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企業(yè)電話管理制度_企業(yè)電話管理制度范文
為規(guī)范企業(yè)電話的使用行為，提高員工工作效率，應(yīng)制定規(guī)范的企業(yè)電話管理制度。下面小編為大家整理了有關(guān)企業(yè)電話管理制度的范文，希望對(duì)大家有幫助。
企業(yè)電話管理制度篇1
一、職責(zé)
1、管理部：負(fù)責(zé)開通國內(nèi)、國際長途電話的審批,電話的安裝、使用、維修、停機(jī)、電話費(fèi)用結(jié)算等相關(guān)事項(xiàng)的統(tǒng)籌管理;
2、各部門：負(fù)責(zé)管理本部門的電話及控制電話費(fèi)用;
3、財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)電話費(fèi)用的結(jié)算。
二、基本原則
1、每部電話安排專門負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)該部門電話的.管理及控制費(fèi)用;
2、公司內(nèi)線電話用于各部門之間的工作聯(lián)絡(luò)，任何人不得用內(nèi)線電話聊天、談笑;
3、辦公電話原則上不得作私人電話使用;
4、辦公室電話主要用于工作聯(lián)系， 提倡使用文明、簡(jiǎn)捷的語言，以減少通話時(shí)間;
5、非本公司工作人員不準(zhǔn)使用本公司話機(jī)打市內(nèi)電話和長途電話。
三、電話號(hào)碼的申請(qǐng)與定位
1、部門因業(yè)務(wù)擴(kuò)大增加人員需新增電話，由部門負(fù)責(zé)人審核后交由管理部批準(zhǔn)，管理部批準(zhǔn)后聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行電話安裝。
四、電話安裝
1、電話之初裝以開通內(nèi)線為原則;
2、各部門電話號(hào)碼如需開通市話、國內(nèi)長途、國際長途、來電顯示等其他需要另外收費(fèi)的功能，需由申請(qǐng)部門填寫《電話申請(qǐng)表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字后交管理部批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可開通相應(yīng)功能。
五、電話移機(jī)、停機(jī)、停用號(hào)碼重新起用
1、各部門人員因工作原因發(fā)生辦公地點(diǎn)變動(dòng)需要移機(jī)時(shí)，由部門人員告知管理部進(jìn)行移機(jī);
2、部門人員調(diào)整、人員變動(dòng)等各種原因需要停止使用電話時(shí)，部門負(fù)責(zé)人需向管理部報(bào)停，號(hào)碼由管理部收回保管備用。
六、電話的故障維修管理
1、使用者如發(fā)現(xiàn)話機(jī)、線路等故障要及時(shí)向管理部報(bào)修， 非專業(yè)人士不得私自拆裝電話。
七、電話費(fèi)用
每月由管理部按計(jì)費(fèi)系統(tǒng)話費(fèi)清單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，繳納。
八、罰則
如有違反以上電話管理規(guī)定的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將進(jìn)行考核處罰。
企業(yè)電話管理制度篇2
1.辦公電話用于正常公務(wù)，各部門必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，部門領(lǐng)導(dǎo)要指派專人負(fù)責(zé)或自
親自管理。
2.內(nèi)線電話用于各部門之間的聯(lián)絡(luò)，員工不得用內(nèi)線電話聊天、談笑。
3.辦公電話不得作私人電話使用。
4.打長途電話必須目的明確、語言簡(jiǎn)煉。因公務(wù)需掛國內(nèi)長途電話，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)履行登記手續(xù)，詳細(xì)登記聯(lián)系人姓名、通話內(nèi)容、通話時(shí)間，以便于電信局核對(duì)。
