖書館、虛擬實驗室、智能答疑、bbs等等；
3）辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)能夠全面提高辦公管理效率和質(zhì)量，使繁瑣而枯燥的日常工作變得簡單、輕松而快捷。主要包括文件管理、會議管理、檔案管理、財務(wù)管理、人事管理、公告管理、請示報告、總務(wù)管理系統(tǒng)等等；
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4）校園一卡-通系統(tǒng)。它是利用ic卡作為電子身份的載體，使師生員工在校園中能夠自動完成一系列與其身份相關(guān)的活動。校園一卡-通系統(tǒng)是高校教育信息化的牽頭環(huán)節(jié)，主要包括用戶注冊系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)、食堂管理系統(tǒng)、機房自動化管理系統(tǒng)、宿舍和辦公室門禁系統(tǒng)、電子錢包和校園電話系統(tǒng)等；
三、高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
高校的教育信息化建設(shè)從20世紀(jì)90年代開始，雖然起步較晚，但發(fā)展勢頭較快。另一方面，高校的教育信息化建設(shè)發(fā)展很不平衡，有許多理論性、政策性、技術(shù)性的問題需要解決，與信息社會對人才的需求相比，還存在著以下幾個方面的問題。
1．對信息化建設(shè)的認(rèn)識水平有待提高。教育信息化是指在教育領(lǐng)域中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息資源和現(xiàn)代信息技術(shù)的過程。教育信息化的過程是教育思想、教育觀念轉(zhuǎn)變的過程，是以信息的觀點對教育系統(tǒng)進行分析認(rèn)識的過程。只有在這樣的基礎(chǔ)上指導(dǎo)信息技術(shù)的教育應(yīng)用，才是我們所需要的教育信息化。近年來，隨著國-家-信-息化建設(shè)的整體推進，政務(wù)信息化和企業(yè)信息化建設(shè)已呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢頭，而高等學(xué)校信息化建設(shè)相對要明顯滯后，其中一個主要原因是高校的競爭意識淡薄，受主、客觀條件的限制，傳統(tǒng)的管理理念和思維方式嚴(yán)重制約了高等教育信息化的建設(shè)和發(fā)展。
2．信息資源建設(shè)比較匱乏，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)與合作。教育信息化的核心是教學(xué)信息化，教學(xué)信息化的基礎(chǔ)是信息資源建設(shè)。但目前高校的信息資源建設(shè)嚴(yán)重滯后，各個大學(xué)的博物館、科技館、展覽館、實驗室、圖書館等，儲藏著大量、寶貴的信息資源，然而這些信息資源目前大都停留在實物和紙介質(zhì)形式上，無法實現(xiàn)信息資源的共享，嚴(yán)重影響了信息資源的利用效率。究其原因，首先是由于教育行政部門缺乏有力的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，推動的力度不夠；其次是信息資源建設(shè)缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成低水平的重復(fù)建設(shè)并為以后的兼容留下隱患；第三是各個高校各自為政，在信息資源建設(shè)上缺乏協(xié)調(diào)和合作，分散了信息資源建設(shè)的人力和物力。
3．人員素質(zhì)跟不上信息化建設(shè)的需求�，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為高校內(nèi)部管理體制的改革提供了嶄新的技術(shù)手段和實現(xiàn)的契機，信息化技術(shù)設(shè)備更新速度快，要充分發(fā)揮效益必須要有先進、科學(xué)的管理相配套，需要有高素質(zhì)的信息化管理人才參與其中。但從目前來看，有很多管理人員仍不愿意從傳統(tǒng)的管理方式中走出來，信息技術(shù)知識缺乏，知識更新速度太慢，跟不上信息化建設(shè)對人才素質(zhì)的要求，減緩了信息化建設(shè)的步伐。
4．信息管理沒有形成系統(tǒng)。信息化建設(shè)是關(guān)系到高校跨世紀(jì)發(fā)展方向的戰(zhàn)略性和全局性問題，負(fù)責(zé)和組織落實這項工作事關(guān)重大，一般由信息中心或網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)。他們主要進行的是網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計開發(fā)、布線、基礎(chǔ)設(shè)備的配置、系統(tǒng)運行的測試以及解決隨時可能出現(xiàn)的技術(shù)問題。由于技術(shù)人員對于系統(tǒng)的管理和規(guī)劃組織缺乏認(rèn)識和經(jīng)驗，所以對于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的系統(tǒng)化、整體化很難有效地把握。雖然有的學(xué)校專門成立了信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由幾個校領(lǐng)導(dǎo)及校辦、信息中心和相關(guān)職能部處負(fù)責(zé)人組成以提高其組織的權(quán)威性，但由于只是臨時性的輔助機構(gòu)，容易受日常工作的沖擊，領(lǐng)導(dǎo)人在具體的建設(shè)過程中不能完全投入時間和精力，因而導(dǎo)致了工程建設(shè)的延緩。
