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外派出差報銷制度
員工出差及報銷制度
一、總則
1.1、為了加強公司對員工出差的管理，細化員工差旅費報銷標準，結合相關財務制度及公司實際情況，特制定本制度；
1.2、員工出差是指員工離開原工作地區(qū)，進行與公司業(yè)務相關的活動，根據(jù)出差目的地不同，分為國內出差和國外出差，根據(jù)公司目前情況，本制度所指出差均為國內出差；
1.3、本制度適用于河北福瑞德高新建材有限公司、河北易倍得建材機械制造有限公司、成都福瑞德建材有限公司、河北康德建筑裝飾工程有限公司。
二、部門職責
2.1、財務部負責差旅費報銷；
2.2、行政部負責出差火車票和機票的預定；
2.3、各部門負責本制度的執(zhí)行。
三、出差及報銷程序
3.1、目的地分類標準
3.2、往返大交通
3.2.1、標準
3.2.2、當飛機票費用（含燃油費、機場建設費）低于火車或其他交通費用時，主管級以下員工可直接選擇乘坐飛機（報銷時應說明火車和機票折后價格的對比），并最終以行政部確認的機票和火車票為準；
3.2.3、團體出差，長途交通及其他交通費用一律集體買單，憑有效單據(jù)實報實銷；
3.3、餐費報銷標準：
3.3.1、員工出差期間，應選擇包含早餐的酒店，或在酒店內用早餐，早餐費用可包含在住宿費用中，因此不另予報銷；
3.3.2、員工出差餐費報銷不分地區(qū)、員工級別，補貼標準上限為50元/天/人，填寫《領款憑證》報銷（見附件三）；
3.3.3、團體出差，集體就餐，集體買單，集體就餐標準參照3.3.4的標準，填寫《領款憑證》（見附件三）經(jīng)審批后報銷，超出部分個人分攤，實報實銷的一律憑有效票據(jù)審批后報銷；
3.3.4、出差出發(fā)或返回（指到達出發(fā)城市）當天的餐費報銷計算如下：
3.4.2、經(jīng)理級以下（含經(jīng)理級）2人或多人同行出差，必須安排同性別的2人住一標準間，報銷保準從高報銷；
3.5、除大交通外其他交通費用標準：
3.5.1、員工往返機場，在公司不能派車的情況下，應乘坐機場大巴或換乘其他交通工具，但以下情況，可以乘坐出租車：
3.5.1.1、由于趕乘早9:00之前航班或其他特殊情況需乘坐航班；
3.5.1.2、晚上21:30后到達目的地，下機后當?shù)貦C場已無往來市內的公共交通；
3.5.2、員工出差期間市內交通費用應遵循節(jié)約原則，以乘坐市內交通為主，盡量控制出租車費用，尤其是長距離高額的出租車費用；
3.5.3、員工出差期間的交通費用實報實銷；
3.6、通訊費用標準：
3.6.1、已享有手機費用補貼的員工，不予報銷出差期間的通訊費；
3.6.2、未享有手機費用補貼的員工，憑賬單和通話清單，實報實銷出差期間因公產(chǎn)生的話費；
3.7費用補充說明：
3.7.1、員工出差期間適逢國家法定節(jié)假日在交通旅途中度過，或上級有明確安排員工需在法定節(jié)假日工作時間，按加班計考勤，除此之外員工在出差期間一般不報計加班；
3.7.2、員工出差必須提前申請，并填寫《出差預算申請表》（見附件一），經(jīng)相關權責人員審核、批準后方可出差；
3.7.3、員工填寫《出差預算申請表》（見附件一）時，需將出發(fā)及回程的時間填寫完整，否則不予審批；
3.7.4、員工出差期間，必須嚴格按照審批時間執(zhí)行，如需因工作需要延長，應先與主管領導溝通，待主管領導同意后，方可實行，并在出差回到公司后，重新填寫《出差預算申請表》（見附件一）并重新審批；
3.7.5、員工出差如需借支的，憑審批后的《出差預算申請表》（見附件一）填寫《借支單》，金額不得超過《出差預算申請表》（見附件一）中所填寫的金額；
3.7.6、員工出差歸來后，應在5天內進行費用報銷申請，所有費用按現(xiàn)有的費用報銷程序進行報銷；
3.7.7、員工出差機票由行政部負責預定，費用統(tǒng)一由行政部報銷，員工報銷時需扣除機票費用，住宿費用由員工自行在酒店前臺結算；
3.7.8、員工出差期間非因公需要參觀、游覽或因私事而繞道增加的一切費用均由個人承擔，額外增加的時間若非節(jié)假日或休息日，作為事假處理；
3.7.8、報銷出差費用時，需提供合理票據(jù)，具體如下：
