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物資采購(gòu)人員管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步規(guī)范公司物資采購(gòu)程序，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的持續(xù)穩(wěn)定，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。
第二條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。
第三條費(fèi)用報(bào)銷及在外購(gòu)物直接付款的零星物資采購(gòu)不適用本制度。
第四條公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置適用本制度。
第二章物資采購(gòu)規(guī)定
第五條物資采購(gòu)實(shí)行歸口管理制。原糧由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購(gòu)，輔助材料、包裝物由倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)采購(gòu)、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)采購(gòu)。特殊情況下，經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以指定專人進(jìn)行專項(xiàng)物資的采購(gòu)。
第六條所有負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的人員必須充分掌握市場(chǎng)信息，及時(shí)預(yù)測(cè)市場(chǎng)供應(yīng)變化，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí)。?
第七條推行合同管理制度，物資采購(gòu)原則上要與供貨方簽訂合同，詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟(jì)責(zé)任等；否則，造成的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。
第八條實(shí)行比價(jià)采購(gòu)制度，物資采購(gòu)要貨比三家，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。大宗物資采購(gòu)建議實(shí)行招投標(biāo)制度。
第九條實(shí)行采購(gòu)質(zhì)量責(zé)任制。采購(gòu)人員對(duì)所采購(gòu)物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任。如因失職而采購(gòu)偽劣產(chǎn)品，采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。禁止采購(gòu)人員收受回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
第三章發(fā)票入賬及付款程序
第十條采購(gòu)物資進(jìn)廠后，采購(gòu)人員必須嚴(yán)格按照要求辦理物資入庫(kù)手續(xù)，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫(kù)手續(xù)，打印電子入庫(kù)單，入庫(kù)信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉(cāng)庫(kù)保管辦理收庫(kù)手續(xù)，填制一式三聯(lián)入庫(kù)單，一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。
3.五金電器、修理用備件由五金庫(kù)保管辦理入庫(kù)手續(xù)。
4.采購(gòu)經(jīng)辦人要認(rèn)真填寫采購(gòu)物資發(fā)票入賬單，詳細(xì)填寫所購(gòu)物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認(rèn)部門經(jīng)理審核會(huì)計(jì)審核發(fā)票合法性 總經(jīng)理簽字準(zhǔn)予入賬財(cái)務(wù)掛賬作為日后付款的依據(jù)。
第十一條物資采購(gòu)付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需預(yù)付款的單位，經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以辦理采購(gòu)預(yù)付款手續(xù)。
第十二條采購(gòu)付款實(shí)行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進(jìn)行的形式。具體程序如下：
1.物資采購(gòu)一律由采購(gòu)人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進(jìn)行申請(qǐng)付款審批。否則財(cái)務(wù)有權(quán)不予批準(zhǔn)付款。
2.申請(qǐng)付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可到出納處辦理匯款。
經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬付款申請(qǐng)單部門經(jīng)理簽字財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預(yù)付款的部門，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后可先辦理匯款手續(xù)，財(cái)務(wù)部據(jù)此掛賬，待發(fā)票來(lái)到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準(zhǔn)下發(fā)之日起執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。
物資采購(gòu)管理制度
1、 材料采購(gòu)管理人員必須認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法規(guī),遵紀(jì)守法,努力鉆研業(yè)務(wù),熟悉各種材料,建立供貨渠道,及時(shí)、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量完成采購(gòu)任務(wù)。
2、 大型或?qū)ｍ?xiàng)材料的采購(gòu)必須由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門人員和采購(gòu)員一起對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行考察后，根據(jù)性價(jià)比來(lái)確定采購(gòu)何種材料，不得隨意購(gòu)入；合同完善后，采購(gòu)人員負(fù)責(zé)材料的到貨監(jiān)督，貨到后必須請(qǐng)相關(guān)部門人員一起驗(yàn)收質(zhì)量并做好入庫(kù)工作，完善相關(guān)手續(xù)。
3、 每月月計(jì)劃由生產(chǎn)科匯總各部門計(jì)劃后在25日前交供銷科采購(gòu)人員，采購(gòu)人員及時(shí)將計(jì)劃交供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，在三日內(nèi)報(bào)價(jià)回傳后，交生產(chǎn)科長(zhǎng)、供銷科長(zhǎng)及生產(chǎn)副總審閱，做到貨比三家，根據(jù)性價(jià)比定點(diǎn)采購(gòu)，采購(gòu)人員負(fù)責(zé)材料的到貨監(jiān)督，貨到后必須請(qǐng)相關(guān)部門人員一起驗(yàn)收質(zhì)量并做好入庫(kù)工作，完善相關(guān)手續(xù)。
4、 日常零星材料由通過(guò)審查的供應(yīng)商送貨，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量并做好入庫(kù)工作，完善相關(guān)手續(xù)。
5、 供銷科采購(gòu)人員負(fù)責(zé)日常材料的出庫(kù)管理工作，督促庫(kù)管員及時(shí)做好出庫(kù)記錄；管理各種常用工具，做好工具的領(lǐng)用、借用記錄；對(duì)特殊要求的材料必須做到以舊換新。
6、 供銷科采購(gòu)人員督促庫(kù)管員在每月28前做好材料月報(bào)表，上報(bào)公司財(cái)務(wù)科；及時(shí)清理單據(jù)報(bào)銷，帳物相符，憑證齊備。
7、 供銷科采購(gòu)人員對(duì)煤礦井下使用的相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)，必須驗(yàn)明相關(guān)資質(zhì)（即煤安資質(zhì)、防爆資質(zhì)、抗靜電阻燃資質(zhì)等），并且要求供應(yīng)商隨貨提供資質(zhì)證明。采購(gòu)人員對(duì)資質(zhì)證明分類整理存檔備查。
8、 供銷科采購(gòu)人員必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，價(jià)格關(guān)，經(jīng)常到市場(chǎng)考察材料的價(jià)格情況、貨源情況，做到進(jìn)貨時(shí)心中有數(shù)；并將市場(chǎng)上了解到的新產(chǎn)品、新情況及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)，做到采購(gòu)時(shí)更好的比較。
9、 供銷科采購(gòu)人員必須經(jīng)常與生產(chǎn)部門聯(lián)系，及時(shí)供應(yīng)材料，確保安全生產(chǎn)工作的正常進(jìn)行。
10、 供銷科采購(gòu)人員必須按以上規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)和庫(kù)房管理工作，如有違反規(guī)定現(xiàn)象，按企業(yè)相關(guān)制度進(jìn)行處罰。
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