公務(wù)員考試：公文寫作程序與技巧

　　(1)明確行文目的與要求

　　每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實現(xiàn)，公文撰稿人在寫作之前對這些目的應(yīng)該具有真正、深入的了解，以免無的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關(guān)寫作的具體要求。因為，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達(dá)方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據(jù)的。

　　公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過發(fā)布公文而實現(xiàn)的結(jié)果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實現(xiàn)這一結(jié)果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執(zhí)行、答復(fù)等事項的具體規(guī)定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內(nèi)容都是為實現(xiàn)這一目的服務(wù)的。同時，公文的表達(dá)方式及文種的的選擇也要服從于實現(xiàn)行文目的需要。離開了行文目的，公文的內(nèi)容、表達(dá)方式及文種的確定和選擇就失去了依據(jù)和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價值。

　　在現(xiàn)實管理活動中，公文的行文目的與要求一般是根據(jù)現(xiàn)實的需要而確定的。制作者依據(jù)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待文件的收受對象、目的要求和主要內(nèi)容。撰稿人要對機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)心地體會，并據(jù)此組織材料和寫作。

　　(2)確立主題

　　公文的主題是指公文在匯報工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個問題，或依據(jù)一定的主張解決某個問題的。因而，公文的目的能否實現(xiàn)，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現(xiàn)的文件是沒有任何實效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認(rèn)識，有時甚至還會適得其反，即增加了受文者對某一問題認(rèn)識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。

　　現(xiàn)實生活中，有一部分公文的主題是根據(jù)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過全面深入的調(diào)查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的針對性，符合實際工作的需要，不僅有助于解決問題，同時還應(yīng)便于受文者理解和執(zhí)行。

　　(3)選擇文種

　　文種，也就是公文名稱。它是文件的一個不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權(quán)范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及語言表述，同時也關(guān)系到公文的權(quán)威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。

　　選擇文種的依據(jù)主要以下四點：

　　其一，遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)的有關(guān)文種的規(guī)定。我國法規(guī)規(guī)定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應(yīng)根據(jù)實際需要從中選取，而不能生造或錯用。

　　其二，依據(jù)作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應(yīng)的文種。在選用文種時，如果不遵循機關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴(yán)重的甚至?xí)��?gòu)成制作者的違法失職行為。

　　根據(jù)作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對這些關(guān)系有清楚的認(rèn)識，以此來指導(dǎo)自己的行為。一般來說，當(dāng)機關(guān)之間的關(guān)系不平等時，即是指導(dǎo)與被指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，上級機關(guān)一般采用指導(dǎo)性、公布性的下行文種，如規(guī)定、決議、命令等，下級機關(guān)則使用陳述、申請性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。

　　其三，依據(jù)制發(fā)機關(guān)的職權(quán)范圍選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。

　　在現(xiàn)實管理活動中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導(dǎo)性文件，下級機關(guān)向上級機關(guān)行文或平行機關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時，也決非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機關(guān)或組織都可使用。任何機關(guān)都必須嚴(yán)格按照自身的職權(quán)范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無效。

　　其四，依據(jù)行為目的選擇文種

　　各機關(guān)應(yīng)依據(jù)公文的行文目的及表現(xiàn)主題的需要來選用文種。所選議程應(yīng)該有助于實現(xiàn)行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現(xiàn)。在上行文中，報告和請示在性質(zhì)上比較相近，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報告可用于匯報工作、反映情況和提出建議，卻不能表現(xiàn)有關(guān)請示事項的工作匯報或情況反映。文種選擇不當(dāng)，將會影響行文目的及行為要求的實現(xiàn)。

　　(4)調(diào)查研究、收集材料

　　材料對于公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎(chǔ)，同時又是表現(xiàn)主題的重要手段或工具。沒有材料的支持，公文的主題就無法有效地表達(dá)出來，并為受文者很好地理解和接受。

　　在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫者便應(yīng)該通過深入調(diào)查研究來收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎(chǔ)和前提，在收集過程中，材料的數(shù)量越大越好，要全面收集各種類型的材料。只有材料豐富、翔實，撰寫人才有可能準(zhǔn)確的把握事物的來龍去脈及其發(fā)展規(guī)律和條件。從而使文章具有較強的針對性及直接應(yīng)用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。

　　材料的來源除了現(xiàn)成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調(diào)查研究所獲得的第一手材料。在調(diào)查研究過程中，作者應(yīng)該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調(diào)查可采用會議、訪問、問卷等方式來進(jìn)行。對于調(diào)查所獲得的資料，要進(jìn)行認(rèn)真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實現(xiàn)觀點與材料的統(tǒng)一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。

　　(5)選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式

　　說明、敘述、議論是公文常用的三種表達(dá)方式。在寫作之前，撰稿人需要根據(jù)公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對象的實際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現(xiàn)要求的表達(dá)方式。

　　2.撰擬文稿

　　必要的準(zhǔn)備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進(jìn)行了。它包括安排結(jié)構(gòu)、擬寫提綱、書定文稿三個步驟。