3.7.8.1、酒店住宿發(fā)票需提供酒店入住清單，明確入住人姓名、入住時間及入住酒店期間發(fā)生的費用，酒-店-發(fā)-票金額需和酒店入住清單金額一致，住宿費用不得單晚超標，不得累計均衡報銷，單晚超標部分由個人自行承擔；
3.7.8.2、大交通費用需提供相應單據(jù)，乘坐飛機需提供登機牌；
3.7.8.3、其他交通費用發(fā)票需注明往返地點；
3.7.8.4、任何差旅報銷發(fā)票必須加蓋清晰的收款公司發(fā)票印章，且注明正確的公司抬頭（河北福瑞德高新建材有限公司），否則，一律視為無效票據(jù)不予報銷；
3.7.8.5、員工因個人原因造成的退、改票費用不予報銷；
3.7.8.6、所有因客觀原因無法提供發(fā)票的費用，需在報銷時解釋原因并經(jīng)相關權限人員簽字審核后方可報銷；
3.7.8.7、公司有權要求員工對任何有疑問的票據(jù)做出解釋，并決定是否報銷；
3.7.8.8、凡員工乘坐大交通出發(fā)時間（含乘坐市內交通工具的時間）在公司上班之后的，須從公司出發(fā)，返程抵達石家莊的（含乘坐市內交通工具的時間），須回公司上班。
四、附則
4.1、本制度由財務部和行政部負責解釋；
4.2、本制度自年月日執(zhí)行，原《銷售人員出差費用標準》同時作廢。
員工出差、借款及報銷制度
第一章總則
第一條 為進一步完善和加強公司管理，嚴格執(zhí)行財務制度，統(tǒng)一出差費用報銷標準，參照國家相關法規(guī)和政策，特制定本制度。
第二條 本制度適用于總公司及下屬各公司、各分公司及分支機構和派出機構。
第二章出差規(guī)定
第三條員工因工作需要，按領導指派到異地工作發(fā)生差旅費和生活補助費，執(zhí)行本規(guī)定。財務部是本規(guī)定的主管部門，負責本規(guī)定的監(jiān)督實施。
第四條員工出差必須事前填寫“出差派遣單”，注明出差地點、事由、行程、時段等，由部門經(jīng)理、綜合管理經(jīng)理簽字，經(jīng)主管領導批示后方能借款出行。受遣出差的員工，出差時間超過三天的，還應經(jīng)本公司總經(jīng)理批準。出差申請單交行政部存查，員工出差完畢后，應及時回公司報到，并填寫“出差派遣單”的情況欄目，憑員工所在部門（金稅公司還應由客戶中心）、行政部簽署認可意見，方可憑此表附其它票據(jù)到財務部據(jù)實報銷，沖抵借款。
未填制“出差派遣單”的，財務中心一律不得給予報賬。
第五條 員工因公出差發(fā)生的車費據(jù)實報銷，其他費用實行包干辦法，按以下標準報銷：
1、普通員工，省內出差為60元/天；省外出差為80元/天。
2、部門經(jīng)理級別，在普通員工報銷基準上上浮20元/天。
3、前往省會城市出差的，在上列標準基礎上上浮20元/天。
3、特殊指派或特別批準的情況，由總經(jīng)理在出差登記表上批示載明。
4、前項所指省會城市不含深圳及北京、上海等計劃單列市。
5、出國工作（含香港、澳門）不執(zhí)行本規(guī)定。
注：上述標準包括市內交通費、伙食補助費；公司在地區(qū)有辦事處并能解決住宿的，每人每天按20元補助。
第六條 員工出差允許乘坐的交通工具
員工級別
公司經(jīng)理級別
部門經(jīng)理級別
其他員工
允許的交通工具
飛機/汽車/火車（軟硬及以下）/輪船（二等艙及以下）
飛機/汽車/火車（硬臥及以下）/輪船（三等艙及以下）
飛機/汽車/火車（硬臥及以下）/輪船（三等艙及以下）
備注：不夠級別的員工因特殊情況需乘坐飛機、軟臥的，須事前獲得總經(jīng)理批準；乘車4小時以下（不含4小時）的硬臥車票，臥鋪部分不予報銷。
第七條異地工作但當天能返回單位的，只報銷往返車費，市內交通和伙食補助費按20元/天實行包干。
使用公司交通工具進行異地工作的，按每天補助10元誤餐費執(zhí)行。
第八條 異地工作當日不能返回的，按出差天數(shù)計發(fā)包干費，不足一天的按一天計算。
第九條 因公出差發(fā)生的城市交通費、餐飲費票據(jù)不作為財務報銷憑據(jù)。
公司按日計發(fā)的包干費用節(jié)約歸己，超支不補。
第十條司機出差發(fā)生的差旅費，除按上述標準執(zhí)行外，每次出差旅程達到100公里以上的，按每公里給予5分錢的駕駛特別津貼。