5.辦公電話一律不得掛撥聲訊臺(tái)。如有違反者，由部門領(lǐng)導(dǎo)追查當(dāng)事人責(zé)任并罰款100元人民幣;追查未果則由部門人員共同承擔(dān)電話費(fèi)用。
6.非本部門員工不得擅自使用該部門辦公電話。
7.公司員工要愛護(hù)電話，妥善保管，不得損壞。如發(fā)現(xiàn)話機(jī)、線路等故障要及時(shí)報(bào)修，確保線路暢通。內(nèi)線電話如增加和更改號(hào)碼，維修科要及時(shí)通知人事行政部。
8.電話在響鈴三聲之內(nèi)必須接聽，并使用標(biāo)準(zhǔn)用語“您好，大地裝飾!”語速不急不燥， 彬彬有禮。
9.來電如非本部門電話，則須耐心規(guī)范用語“這是X X部，我?guī)湍D(zhuǎn)接，請(qǐng)稍等!”同時(shí)按照部門分機(jī)號(hào)碼進(jìn)行轉(zhuǎn)接(輕輕切換電話接聽鍵，撥按轉(zhuǎn)接部門分機(jī)號(hào)碼之后掛斷電話即接通)。
10.如非找本人，則應(yīng)熱情用語“這是X X 部 X X ，我?guī)湍宜勇�，�?qǐng)稍等!”，找到接聽人后，接聽人也應(yīng)規(guī)范用語，“您好，我是X X!”當(dāng)發(fā)現(xiàn)來電所找的接聽人不在時(shí)，應(yīng)規(guī)范用語，“您好，X X 現(xiàn)在正忙，有什么需要我?guī)兔Φ膯?”來電人有幫助需求時(shí)，則應(yīng)盡可能的幫助來電人，并耐心回答來電問題;若來電人不需要幫助時(shí)，則應(yīng)在來電人表示告別后及時(shí)回應(yīng)“感謝您的來電，再見”。
11.公司對(duì)外宣傳和前臺(tái)電話只能接聽，不能撥打。
12.在家裝夢(mèng)工場(chǎng)有營銷活動(dòng)時(shí)，應(yīng)在接聽咨詢電話時(shí)準(zhǔn)確、有效的將信息傳達(dá)給客戶，對(duì)于不確定的咨詢，應(yīng)先記錄客戶來電信息，并在確認(rèn)后及時(shí)給予回復(fù)。
13.在接聽完電話后對(duì)電話信息進(jìn)行處理，分類登記。有關(guān)裝修信息的咨詢電話應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通分配，有關(guān)裝修投訴的電話應(yīng)及時(shí)反饋給負(fù)責(zé)來電客戶的`客戶經(jīng)理，并跟蹤處理。
14.在非本部門電話響起而無人接聽時(shí)，則由離呼叫電話最近的部門進(jìn)行切換接聽.
15.對(duì)所有來電，接聽人必須在來電方掛斷電話后方可掛上電話。
此制度以人事行政部為第一責(zé)任人監(jiān)督執(zhí)行，對(duì)違反接聽規(guī)范和相關(guān)制度、對(duì)接聽來電態(tài)度惡劣的員工視情節(jié)進(jìn)行處罰，并對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行20%連帶處罰。
企業(yè)電話管理制度篇3
第一章 目的與現(xiàn)狀
為更好地使用電話網(wǎng)絡(luò)資源，特?cái)M此規(guī)定以規(guī)范公司辦公電話的操作規(guī)程。合理高效地利用電話資源，減少不必要的重復(fù)操作。
第二章 適用范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)本部及下屬企業(yè)全體員工。
第三章 名詞解釋
3.1電話權(quán)限：分為內(nèi)線、市話、國內(nèi)長途、國際長途。由前到后權(quán)限依次遞增，后權(quán)限包含前權(quán)限。
3.3工作周期：指申請(qǐng)?zhí)峤坏叫畔⒉恐撂幚硗瓿傻臅r(shí)間。
第四章 職責(zé)
4.1信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話的安全管理和運(yùn)行秩序維護(hù)。
4.2 所有員工負(fù)責(zé)正確使用公司辦公電話。
第五章 申請(qǐng)流程及操作規(guī)范
5.1電話申請(qǐng)