　　(1)安排結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)即公文的組織構(gòu)造，它是指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成。在公文寫作中，安排結(jié)構(gòu)的涵議是指具體確定公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成，同時對數(shù)據(jù)的表達(dá)次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結(jié)尾的方式等進(jìn)行籌劃。

　　其一，確定公文數(shù)據(jù)構(gòu)成

　　為維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，公文的數(shù)據(jù)項目必須完整有效。各項數(shù)據(jù)的確立應(yīng)以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據(jù)，絕對不能把一切與有效實現(xiàn)行文目的無關(guān)的數(shù)據(jù)也強扯進(jìn)來，數(shù)據(jù)的確立應(yīng)該堅持少而精的原則，并且構(gòu)成一個統(tǒng)一、完整的體系。

　　為保證公文的質(zhì)量，各項數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息必須完整正確，使受文者能夠準(zhǔn)確把握作者的意圖，同時消作思想認(rèn)識上的不確定性。其次，數(shù)據(jù)項目的選擇也還應(yīng)參照公文的具體情況而進(jìn)行，不可生搬硬套。

　　其二，確定正文的表述次序

　　正文數(shù)據(jù)項目的次序安排一般需要撰稿人根據(jù)實際情況進(jìn)行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現(xiàn)實生活中，有些公文依據(jù)事物發(fā)展的時間順序排列次序，其特點是以文件所反映的客觀事物發(fā)展的時間順序為數(shù)據(jù)排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進(jìn)行排列，也有的以事物構(gòu)成要素的邏輯次序為線索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點，并根據(jù)該文種反映信息的角度及方式進(jìn)行排列。

　　其三，安排好層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換

　　公文的層次及段落物銜接與轉(zhuǎn)換應(yīng)該做到前后連貫，形成一個嚴(yán)密完整的有機整體。這一問題如何處理得當(dāng)，不僅能夠使公文結(jié)構(gòu)更加周密嚴(yán)謹(jǐn)，文風(fēng)順暢通達(dá)，而且也有利于受文者閱讀和理解。

　　具體銜接和轉(zhuǎn)換方式的選擇，應(yīng)該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡潔的形式。同時，恰當(dāng)?shù)剡\用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡潔的形式。同時，恰當(dāng)?shù)剡\用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進(jìn)一步維護(hù)和突出公文的整體性。

　　其四，寫好開頭與結(jié)尾

　　公文的開頭和結(jié)尾也是整篇內(nèi)容的一個重要組成部分。它們的表述是否恰當(dāng)或有力，在一定程度上也會對公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

　　公文的開頭大都采取開門見山式，直接、平實是其顯著特點。就其具體的表現(xiàn)形式來說，主要包括以下幾種：以簡要文字交待制發(fā)公文的目的和根據(jù);簡明揭示全文主題;概述有關(guān)制發(fā)公文的背景;闡明基本觀點，以提問的形式表達(dá)出公文的結(jié)論;表明批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度;表示賀意、敬意、謝意等。

　　公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，其功能主要在于維護(hù)公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡練的特點。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結(jié)全文;對主題進(jìn)行簡要概括或強調(diào)，以加深讀者的理解;再次強調(diào)行文目的或行為要求，發(fā)出號召，提出要求和希望;說明生效、施行時間或處罰措施等有關(guān)事項。

　　(2)擬寫提綱

　　提綱即指公文的寫作計劃。在動筆之前，撰寫人對全文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)有通盤考慮，據(jù)此對材料及各層次、段落的銜接與轉(zhuǎn)換作出恰當(dāng)?shù)陌才拧?/p>

　　公文的提綱一般包括下述內(nèi)容：公文標(biāo)題;公文的開頭;公文正文的表述層次與各層次中的論點、論據(jù)與安數(shù)安排;各個層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換、呼應(yīng);公文的結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項目。

　　(3)書寫文稿

　　公文提綱擬定之后，就可以據(jù)此寫作文稿。文稿應(yīng)在各式規(guī)范的發(fā)文稿紙上形成，在寫作時，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確;引用公文需先引標(biāo)題;后引發(fā)文字號，日期應(yīng)寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規(guī)范，公文的結(jié)構(gòu)層次也按統(tǒng)一規(guī)定書寫。

　　3.審核修改

　　對于初創(chuàng)文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細(xì)推敲修改，對于重要的文稿則需提交組織討論或請示領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)核稿是最后一道關(guān)口。

　　公文審核修改的內(nèi)容主要是：文稿內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)、政策;文字表述的準(zhǔn)確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性;書寫字跡及文稿格式的規(guī)范性等內(nèi)容。

　　4.簽發(fā)定稿

　　簽發(fā)是指機關(guān)或組織的領(lǐng)導(dǎo)人在對文稿作出終審核準(zhǔn)之后，批準(zhǔn)正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實際上是對文稿的一次全面核查。只有這項工作完成以后，公文才可發(fā)揮執(zhí)行效用

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