第十一條 員工出差期間遇有節(jié)假日，出差后不予補休。
第三章借款及報銷制度
第十二條 允許借款標準
第十三條 出差借款程序員工因私借款，每次不超過 1000元，并從當月工資中扣除。
（一）員工因出差借款，持“出差審批單”在財務部領取并填寫“借款單”；
（二） 經(jīng)部門經(jīng)理及公司主管副經(jīng)理審批簽字；
（三） 由財務部經(jīng)理審核簽字，超出標準的由總經(jīng)理審批簽字；
（四） 在財務部出納處借款。
第十四條 員工前次借款出差返回時超過五個工作日未履行報銷手續(xù)，并未向財務經(jīng)理說明原因者，不得再行借款。
第十五條 業(yè)務借款包括：招待費、禮品費、備用金以及其他。
第十六條 業(yè)務借款的借用范圍。
（一）招待費用原則上只借用給主管經(jīng)理、銷售部銷售人員以及對外聯(lián)絡人員。
（二）禮品費只借用給行政部。
（三）備用金借用給銷售部銷售人員、采購人員及對外聯(lián)絡人員。
第十七條 業(yè)務借款程序
（一）在財務部領取并填寫"借款單"；
（二）經(jīng)部門經(jīng)理審批簽字；
（三）經(jīng)總經(jīng)理助理審批簽字；
（四）財務部經(jīng)理審核；
（五）在財務部出納處借款。
第十八條 因私借款的程序
（一）在財務部領取并填寫"借款單"，同時附上書面的借款申請；
（二）經(jīng)部門經(jīng)理審批簽字，超過因私借款標準的經(jīng)總經(jīng)理助理審批簽字；
（三）經(jīng)財務部經(jīng)理審核；
（四）在財務部出納處辦理借款。
第十九條 借款審批人責任
（一）公司員工借款（差旅費、業(yè)務費和因私借款），無法償還并且扣除工資也無法償清的，審批人有連帶責任。
（二）公司試用期員工借款，須由該員工的直接上級出具書面證明，方能按照相應的標準和程序辦理借款手續(xù)。若借款人未能償還借款，該員工的直接上級負有還款責任。
第四章 費用開支標準及審批
第二十條經(jīng)營性費用，系指公司購買材料等所發(fā)生的費用。
第二十一條經(jīng)營性費用開支無標準的，根據(jù)實際需要憑單據(jù)核準報銷。
第二十二條 交通費
（一）公司一般員工出差如遇特殊情況超標準乘坐交通工具，需事前經(jīng)主管經(jīng)理書面同意，事后報總經(jīng)理助理核準方可報銷；
（二）異地的市內公共交通費（地鐵和公共汽車），憑票據(jù)核準報銷；
（三）銷售部銷售人員每天可憑票據(jù)報銷40元的異地出租車費；
（四）主管經(jīng)理異地出差，市內交通費憑票據(jù)核準報銷；
（五）使用公司交通車輛或公司借用車輛者不得報銷交通費。
第二十三條 出差補貼的計算
（一）出差補貼天數(shù)以住宿天數(shù)為基礎加異地至異地的路程時間計算；
（二） 出差參加會議，會務費中含有食宿費的，不再給與補貼。
第二十四條 出差期間發(fā)生的其他雜費
（一）其他雜費包括：存包裹費、電話費、貨物運輸費等。
（二）出差期間發(fā)生的其他雜費，憑單據(jù)核準報銷。
（三）異地電話費報銷中，如購買IC卡、IP卡，報銷完畢后應將卡交回行政部。
（四）主管經(jīng)理、銷售部銷售人員、客戶服務部員工出差的手機漫游費，憑單據(jù)核準報銷。
第二十五條 業(yè)務招待費有關規(guī)定
（一）除主管經(jīng)理、銷售部銷售人員及其他接受特殊任務的員工之外，其他部門員工發(fā)生的業(yè)務招待費原則上不予報銷。若確屬工作需要應提前報請主管經(jīng)理同意，并事后經(jīng)總經(jīng)理助理審核后方可報銷。
（二）主管經(jīng)理、銷售部銷售人員及其他接受特殊任務的員工需要開支業(yè)務招待費的，應填制“業(yè)務費用申請單”，載明業(yè)務招待的對象、聯(lián)系方式、招待原因等，獲得總經(jīng)理批準后方可借款開支；特殊情況來不及按程序辦理的，應在事后第一個工作日內補辦。
（三）業(yè)務招待費的報銷應及時辦理，費用發(fā)生一次報銷一次。未填制“業(yè)務費用申請單”的，財務中心不得給予報銷。