5.1.1根據(jù)工作需要由個(gè)人提出申請(qǐng)或由部門指定人員統(tǒng)一申請(qǐng)，填寫《辦公電話裝機(jī)申請(qǐng)單》。市話：分管領(lǐng)導(dǎo)，國內(nèi)長途：總經(jīng)理，國際長途：董事長審批后提交至信息部。
5.1.3電話申請(qǐng)工作周期為七個(gè)工作日。如裝機(jī)地點(diǎn)電信還沒放線或線對(duì)不夠，裝機(jī)時(shí)間順延。號(hào)碼由信息部按順序安排，兩位員工共同使用一個(gè)虛擬內(nèi)線，如特殊需要指定號(hào)碼或單人使用一個(gè)虛擬內(nèi)線，須提出申請(qǐng)并經(jīng)有權(quán)審批人審批。
5.2移機(jī)申請(qǐng)：由個(gè)人提出申請(qǐng)或由部門指定人員統(tǒng)一申請(qǐng)，填寫《辦公電話移機(jī)、使用人變更申請(qǐng)單》，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)送信息部。電話在同一建筑物內(nèi)的'移動(dòng)，工作周期為一個(gè)工作日;從一幢建筑物移動(dòng)到另一幢建筑物的，工作周期為三個(gè)工作日;如因裝機(jī)地點(diǎn)沒有綜合布線，必須提前十五個(gè)工作日把需求提交給信息部，以便安排相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);為了確保電話的信號(hào)質(zhì)量，一個(gè)號(hào)碼一般只能在一幢建筑物內(nèi)。
5.3權(quán)限變更申請(qǐng)：權(quán)限變小的，由個(gè)人提出申請(qǐng)或由部門指定人員統(tǒng)一申請(qǐng)，填寫《辦公電話權(quán)限更改申請(qǐng)單》提出申請(qǐng)，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)信息部;若需權(quán)限變大，按5.1電話申請(qǐng)流程審批完后報(bào)送信息部。工作周期為一個(gè)工作日。
5.4使用者變更申請(qǐng)：由個(gè)人提出申請(qǐng)或由部門指定人員統(tǒng)一申請(qǐng)，填寫《辦公電話移機(jī)、使用人變更申請(qǐng)單》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后送信息部。如電話權(quán)限或裝機(jī)地點(diǎn)有變化，請(qǐng)參照相關(guān)的審批流程。工作周期為一個(gè)工作日。
5.5重大電話會(huì)議，需要跳送電話信號(hào)的，請(qǐng)?zhí)崆耙惶煊蓚�(gè)人提出申請(qǐng)或由部門指定人員統(tǒng)一申請(qǐng),填寫《臨時(shí)、會(huì)議電話開通申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)送信息部。需注明要跳送的電話號(hào)碼、位置及權(quán)限。
5.6員工離職時(shí)，當(dāng)員工《離崗?fù)ㄖ獑巍诽峤恍畔⒉哭k理信息設(shè)備移交情況確認(rèn)時(shí)，信息部查看該員工電話使用情況如果是兩位員工共用一個(gè)虛擬內(nèi)線的，將給予保留使用。如果該離職員工獨(dú)自使用該虛擬內(nèi)線的，信息部該虛擬內(nèi)線將做摘機(jī)處理。員工未辦理離職手續(xù)離開公司的，所在部門負(fù)責(zé)人必須第一時(shí)間通知信息部。
第六章 辦公電話使用規(guī)定
6.1辦公電話僅限于工作使用,不得從事與工作無關(guān)的事情。
6.2嚴(yán)禁利用公司辦公電話拔打私人電話、聲訊臺(tái)及其它與工作無關(guān)的電話。
6.3員工不得私自調(diào)換公司辦公電話虛擬號(hào)碼。
6.4員工應(yīng)自覺愛護(hù)電話設(shè)備，以便保證通訊線路的暢通。當(dāng)辦公電話出故障時(shí)應(yīng)及時(shí)通知信息部處理。
第七章 應(yīng)用表格
《辦公電話裝機(jī)申請(qǐng)單》
《辦公電話移機(jī)、使用人變更申請(qǐng)單 》
《辦公電話權(quán)限更改申請(qǐng)單》
《臨時(shí)、會(huì)議電話開通申請(qǐng)表》
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