借閱文件應(yīng)履行登記制度

第一條 目的

我公司為進(jìn)一步開展經(jīng)營(yíng)管理工作，全面提高檔案文件管理水平，切實(shí)有效的保護(hù)和利用公司檔案文件，確保歸檔文件的完整與安全。便于企業(yè)員工有序、限時(shí)、快捷、方便的借閱原則，特制定本制度。

第二條 適用范圍

本規(guī)定適用于檔案人員管理和公司全體員工借閱各類檔案及現(xiàn)行文件。

第三條 借閱要求

1、公司工作人員因工作需要借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)向檔案管-理-員說明利用目的，與本人工作無關(guān)的檔案文件不予提供。

2、借閱檔案、文件必須履行登記手續(xù)，由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可借閱文件。由于歸檔文件的特殊性，檔案管理人員在文件上編有歸檔編號(hào)（鉛筆書寫），借閱人不得擅自將文件歸檔編號(hào)刪去，如特殊需要?jiǎng)h去歸檔編號(hào)的，由檔案管理人員做以備查后刪去。歸還文件時(shí)須經(jīng)檔案人員清查無誤后，并在《文件借閱登記本》上注銷借閱手續(xù)、注明歸還日期。

3、檔案和文件可以成套借閱，也可單份借閱，但不可任意從保管單位中抽取檔案文件。如需復(fù)印檔案文件因由檔案管理人員代為復(fù)印原件，借閱人不得私自復(fù)印文件，更不得在文件上涂改、勾劃、折疊、拆散。

4、借出的檔案文件原則上一日內(nèi)歸還，借閱后因妥善保管和愛護(hù)

文件，遇特殊情況需延期借閱文件的，上報(bào)部門總監(jiān)審批。

5、借閱者對(duì)所借檔案文件應(yīng)注意保密工作，查閱、借閱文件必須自覺遵守保密紀(jì)律。如查閱絕密件不可帶出檔案室，需在室內(nèi)查閱不得帶出檔案室。不得將文件內(nèi)容隨意傳播，不得私自轉(zhuǎn)借他人使用，更不得將檔案文件攜帶到公共場(chǎng)所和家中。違反此制度者，上報(bào)人事行政部懲處。

7、公司員工應(yīng)在國(guó)慶節(jié)、春節(jié)等重大節(jié)日和長(zhǎng)期出差、探親之前，將手中檔案文件全部清退至人事行政部和本部門檔案員。

8、對(duì)損毀、過期不還或丟失檔案文件者，人事行政部將依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行罰款，扣分或辭退。

9、公司員工不得私自向外單位或個(gè)人提供檔案文件，如有上述行為，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

行政部

二〇一〇年八月四日

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