第二十六條 公司任何部門的禮品均由行政部統(tǒng)一購買。需派送禮品的情形，由具體派送人申領，經(jīng)公司總經(jīng)理批準。財務部、行政部應每月匯總派送禮品數(shù)量、金額，報總裁備查。
第二十七條 其他非經(jīng)營性的各項費用規(guī)定：
（一）公司電話費、電費、水費等，由行政外勤憑單據(jù)校準報銷。
（二）核準報銷手機費的人員，每月可憑單據(jù)按核準額度報銷手機費。
第二十八條 費用報銷時間的規(guī)定
（一）借款出差員工回公司后，應在五個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù)。
（二）備用金、招待費的報銷，應在業(yè)務發(fā)生后五個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù)。
（三）因私借款約定還款日的，應按照還款計劃中的時間辦理還款手續(xù)。
（四）報賬后仍有結欠或五個工作日內無故不辦理報銷/還款手續(xù)的員工，財務部門向其發(fā)出催促報帳通知書，被通知后五個工作日內仍未結清者，財務部有權在該員工的工資中從當月開始，根據(jù)具體情況按比例逐月扣回。
第二十九條 費用報銷程序
（一）報銷人出具書面報銷明細、附派工單或費用開支申請單，連同全部發(fā)票粘貼在一起，經(jīng)部門經(jīng)理審批簽字；
（二）報銷人將經(jīng)部門經(jīng)理審批后的報銷明細交行政部審核；
（三）報銷人將經(jīng)行政部審核后的報銷明細交財務部經(jīng)理；
（四）財務部經(jīng)理收報銷明細后，應認真核對，仔細計算，剔除不合乎財務制度的發(fā)票，并向報銷人說明原因；
（五）財務經(jīng)理將發(fā)票與報銷明細核對完畢后，對需報銷出差補貼的，再計算補貼等添寫在“報銷單”上，并在其上簽字；
（六）總經(jīng)理審核后在“報銷單”上簽字；
（七）財務經(jīng)理通知報銷人到財務部完成報銷程序。
第三十條補充說明：如借款、報銷審批人出差在外，則按對應管理權限向上遞延。
第三十一條 本制度由財務部負責解釋。
第三十二條 本制度自頒布之日起施行。
第五章 分公司費用開支標準及審批辦法
第三十三條 各公司設立在地州的分公司，其發(fā)生的費用采用備用金制度，每月由公司給分公司保有一定的備用金，本地發(fā)生的費用在備用金中支取，然后月底到公司報賬核銷。
第三十四條 分公司員工的報銷程序
由分公司經(jīng)理或其制定的派工人員填制“派工單”；“派工單”應確定派工路線、派工內容和時限等；如員工出差過程中需增加派工內容和時限的，由分公司經(jīng)理告知派工員補錄增加的內容；員工刷卡確認“派工單”并接受派工，并向分公司經(jīng)理借支差旅費；員工在接受派工期間和派工結束后，其行程和工作情況由分公司經(jīng)理、客戶服務中心、行政部分別進行檢查考核；
員工出差完畢，填寫完成“派工單”的相應欄目，按分公司經(jīng)理→客戶服務中心經(jīng)理→行政部經(jīng)理→財務中心經(jīng)理的會簽流程，通過公司OA系統(tǒng)以郵件的形式完成會簽；
財務中心根據(jù)會簽結果將發(fā)生的差旅費劃入分公司經(jīng)理帳戶；
分公司經(jīng)理與被派工人員結算差旅費，并根據(jù)“派工單”由被派工人員填制“報帳單”，粘貼相應的費用發(fā)票等，經(jīng)分公司經(jīng)理簽字認可后，由分公司經(jīng)理月底帶到公司財務中心沖銷備用金。
嚴禁分公司經(jīng)理代分公司員工報賬。
第三十四條 嚴禁分公司坐支貨款，如發(fā)生坐收坐支的，一經(jīng)查實，立即對分公司經(jīng)理進行革職并追究責任。
第三十五條分公司到總公司報賬核銷由分公司經(jīng)理辦理；分公司經(jīng)理報賬，安總公司員工報銷程序辦理。分公司經(jīng)理的派工，由其直接上級或公司總經(jīng)理填寫“派工單”。
第三十五條 分公司發(fā)生的業(yè)務費用，由分公司經(jīng)理向公司總經(jīng)理申請批準，報賬時應附經(jīng)批準的業(yè)務開支申請單。
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