四、高校信息化建設(shè)的對策建議
對于教育信息化整個體系而言, 信息設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ), 信息資源建設(shè)是核心, 信息資源和技術(shù)的應(yīng)用是目的, 政策措施以及信息化人才培養(yǎng)是保障, 以下就這幾方面展開一些探討:
( 1) 加強信息化建設(shè)的總體規(guī)劃, 注重投資成本與利用效益的核算。高等教育走向信息化、現(xiàn)代化是歷史的必然, 教育教學(xué)信息化已成為每所高校自身發(fā)展的需要, 應(yīng)當(dāng)引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。各高校都應(yīng)當(dāng)成立有校級領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)、由專門責(zé)任部門以及院系負(fù)責(zé)人參加的學(xué)校信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu), 對本校的信息化建設(shè)工作進行規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)。
( 2) 提高信息技術(shù)在教育教學(xué)應(yīng)用中的實效性。高校信息化的根本目的是為了提高高等教育培養(yǎng)學(xué)生的效率和質(zhì)量, 其中提高質(zhì)量是根本。由于高校教育對象的復(fù)雜性和多樣性, 在
大學(xué)教育的整個過程中, 影響教育質(zhì)量與效果的因素不僅僅是由教育技術(shù)、教學(xué)手段這個單一的因素所決定的, 而是涉及到教育教學(xué)過程的所有組成因素。信息技術(shù)應(yīng)用于教育教學(xué)過程需要遵循教育規(guī)律, 進行系統(tǒng)的教學(xué)設(shè)計。就教學(xué)過程來講, 對于教師、教學(xué)資源、學(xué)生所組成的整個教學(xué)系統(tǒng), 始終要關(guān)注教師通過各種手段的“解惑”以及學(xué)生通過各種途徑的習(xí)得, 關(guān)注學(xué)生在這種師生交互中所起到的精神和人格上的變化, 不能全盤用信息技術(shù)手段來代替教師的作用, 也不能完全依賴于網(wǎng)絡(luò)來提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。
( 3) 加強教育信息資源的建設(shè)和利用。在高校信息化建設(shè)中教育信息資源建設(shè)是教育信息化工作的核心, 是學(xué)校信息化建設(shè)長期而艱巨的工作。目前高校教育信息資源建設(shè)將面臨建
立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)倉庫和建立優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)共享服務(wù)體系兩大任務(wù)。為此, 一方面學(xué)校要對全校數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)實行統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn), 分級開發(fā)和管理。在信息資源的開發(fā)中, 要依據(jù)國家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)教育技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系來定義和描述各種數(shù)據(jù)庫信息、學(xué)習(xí)者模型規(guī)范以及學(xué)習(xí)對象元數(shù)據(jù), 參照網(wǎng)絡(luò)教育技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中的學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)的原則和術(shù)語, 統(tǒng)一各個軟件信息采集標(biāo)準(zhǔn)和信息編碼標(biāo)準(zhǔn), 實現(xiàn)校內(nèi)校際間信息資源的共享和互換。另一方面對現(xiàn)有的信息資源進行整理和分類, 建立針對教學(xué)、科研、管理等不同內(nèi)容的、具備強大搜索功能的門戶網(wǎng)站, 使廣大師生通過簡單操作即能獲得相關(guān)信息與服務(wù); 同時還要以數(shù)據(jù)鏡像的方式, 建立全球教育資源吸收系統(tǒng), 通過互聯(lián)網(wǎng)對一些高質(zhì)量的圖書館、專業(yè)數(shù)據(jù)庫建立鏡像, 為廣大師生提供更加專業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理等方面的資料。
綜上所述，信息化建設(shè)是一項長期工程、系統(tǒng)工程、復(fù)雜工程，不僅要保障人力、財力、物力的持續(xù)性投入，還要做好長久建設(shè)、持續(xù)建設(shè)甚至是反復(fù)建設(shè)的思想準(zhǔn)備。
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